Тема: Заробити пропозицію

Євгенія РУЖEНЦЕВА

Максим СИСОЄНКO

Уперше все, що ви хотіли дізнатися, але не наважувалися запитати у клієнтів про підготовку комерційних пропозицій на надання юридичних послуг! Що, в якому вигляді та як швидко бажають бачити потенційні клієнти у відповідь на свої запити — розповідають юрисконсульти потужних підприємств. А про те, як підготувати ефективний proposal, хто цим має займатися і яким чином зараховується ця робота, дізнаєтеся з уст представників провідних юридичних фірм

Юрій КОТЛЯРОВ, партнер практики телекомунікацій АО Juscutum

 

Наша юридична компанія, безумовно, готується до активної участі в тендерах, що ініціюються міжнародними організаціями або державою. Але ми не є компанією, яка бере участь у таких тендерах за будь-яких умов та береться за кейси, на яких можливо заробити гроші або тільки з метою, щоб пролунало наше ім’я.

Безумовно, до вибору предмета тендера або навіть державного органу, який його організовує, ми підходитимемо вибірково, у тому числі з урахуванням конфлікту інтересів, репутаційних ризиків та інших чинників.

Якщо говорити про бізнес-сектор, так, ми справді активно застосовуємо різні види комерційних пропозицій, але далеко не завжди це для нас є першим кроком для спілкування з потенційним клієнтом. Швидше, навпаки — це є результатом нашого спілкування з потенційним клієнтом. І, справді, в багатьох випадках ми не застосовуємо формальні процедури. «Agile — досвід» дає про себе знати. Ми не «заганяємо» наших клієнтів у формальності і мінімізуємо їх там, де це можливо і якщо на цьому не наполягає сам клієнт.

Є також і різні комбінації залучення маркетолога. Це і оформлення, і консультації з форми подання пропозиції та безпосереднє виготовлення пропозиції з урахуванням акцентів партнера або відповідального юриста.

Щодо часу підготовки пропозиції, по-перше, ця робота, як і будь-яка інша, контролюється і залежно від складності, вимог до її змісту, форми тощо може встановлюватись відповідний час для виготовлення.

У компанії є власні типові структури пропозицій і певні стандарти. У будь-якому разі ми намагаємось мінімізувати зміст та «не наливаємо» в пропозицію води, що не потрібна клієнту.

Яким чином побудовано алгоритм організації роботи з підготовки комерційних пропозицій у вашій компанії? Чи чарджиться ця робота у разі, якщо її виконують юристи, і чому? Скільки відсотків свого робочого часу юрист має/може витрачати на підготовку комерційних пропозицій?

Володимир ЗАБУДСЬКИЙ, юрист АО PwC Legal

 

Як частина однієї з найбільших професійних мереж у світі український офіс PwC дотримується єдиних для всіх учасників мережі глобальних стандартів та політик. Зокрема, одна із таких політик передбачає проведення ризик-менеджменту щодо кожного нового клієнта та проекту.

До портфеля послуг PwC Україна входять аудиторські, податкові та юридичні послуги, а також послуги з бізнес-консалтингу. Одна і та сама компанія може бути одночасно клієнтом кожного із зазначених бізнес-напрямів діяльності фірми. Для клієнта це зручно, а ось на фірму такий підхід накладає певні обмеження. Згідно із затвердженими внутрішніми політиками, перед тим, як почати обслуговувати клієнта, має бути здійснена комплексна перевірка щодо відсутності конфлікту інтересів. Досить часто такий конфлікт є. Надання клієнтові деяких видів юридичних послуг унеможливлює подальше проведення PwC аудиту цього клієнта, оскільки компанія як аудитор уже не вважатиметься «незалежною», виходячи з професійних стандартів.

Таким чином, хоч як дивно це виглядає в умовах висококонкурентного юридичного ринку України, на якому пропозиція значно перевищує попит, а кожен клієнт стає об’єктом завзятого «полювання» з боку юридичних радників, АО PwC Legal ставиться до встановлення відносин із клієнтом з певною обачністю, яка, однак, не є чимось незвичним для більшості міжнародних компаній, котрі також мають власні політики щодо перевірки та прийняття клієнтів (Know Your Client).

Членство у глобальній мережі PwC позначається на каналах залучення клієнтів. Як правило, великий міжнародний бізнес обирає професійних консультантів на рівні штаб-квартири та користується послугами однієї і тієї ж фірми у кожній з локацій.

Пропозиції щодо надання послуг готуються юристами фірми відповідно до єдиних стандартів мережі, але при цьому адаптуються до індивідуальних потреб конкретного клієнта. Оскільки сфера діяльності PwC Україна не обмежується юридичними пос­лугами, і фірма прагне надавати клієнтові рішення у форматі one-stop shop solution, ми часто готуємо комплексні пропозиції, в яких послуги АО PwC Legal пропонуються у «тандемі» з іншими професійними послугами, які надають наші колеги з бізнес-консалтингу або ж аудиту.

Формат і зміст пропозиції можуть суттєво різнитися залежно від статусу відносин із клієнтом (існуючий чи потенційний клієнт), характеру та обсягу пропонованих послуг, а також особ­ливостей самого клієнта.

