Тема: Технічне завдання

Євген БЕССАРАБОВ,
керуючий партнер спеціалізованої компанії управлінських, технологічних і кадрових рішень PSA Consulting & Management Systems

Як уникнути помилок при виборі програмного забезпечення для автоматизації маркетингових процесів у юридичній фірмі?

Інтерес до автоматизації власного бізнесу юридичні фірми мали завжди. Питання лише в тому, наскільки чітко та чи інша юридична фірма бачить і розуміє, що саме у своїх бізнес-процесах вона б хотіла автоматизувати і як це правильно організувати.

Потрібно виокремити ряд ключових моментів, від яких залежить вихідний результат та успішність будь-якої автоматизації — від окремих процесів (наприклад, маркетинг та CRM, облік часу та білінг, внутрішні комунікації та процедури, оцінка персоналу та KPI тощо) і до комплексної автоматизації всіх процесів (на базі платформ ERP/PSA-класу).

 

Підготовча робота

Отже, перш ніж розглянути питання придбання програмного забезпечення (ПЗ) для автоматизації процесів, потрібно:

— мати чітко відпрацьовані процеси, які реально працюють у вашій фірмі. А також людей (персонал), які добре розуміють їхнє значення, необхідність та цільове призначення на рівні менеджерів процесів (в іншому випадку ви повинні розуміти: вам необхідне не лише ПЗ, а й залучення експертів з галузі управління юридичною фірмою та її бізнес-процесів, які або навчать ваших співробітників, або ж допоможуть їх підібрати);

— розуміти той факт, що за будь-яким впровадженням (від невеликого процесу до комплексних і складних) мають бути закріплені відповідальні особи. Коли йдеться про ті ж CRM, маркетингові, комунікаційні процеси — це мають бути ваші внутрішні фахівці та менеджери, які відповідають за спектр даних питань у вашому бізнесі. Фантазії та чиїсь казки про те, що придбане ПЗ «власне і замінить необхідність у таких функціях», м’яко кажучи, ілюзія та самообман;

— обираючи ту ж CRM-систему, знати, що функції CRM полягають не лише в автоматизації розсилки або упорядкуванні бази контактів. Подумайте про те, як ті ж ваші ­упорядковані контакти надалі будуть пов’язані з функціями: обліку часу, білінгу, системи оцінки співробітників та партнерів, гонорарною політикою та системою управлінської (фінансово-економічної) звітності тощо. Аби одразу розуміти: чи буде впроваджувана система однією із кількох у вашій фірмі (так званий зоопарк системи) або ж вона буде якимось шляхом інтегруватися з іншими вашими системами. Якщо інтегрована, то знову ж таки який вигляд матиме ця інтеграція та скільки на неї буде витрачено часових і фінансових ресурсів;

— з’ясувати, чи є обрана вами система «коробковим продуктом», під який вам потрібно буде підлаштовуватись, або ж це платформа, на якій можна легко налаштувати рішення під ваші особливості та бізнес-процеси. Якщо вам повідомляють, що налаштувати можна, обов’язково уточніть до найменших деталей: скільки на це піде часу та коштів, не полінуйтесь перерахувати всі деталі продавцю ПЗ — усі ваші особливості, і не забудьте отримати впевнені зрозумілі відповіді. Необхідно пам’ятати, що у сфері ПЗ продавці — це дилери (навіть якщо це внутрішній відділ продажів софтвеєрної компанії), мета яких — продати та отримати за це свій «гонорар продавця», а далі вони передадуть вас до відділу впровадження, який розбиратиме все те, що вони вам продали (із частих випадків тиха або й голосна ненависть);

— усвідомити, що твердження про те, що система потрібна «лише фірмі, в якої більш ніж Х співробітників» або «лише великим фірмам» — не більше, ніж міф. Звісно ж, це не так. Як кажуть, раніше поч­нете — швидше зробите. Дешевше обійдеться, між іншим, якщо почати одразу, поки ваша компанія ще не є великою або ж навіть є стартапом.

 

Професійні особливості

Зрештою, для грамотного вибору необхідно добре розумітись на ринку існуючих пропозицій ПЗ, яке ви шукаєте для автоматизації своїх процесів. Це та ж сама ситуація, що й, наприклад, з наявністю на ринку рівневих юристів. Тобто є багато тих, хто позиціонує себе як класний юрист, але коли справа стосується безпосередньо підбору персоналу і починаєте дивитись на десятки ­кандидатів, хочеться плакати. Чому? Бо ви добре знаєтесь в юристах і можете адекватно їх оцінювати.

Так от, щоб обрати ПЗ, необхідно також добре розумітися на особливостях ринку та існуючих пропозиціях. На жаль, на ринку ПЗ з кожним роком з’являється все більше красивих позиціонувань та картинок, за якими немає глибокого контенту, а є лише привабливий «фасад» із надто обмеженим функціоналом. Тим паче, під таку вузьку та специфічну галузь, як юридичний бізнес.

Чому так? Відповідь проста: професійне, спеціалізоване ПЗ до будь-якого виду діяльності створюється не програмістами (програмісти мають лише технічну роль у створенні будь-якого ПЗ), а експертами, які добре знають і глибоко розуміють сферу та систему управління у ній, за плечима яких (за ідеальних умов) досвід роботи у галузі та десятки успішних проектів. Сьогодні на ринку справжній технологічний бум, із десятками і сотнями стартапів, за якими стоять програмісти, завдання яких — програмувати, і продавці ПЗ, завдання яких — швидко та масово продавати.

Ще одна помилка — це перенесення відповідальності за вибір системи на ІТ-фахівців фірми. ІТ-фахівці обов’язково повинні брати участь у процесі вибору як технічні експерти, які оглядатимуть ваш вибір зі своєї, технічної, точки зору, та вони не можуть зробити вибір, оскільки знову ж таки не є експертами у галузі управління вашим бізнесом. Саме тому при виборі ПЗ я рекомендував би звернутися до профільних експертів — вихідців зі сфери юридичного бізнесу, які результативно займаються питаннями автоматизації.

НАЙПОШИРЕНІШІ ПРИЧИНИ

ВІДМОВИ ВІД ЗАПРОВАДЖЕННЯ МАРКЕТИНГОВОЇ АВТОМАТИЗАЦІЇ

37 % - Немає потреби

30 % - Немає бюджету

18 % - Трудомісткий процес запровадження

17 % - Керівництво не затвердило

15 % - Надто дорого

15 % - Немає потрібного персоналу

17 % - Інше

Джерело: ResearchCorp «Demand Generation Adoption Survey», 2014