Так, для клієнта, який ще не мав досвіду роботи з нами, доречно підготувати детальну пропозицію з розгорнутою презентацією наших послуг, досвіду команди та стандартів роботи. Якщо ж нас з клієнтом пов’язують тривалі відносини, а часу на реалізацію проекту обмаль, то пропозиція у форматі e-mail, яка містить лише стислий виклад обставин справи та запитуваних послуг, може виявитися оптимальним рішенням.

Якщо адресатами пропозицій виступають міжнародні організації та іноземні публічні інституції (ЄБРР, Світовий банк, Департамент міжнародного розвитку уряду Великої Британії тощо), пропозиції готуються у суворій відповідності до тендерних вимог, часто — відповідно до затверджених адресатом шаблонів.

Ще більш формалізованим є процес підготовки пропозицій до органів державної влади та інших представників публічного сектора в Україні. У цьому випадку практично не залишається простору для креативу та проявів корпоративного стилю.

АО PwC Legal регулярно відстежує запити представників пуб­лічного сектора на закупівлю юридичних послуг через систему ProZorro та розглядає доцільність участі в них. Водночас варто зауважити, що наразі напрям надання юридичної підтримки у сфері публічних закупівель в Україні не є надто привабливим для провідних міжнародних компаній з комерційної точки зору. Як правило, у таких пропозиціях ключовим критерієм при обранні юридичного радника є мінімальна вартість послуг. Це поз­бавляє міжнародні юридичні компанії можливості демонструвати свої конкурентні переваги — високу якість послуг та бездоганну репутацію, що, як відомо, не може коштувати дешево.

 

Олена БАТМАНОВА, менеджер з питань розвитку бізнесу київського офісу МЮФ Baker & McKenzie

 

Як правило, міжнародні фінансові організації мають чіткі вимоги щодо процедури закупівлі послуг, яким мають слідувати пос­тачальники, а також не менш чіткі критерії їх оцінювання. Вся інформація, що подається, має бути належним чином оформлена відповідно до встановлених правил кожної окремої установи.

Окрім ціни, у підготовці таких пропозицій має значення комплекс­ний підхід та формування правильної команди з відповідним дос­відом роботи над схожими проектами. Часто на складні проекти залучається міжнародна команда, тому в пригоді стає глобальна мережа офісів фірми та залучення додаткових консультантів до консорціуму, що дає більші шанси на перемогу.

У світлі розвитку економічних реформ, які наразі запроваджуються в Україні за підтримки міжнародних фінансових організацій, з’являється все більше проектів з приватизації та розвитку інфраструктури, енергетики, сільського господарства тощо. Тендери на такі проекти проводять не лише міжнародні установи, але й державні компанії та міністерства. Ми беремо активну участь також і у державних тендерах, особливо, коли залучається іноземний елемент. Участь та підтримка подібних проектів є перспективною як для України, так і для бізнесу, тому, незважаючи на досить великий пакет документів, що вимагаються, вважаємо доцільним долучатися до них. Варто також зазначити, що із запровадженням електронної системи закупівель ProZorro процедура державних закупівель послуг стає прозорішою та більш зручною.

Олег ШЕВЦОВ, юрист МЮК ALEXANDROV & PARTNERS

 

Ні для кого не секрет, що залучення нових клієнтів є основою для функціонування будь-якого бізнесу. При реалізації «продукту» отримати нових споживачів можна шляхом поліпшення його візуальних характеристик, презентації нового смаку чи випуску продукту оригінальної форми. Для бізнесу ж, який пов’язаний суто із наданням послуг, зав­дання пошуку нових клієнтів значно ускладнюється.

Одним із ефективних методів залучення нових клієнтів був, є і буде процес підготовки документа, який дає потенційному клієнту розуміння того, що саме ви є тим помічником, без якого йому не обійтись. І неважливо, яку назву матиме цей документ — «комерційна пропозиція», просто «пропозиція» чи «запрошення до співпраці».

Найважливіше, що необхідно пам’ятати при підготовці такого документа, це те, що людина, яка отримує пропозицію, має напружений графік і навряд чи готова витратити багато часу на перечитування ваших мемуарів з непотрібною «водою».

Готуючи комерційну пропозицію, потрібно одразу переходити до суті. Важливо, щоб ваш потенційний клієнт міг якомога швидше зрозуміти, що за лист до нього потрапив, а тому рекомендуємо починати лист із питання, з яким ви звер­таєтесь.

Разом із цим важливо розуміти, що найліпшим стимулом прий­ти саме до вас є ваша репутація. Для здобуття необхідного рівня довіри потрібно, щоб клієнт розумів, що ви неодноразово виходили переможцем із ситуацій, яка в нього склалася, і був упевнений у тому, що саме ви зможете розв’язати його проб­лему. Тому, якщо ви маєте позитивний досвід у вирішенні подібних питань, — дайте про це знати!

Крім цього, необхідно розуміти, що ваша пропозиція може бути однією з 10 або навіть 100 серед тих, що потраплять до потенційного клієнта. Тут і має включатися фантазія. Як виділитись? Навряд чи папір з ароматом від Chanel або фото вашого гарного співробітника зможе принести необхідний зиск, а от підготовка графічного супроводження пропозиції чи навіть викладення її повністю у вигляді інфографіки може принести необхідний результат. Тут важливо розуміти, що це має бути не просто аркуш з гарними картинками, документ має містити посил, що ви є фахівцем і можете творчо підходити до будь-якого питання.

Важливо, щоб підготовлений документ не містив граматичних помилок. Кожен потенційний клієнт — особливий, але жоден із них не працюватиме з людиною, яка не вміє професійно формулювати свої думки та грамотно їх викладати.

Наостанок необхідно зазначити, що в умовах сучасної глобалізації паперові пропозиції поступово відживають своє, саме тому чимало бізнесменів більше уваги приділяють електронним документам, однак повністю відмовлятися від паперового листування все ж не потрібно, адже в деяких випадках надіслання старого-доброго листа може зіграти необхідну роль.

Ірина КВАСКОВА, адвокат ЮК Incanto Lawyers

 

Кожен клієнт має свій особливий набір вимог до тендерної документації учасників. Не в останню чергу позитивний результат учасника залежить від суворого дотримання формальних вимог. Ми працюємо в режимі юридичного бутика, тому на цьому етапі не беремо участі у тендерах.

Що стосується продажу послуг без формальних процедур, вважаємо, що ринок сформував певні правила. Юридична фірма та клієнт повинні однаково розуміти суть замовлення та вимоги до результату послуг, для чого і складається комерційна пропозиція. Початок роботи без такого етапу є винятком, який іноді має місце при роботі з давнім клієнтом, коли необхідно дещо розширити поточне завдання. В інших випадках вважаємо за доцільне формалізувати домовленості з клієнтом у формі комерційної пропозиції.

Для себе ми визначили такі правила складання комерційних пропозицій:

— щодо нової практики — складає керівник практики як найдосвідченіший фахівець у цій галузі;

— щодо поточної практики — маркетолог для загальних запитів про умови надання послуг, юрист для конкретного запиту або керівник практики для важливого клієнта (проекту).

Ми не включаємо цей час у розрахунок вартості послуг. Вважаємо, що така робота є частиною нашої рекламної та маркетингової діяльності.

Як правило, комерційна пропозиція включає інформацію про практики та ставки, а також приклади успішних проектів. Документ бажано складати найбільш прийнятною для адресата мовою, інформацію подавати стиcло, але змістовно; приклади з портфоліо повинні бути коректними («нашим клієнтом є фармацевтична компанія, тому маємо досвід на фармацевтичному ринку», хоча насправді «ми консультували фармацевтичну компанію з корпоративних питань»). Бажано уникати таких штампів, як акцент на дотриманні строків та якості роботи — з точки зору клієнта це не особливість окремої юридичної фірми, а стандарт роботи будь-якого підрядника. Водночас доцільно виділити характерну особливість фірми — наприклад, використання іноземної мови або наявність патентного повіреного в команді. При підготовці адресної комерційної пропозиції бажано врахувати особливості конкретного клієнта. Інформацію про вартість послуг треба надавати достатньо прозоро: яким чином формується ціна послуг, чи включено в оплачувані години час очікування у державному органі або час у дорозі, які складові оплачуються окремо, чи враховані податки тощо. Важливу роль відіграє також візуальна подача документа (грамотність, єдине форматування).

Соломія СЛИЖУК, юрист ЮК «Пронін та Партнери»

 

Комерційна пропозиція — це так звана візитівка юридичної компанії, а грамотно написана комерційна пропозиція — сертифікат на здійснення угоди з клієнтом. Звичайно, фраза «відправте вашу комерційну пропозицію» зазвичай звучить як толерантне прощання, але все ж таки для іншої категорії бізнесменів комерційна пропозиція є важливою ланкою для початку роботи з тією чи іншою юридичною фірмою. Використати інструмент надання комерційної пропозиції можливо, коли та чи інша компанія може стати потенційним клієнтом, тоді надається загальна інформація стосовно тих чи інших видів послуг. Другий випадок — це коли комерційна пропозиція надсилається як завершення переговорів. Це більш наповнений пропоузал з наданням інформації щодо врегулювання чітко тих запитань, що цікавлять клієнта, можливо, з декількома варіантами вирішення. Без формальної процедури можна обійтися в тому випадку, коли представник юридичної компанії чітко бачить єдиний шлях розв’язання проблеми і озвучує його одразу в процесі переговорів.

Підготовкою комерційної пропозиції зазвичай займаються юристи того чи іншого департаменту залежно від природи проблеми, з якою звертається клієнт. У багатьох юридичних компаніях є напрацьовані комерційні пропозиції, в яких залишається лише змінити отримувача даного пропоузала. У випадку, коли запит клієнта у чомусь відрізняється, звичайно, потрібно витратити час для чіткого формування позиції і її висвітлення. Кількість витраченого часу залежить від обсягу справи та виявлених нюансів і може коливатись.

Для підготовки будь-якого пропоузала ми використовуємо так званий скелет, який спільно з маркетологами розробили для нашої компанії і використовуємо останні шість місяців. У процесі його розробки девізом була фраза «чітко і зрозуміло». Вважаємо за правильне, щоб бути прогресивними на ринку та йти в ногу з часом, щонайменше раз на рік потрібно оновлювати не лише вигляд очікуваної клієнтом комерційної пропозиції, але й багато інших складових у діяльності компанії, що пов’язані із вигідним продажем «продукту».

Євген СМИРНОВ, керуючий партнер АО «Смирнов, Тарасевич і Партнери»

 

Комерційна пропозиція юридичних пос­луг — це фактично інформація про можливості юридичної фірми з надання на певних умовах послуг потенційному клієнтові. У нашому адвокатському об’єднанні ми використовуємо формалізовану комерційну пропозицію на період початку взаємовідносин з новими клієнтами чи під час участі в тендерах. При взаємовідносинах з існуючими клієнтами ми надаємо перевагу продажу послуг у ході особистих перемовин, які проводять партнери фірми. Незважаючи на те, що наша компанія бере участь у тендерах, ми вважаємо таку форму продажу наших послуг на цей момент малоефективною, адже підготовка до тендера є невиправдано трудомісткою, в тому числі й у зв’язку з часто некоректним описом тендерних умов. Прикладом для цього може слугувати наша участь у тендерах, які оголошував Національний банк України, де фактично самі формулювання юридичних послуг, що закуповуються, не дозволяли об’єктивно визначити обсяг передбаченої роботи. За таких «розпливчастих» формулювань існують ризики, що у разі виграшу тендера реальний обсяг робіт виявиться більшим, ніж вирахувана нами вартість послуг, наведена у комерційній пропозиції.

Процес підготовки і технічного оформлення комерційної пропозиції у нашому адвокатському об’єднанні від самого початку формалізований і здійснюється згідно з Положенням про документообіг. Задля конкретного клієнта чи для участі в тендері, у зв’язку з відомими нам потребами клієнта чи висунутими тендерним комітетом вимогами, його змістове наповнення визначає керуючий партнер. Саме на керуючого партнера покладено обов’язок контролю за досягненням фінансового результату об’єднання.

Однією з причин, через яку ми систематично беремо участь у тендерах, які проводять різні фінансові організації, є наступний аналіз інформації про зроблені нашими конкурентами комерційні пропозиції. Це дає нам змогу вивчати цінову політику юридичного ринку.

Оксана СОСІДЕНКО, директор з розвитку бізнесу ЮФ «Антіка»

 

Участь юридичної фірми в проектах міжнародних фінансових організацій, таких як EBRD, USAID, KfW, NEFCO, ПРООН тощо, як юридичного консультанта є надзвичайно важливим та позитивним фактором для репутації фірми, її клієнтського та проектного портфоліо.

Однак, щоб стати консультантом МФО, необхідно мати не тільки високий рівень експертизи, але й досвід роботи з великими пакетами процедурних документів, починаючи від заповнення форми СV-фахівців до складання звітності. Надзвичайно важливим є чітко розуміти всі процеси та процедури цих організацій, включаючи підходи до формування бюджетів, механізми проведення закупівель тощо.

Від вагомості та складності проектів залежать вимоги до фахівців, які будуть залучені до виконання того чи іншого проекту, а також кількість стадій тендеру. Відбір консультантів для масштабних проектів може проводитись у три стадії:

— виявлення зацікавленості в участі у проекті (претенденти готують документ під назвою Express of Interest (EOI), який включає інформацію про досвід компанії, фахівців тощо);

— технічна заявка (викладення методології виконання завдання);

— тендерна пропозиція (викладення цінової/фінансової пропозиції).

Деякі МФО вимагають участі у проектах консорціумів фахівців (юристів, фінансових експертів, інженерів, аудиторів, маркетологів тощо), які одночасно працюють над виконанням різних елементів проекту. Такий підхід до роботи над реалізацією проектів вимагає від учасників побудови ефективної комунікації вже на стадії участі в тендері, адже тендерна документація має включати консолідовану інформацію про кожну компанію-учасника консорціуму.

У зв’язку з особливістю структури вищезазначених документів до їх підготовки ми залучаємо різних фахівців: з PR та маркетингу — для підготовки інформації про фірму, CV-експертів, інформацію про попередній досвід участі у проектах; а також юристів — для підготовки методології ведення проекту, плану роботи, цінової пропозиції тощо.

Таким чином, результат розгляду заявки повною мірою залежить від якості її підготовки, відповідності всім вимогам та критеріям процедури проведення тендерів тієї чи іншої організації.

Катерина ГРАБОВИК, старший юрист ICF Legal Service

 

Процес підготовки комерційної пропозиції — це зав­жди спільна робота практикуючих юристів і відділу маркетингу компанії. Це необхідно для того, щоб пропозиція була актуальною і раціональною та водночас цікавою з точки зору подачі інформації. Завдання юриста — закласти в пропозицію розуміння суті питання та оптимальний шлях вирішення завдання клієнта. У свою чергу, зав­данням маркетолога є зробити її зручною для читання і сприйняття.

Усе залежить від складності комерційної пропозиції. Якщо для підготовки адекватної пропозиції необхідно провести попередній аналіз, який вимагає суттєвих витрат часу юристів, то така робота може чарджитися. Це є прийнятним тільки у разі складних комплексних запитів. Якщо підготовка комерційної пропозиції не вимагає додаткового аналізу, тоді про оплату не йдеться.

Комерційна пропозиція, що «продає», завжди індивідуальна. Отримавши такий документ, клієнт має чітко розуміти, що ця пропозиція зроблена під його конкретний запит. Після її прочитання у нього має з’явитися не тільки розуміння вартості пос­луг і умов їх надання, але й (що більш важливо) відчуття того, що «ці хлопці точно знають, що робити». Перефразовуючи вислів «правильно поставлене питання — половина відповіді», в юридичному бізнесі можна сказати, що «правильно складена комерційна пропозиція — частина відповіді на запитання ­клієнта».

Роман ГАЙДАЙ, керуючий партнер АО «Роман Гайдай та Партнери»

 

Комерційна пропозиція — це лист, в якому наше підприємство розповідає можливому клієнту про послуги, які адвокатське об’єднання може запропонувати, скільки вони коштуватимуть, для чого ці послуги потрібні та корисні потенційному клієнтові.

Комерційна пропозиція зазвичай надсилається після того, як дві юридичні (фізичні) особи в загальних рисах познайомилися одна з одною, але до моменту підписання договору.

Текст комерційної пропозиції зазвичай ліпше писати за таким планом:

1. Які послуги ми вам пропонуємо.

2. Який ефект буде для вас від надання послуг.

3. Чому ці послуги потрібно замовляти саме у нас.

4. Подробиці: ціни, терміни, умови, підтримка тощо.

5. Як замовити, оплатити і отримати послуги.

Однак залежно від клієнта та ситуації можливий відступ від вищенаведеного плану.

Розгляньмо детально кожен пункт наших пропозицій.

Перший пункт — що ми пропонуємо. Це — головна, смислова частина пропозиції.

Наше адвокатське об’єднання чітко і коротко повідомляє, яку саме послугу ми пропонуємо. Максимум на два-три рядки ­тексту.

Такими послугами є:

1) надання правової інформації, консультацій і роз’яснень з правових питань, правовий супровід діяльності юридичних і фізичних осіб;

2) складання заяв, скарг, процесуальних та інших документів правового характеру;

3) захист прав, свобод і законних інтересів підозрюваного, обвинуваченого, підсудного, засудженого, особи, стосовно якої передбачається застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру або вирішується питання про їх застосування у кримінальному провадженні, особи, стосовно якої розглядається питання про видачу іноземній державі (екстрадицію), а також особи, яка притягається до адміністративної відповідальності під час розгляду справи про адміністративне правопорушення;

4) представництво інтересів потерпілого під час розгляду справи про адміністративне правопорушення, прав і обов’язків потерпілого, цивільного позивача, цивільного відповідача у кримінальному провадженні;

5) представництво інтересів фізичних і юридичних осіб у судах під час здійснення цивільного, господарського, адміністративного судочинства, а також в інших державних органах, перед фізичними та юридичними особами;

6) представництво інтересів фізичних і юридичних осіб в іноземних, міжнародних судових органах.

Другий пункт — який ефект буде для клієнта від надання ­послуги.

Усі потенційні клієнти приходять до нашого адвокатського об’єднання за конкретним результатом, однак адвокат відповідно до законів та адвокатської етики не може взяти обов’язок гарантувати отримати конкретний результат.

Зазвичай у цьому пункті зазначаємо: як наші послуги допоможуть клієнту не втрачати час на вивчення законодавства, написання заяв, скарг інших документів, на походи до судів, інших органів; як наші послуги допоможуть захистити, представити інтереси клієнта.

Третій пункт — чому ці послуги потрібно замовляти саме у нас.

У цьому пункті наводимо досвід тільки з того питання, з яким ми звертаємося з пропозицією до потенційного клієнта.

Четвертий пункт — подробиці: ціни, терміни, умови, підтримка тощо.

Тут зазначаємо суму конкретної послуги та вартість усіх додаткових послуг, які потрібно буде отримати від сторонніх організацій.

Зазначаємо терміни, способи надання послуги, супровід та інші подробиці.

У п’ятій частині — як замовити, оплатити і отримати послуги.

Вказуємо номер телефону, електронну пошту та ім’я юриста, адвоката, відповідального за надання цієї послуги, та зазначаємо час, в який приймаються дзвінки. Час приймання дзвінків вказується залежно від потреб можливого клієнта та обставин справи.

Комерційну пропозицію читає ділова людина, в якої обмаль часу. І чим більше буде написано в пропозиції, тим менше шансів, що людина дочитає до кінця і вибере саме ваше підприємство, отже пропозицію потрібно писати якнайкоротше і чіткіше, від півсторінки до сторінки.

У пропозиції потрібно зазначати конкретну послугу, яку бажає отримати клієнт, а ви можете її запропонувати, однак з наданням конкретної професійної допомоги може виникнути необхідність у наданні супутніх послуг, про що обов’язково потрібно зазначити. Адже клієнт зазвичай бажає отримати єдину конкретну послугу, не вдаючись в подробиці з приводу потреби в інших, які є необхідними для досягнення поставленої мети.

Для уникнення непорозумінь у процесі співпраці про супутні послуги та їхню вартість потрібно обов’язково повідомляти клієнта. Такими діями ми даємо зрозуміти клієнту, що вив­чили його потребу та знаємось на всіх нюансах надання ­послуги.

На написання комерційної пропозиції не потрібно приділяти багато часу — максимум одну година. Треба, щоб написанням пропозиції займався фахівець підприємства (юрист, адвокат, помічник адвоката), який і надаватиме цю послугу, тобто щоб з перших хвилин фахівець розумів, за яку справу береться і яку відповідальність буде на нього покладено. Однак кожен із розділів пропозиції повинен бути перевірений іншими, більш досвідченими, фахівцями та іншими службами.

Бухгалтер, виходячи з даних, наданих юристом (час надання послуг, вартість проїзду, вартість усіх дозвільних документів та інших даних), розраховує собівартість послуги, враховує загальновиробничі витрати, вираховує величину бажаного прибутку та подає всі ці дані фахівцю.

Після написання пропозиції бухгалтер перевіряє ціну послуги, зазначену в комерційній пропозиції.

Керівник відділу (підприємства), більш досвідчений фахівець, перевіряє всю пропозицію цілком.

На сьогодні ринок попиту на обслуговування фірм юридичними компаніями серед підприємців нашої країни досить широкий та різноманітний. Зважаючи на складне економічне становище, багато підприємств зазнали краху, не витримали складної економічної ситуації. Це саме можна сказати і про компанії з іноземними інвестиціями — чимало іноземних вкладників вийшли з гри. Зважаючи на це, можна зробити висновок, що на ринку залишаються досить сильні та економічно загартовані компанії. І саме на таких підприємців націлена робота будь-якої юридичної фірми, яка справді цінує свого клієнта і турбується про власну репутацію.

Ірина ХИМЧАК, директор з розвитку бізнесу Redcliffe & Partners

 

Працюючи над комерційними пропозиціями для потенційних мандатів, юристи одразу після одержання запиту переходять до обговорення «Як розробити конкурентну/вигідну/найприваб­ливішу пропозицію».

А чи потрібно?

 

ЕКСПРЕС-ТЕСТ ДЛЯ ПАРТНЕРА:

  • Клієнт становить потенційні репутаційні, комерційні ризики, конфлікт інтересів?
  • Очікування клієнта реалістичні?
  • Чи є потенціал для розвитку цього клієнта у майбутньому?
  • Хто наші конкуренти і наскільки сильні їхні позиції?
  • Скільки людино-годин коштуватиме підготовка пропозиції і чи варто в неї інвестувати?
ЕКСПРЕС-ТЕСТ ДЛЯ ПІЧРАЙТЕРІВ-ПОЧАТКІВЦІВ: Дві основні характеристики різних типів комерційних пропозицій змішані в правій колонці таблиці. Знайдіть відповідники!
1 Relationship Pitch а) чіткі вимоги до формату, часто обсягу, строків комерційної пропозиції
b) найважливіша своєчасність, маркетингова інформація мінімальна або її немає
2 Corporate Procurement c) жорсткого дедлайну немає, обсягу робіт немає, маркетингова інформація про фірму та команду — мінімальні
d) формальна відповідність технічним вимогам є обов’язковою умовою
3 Fee Quote e) досить чітке визначення обсягу робіт, а також типу проектів, які клієнт вважає релевантним досвідом
f) клієнт часто приймає таку пропозицію у тексті електронного повідомлення і не очікує розмальованого pdf-файлу на кілька сторінок
4 Government Procurement g) фірма пропонує варіанти розширення співпраці з клієнтом, зазвичай після успішного завершення проекту
h) пропозиція вимагає суттєвої кількості підтверджуючих документів

Як часто комерційні пропозиції, що надходять від юридичних фірм, відповідають вашим очікуванням? Наскільки вони є сфокусованими на конкретний запит і чи надають повну відповідь на всі питання? Що варто поліпшити юридичним компаніям у підготовці комерційних пропозицій, якщо вони розраховують на вашу прихильність?

Максим ЗІНЧЕНКО, керівник юридичної служби ТОВ «ЕНЕРДЖІ ГМБХ»

 

Звичайно, особисті зустрічі з клієнтом при продажі юридичних послуг є більш важливими та доцільними. Знаходячись віч-на-віч з клієнтом, можна зрозуміти його настрій, потребу та відповідним чином реагувати на будь-які зміни, уточнення чи прохання — залежно від тієї проблематики, яка цікавить клієнта і за що він буде згоден платити кошти. Однак у випадках, коли немає можливості провести ґрунтовну та змістовну зустріч з потенціальним клієнтом, у вас має бути цікава комерційна пропозиція, яка буде тією рятівною паличкою, що допоможе обрати саме вашу компанію.

Найважливішими складовими частинами цікавої комерційної пропозиції мають бути такі:

— складайте комерційну пропозицію зрозумілою мовою — чим простіше, тим ліпше. Потенційний клієнт бажає чітко знати, що саме він отримає за витрачені кошти, і в цьому ракурсі найкращим буде варіант складання комерційної пропозиції за типом кошторису (найменування послуги — вартість, найменування пакета послуг — вартість), і, що найголовніше, надайте клієнту варіанти обрати пакетний варіант послуг чи окремо визначені ­послуги;

— надайте стислий опис вашої компанії і тезисно опишіть, хто ви, які основні ваші досягнення та досвід;

— окремий розділ має бути присвячений перевазі роботи з вашою компанією і тому, чому клієнт має обрати саме вас (такий підхід попередить запитання клієнта стосовно правильного вибору, який він має зробити, і його внутрішнє переконання в цьому виборі має бути обґрунтоване певними доводами та фактами, які ви викладете в цьому розділі);

— окремий розділ має бути з короткими, але зрозумілими та чіткими відгуками клієнтів, які вже скористалися вашими пос­лугами — такі відгуки мають бути у вас на сайті або ж у листах, які надіслали вам вдячні клієнти. Досить багато компаній не надають цьому аспекту значення, однак «добрі» та «вдячні» слова реальних компаній, які працювали з вашою юридичною компанією, стануть у пригоді новому потенційному клієнтові, який ще вагається і не досить упевнений у правильному виборі свого зов­нішнього консультанта, яким і може стати ваша компанія;

— окремий розділ вашої комерційної пропозиції має бути присвячений варіантам оплати ваших послуг — як-то попередня оплата, варіанти з розстроченням платежів з оплати послуг з чітким визначенням кожного граничного періоду такої оплати, варіант оплати за фактом надання юридичних послуг чи досягнення певного результату (з відповідною поточною компенсацією ваших операційних витрат на супроводження «справи» клієнта), варіант оплати послуг «у кредит», коли таким чином надається чіткий та зрозумілий графік здійснення платежів та відображення таких оплат у щомісячному чи щотижневому варіанті як найбільш нестандартний спосіб проведення розрахунків за надані послуги;

— окремий розділ комерційної пропозиції присвятіть опису певних гарантій у надані юридичних послуг, оскільки клієнт має бути впевненим у тому, що його справою відповідний фахівець займається і відповідально, і професійно одночасно, приділяючи тим самим необхідний обсяг часу і не пропускаючи при цьому жодних процесуальних строків (якщо така «справа» має відповідне регламентування процесуальним законодавством). Зазнач­те, що саме клієнт отримає, якщо закріплений за ним фахівець у галузі права не виконає належним чином свою роботу і яким чином ви відреагуєте на такі факти — надасте додаткову знижку на отримані належним чином послуги, закріпите нового фахівця чи сплатите певну грошову компенсацію;

— остаточно підготовлена комерційна пропозиція має бути як смачна цукерка — в гарній упаковці з привабливим оформленням, для цього передайте цей документ професійному дизайнеру, який має створити відповідне оформлення та зовнішній вигляд солідним і привабливим для читання та сприйняття вик­ладеної інформації.

Тільки за комплексного підходу вам буде гарантований успіх. Складайте з творчістю, вкладайте життя у вашу комерційну пропозицію, щоб, отримавши цей документ, клієнт разом із вами пережив декілька хвилин захоплення та радості. Будьте провідником вашого клієнта на теренах безмежно складної і в той же час привабливої боротьби за права та інтереси вашого замовника!

Максим БУГАЙ, юридичний радник TNT Ukraine

 

В ідеальному світі на запити щодо отримання юридичних послуг кожен внутрішній юридичний радник має приблизно такі очікування від відповіді юридичної фірми:

— розуміння запиту та стислий опис бачення проблеми очима зовнішнього радника;

— оцінку обсягу роботи, а саме — кількість годин юристів, які необхідно витратити для надання пов­ної відповіді;

— перелік винятків, які не покриватиме відповідь зовнішнього радника;

— короткий опис попереднього досвіду зовнішнього радника щодо тотожних запитів.

Вимоги до форми комерційної пропозиції визначаються розміром проекту, щодо якого необхідно залучати зовнішнього консультанта, та тривалістю співпраці з ним.

Великі проекти передбачають проведення тендера на закупівлю юридичних послуг. У цьому випадку доцільним буде підготувати справді інформативну комерційну пропозицію (legal services proposal/pitch). Також потрібно врахувати, що така комерційна пропозиція стане в пригоді для обґрунтування вибору радника при проведенні аудиту чи іншої перевірки в майбутньому.

Для невеликих запитів повною мірою буде достатньо змістовної стислої відповіді у тілі електронного листа. Водночас це є релевантним, коли наявний тривалий досвід співпраці із зовнішнім консультантом і чітке розуміння його ­експертизи.

Переконаний, більшість колег погодяться, що процес підготовки наповненої комерційної пропозиції вимагає багато часу та значних зусиль. Окрім відділу маркетингу, необхідно залучати також юристів, що відволікає від основної роботи. Також дуже часто дедлайни для подачі пропозицій є доволі жорсткими. Іноді це призводить до зниження якості та втрати інформативної цінності такого документа.

Не є секретом, що час од часу комерційні пропозиції юридичних фірм мають загальний описовий характер. Також є випадки, коли досвід та експертиза запропонованої команди юристів коригується відповідно до особливостей проекту. Дуже хочеться, щоб таких кейсів не було.

У свою чергу, чіткий перелік успішних проектів з описом виконаної роботи та отриманим результатом буде завжди конкурентною перевагою. Навіть при наявності суворих зобов’язань дотримання конфіденційності є можливим надати детальний опис будь-якого проекту.

Звичайно, індивідуальність комерційної пропозиції та відображення в ній розуміння бізнесу клієнта завжди буде оцінена та взята до уваги при виборі зовнішнього радника.

Олег БОРІЙЧУК, заступник директора з правових питань КУА «Октава Капітал»

 

Для успішного продажу юридичних пос­луг важливо задовольнити очікування клієнта щодо їх якості та ціни. Крім того, консалтингові компанії, як і будь-які інші виконавці на ринку послуг, повинні піклуватися про бездоганність сервісу. Одним із показників рівня сервісу є швидкість реакції на запит. Як правило, замовляючи послуги, клієнт очікує на оперативну відповідь у день надіслання запиту.

Стосовно форми комерційної пропозиції, то одразу впадає в око яскраво і дорого оформлені proposals. Проте приваблива форма дає можливість оцінити лише рівень сервісу та роботу маркетологів компанії і далеко не завжди є запорукою високої якості послуг. Тому більш важливе значення для акцепту комерційної пропозиції має її зміст, залежно від якого складається враження та очікування щодо якості замовлених послуг. Упевнений, більшість замовників швидше віддадуть перевагу грамотно сформульованій, лаконічній і водночас змістовній пропозиції, викладеній в тілі електронного листа, ніж кільком томам безкорисної інформації, надрукованої золотими літерами на кольоровому глянці. Але наведений приклад — це, звісно, крайнощі, а на практиці та в умовах жорсткої конкуренції продавцям юридичних послуг варто працювати над удосконаленням як форми, так і змісту комерційних пропозицій.

Типовою помилкою у змісті багатьох пропоузелів є акцентування уваги винятково на досягненнях і характеристиках юридичної компанії. Натомість замовник бажає отримати від виконавця чітку відповідь, сфокусовану на його проблемі, з описом запропонованого рішення і очікуваного результату, із зазначенням строків надання послуг та комерційних умов співпраці. Як правило, ми звертаємось із запитом до компаній, які були попередньо відібрані нами з десятків інших. Тому характеристики і досягнення виконавця нам давно відомі і немає сенсу повторно про них читати.

Найважливіша інформація, яку клієнт бажає знати про вашу компанію, це те, чим вона ліпша за своїх конкурентів у контексті вирішення його питання. Замовник обирає не характеристики, а переваги компанії і хоче розуміти, що конкретно ви пропонуєте, що вигідно відрізняє вас від інших і яким буде кінцевий позитивний результат співпраці з вами.

Варто зауважити, що клієнти звертаються насамперед до тих, кому довіряють. Отримати кредит довіри замовника допоможе застосування у комерційній пропозиції простих і зрозумілих обчислювальних показників якості і переваг замість намагання справити враження за допомогою красномовних висловлювань про «космічні кораблі» і «простори Всесвіту». Загальні та розмиті формулювання на кшталт «ми пропонуємо повний спектр юридичних послуг», відсутність конкретизації ваших очевидних переваг роблять пропозицію «некомерційною» для клієнта.

Григорій СИТЕНКО, головний юрист ТОВ «БАСФ Т.О.В.»

 

У першу чергу потрібно розрізняти стадію отримання комерційної пропозиції від моменту, коли ти співпрацюєш з юридичною фірмою і отримуєш відповідь на конкретний запит.

На етапі початку співпраці, коли юридичні фірми хочуть себе «продати», оформлення оферу є дуже важливим. На цій стадії ти ще не знаєш всіх можливостей зовнішніх юристів, тому, як кажуть, оцінюєш по одежі. Дрібниць тут немає, навіть підпис в електронному листі, шрифт, вирівнювання можуть справити враження. І в тебе ніколи не буде шансу вдруге справити перше враження, тому будь-яка неточність, помилка може завершити співпрацю, яка ще не розпочалася. Якщо пропозиція оформлена неякісно, неохайно, є несучасною, навряд чи клієнт навіть перегорне другу сторінку. Те саме, до речі, стосується і зустрічі з клієнтом: юрист може продати себе за ті гроші, на які він має вигляд, тому представницький вигляд, адекватний професії, є обов’язковим.

Якщо ж зовнішньо все має привабливий вигляд, то цікавим стає зміст. На жаль, юридичні фірми дуже часто не переймаються тим, щоб зрозуміти, а що ж насправді потрібно клієнту, натомість пропонують певний шаблонний перелік, що не є актуальним. Пропонують послуги, для надання яких клієнт при потребі звернеться й сам, як, наприклад, супроводження судових проваджень, або дуже специфічні послуги, попит на які є невеликим. При формуванні оферу потрібно ретельно вивчити, чим займається потенційний клієнт, що для нього є цікавим та актуальним саме тепер, і, виходячи з цього, робити офер у тій сфері, де фірма має найкращу експертизу.

Завжди затребуваним буде комплексний юридичний супровід за фіксовану абонентську плату — це безпрограшний варіант для зовнішніх юристів, питання лише в ціні. До речі, помилково вважати, що іноземні компанії мають величезні бюджети, в останні роки всі дуже «схудли» в плані витрат, тому потрібно бути поміркованими, адже велика ціна може одразу налякати потенційних клієнтів.

Також важливо пропонувати клієнту рішення, а не загальні міркування. Ідеальний юридичний висновок містить коротку фабулу, аналітичну частину з посиланнями на нормативні акти, перелік нормативних актів, резолютивну частину, яка містить висновки, зроблені юристом, та рекомендації, як безпосередньо діяти клієнту, аби досягти поставлених цілей, плюс коротке summary на шість-вісім речень, зрозуміле будь-якому неюристу, та на підставі якого ключовий decision maker може за п’ять хвилин прийняти рішення. Я можу покласти на стіл моєму топ-менеджеру тільки такий документ, в іншому випадку буду змушений переробляти сам, і це не на користь зовнішнім юристам.

При цьому, якщо йдеться про якесь операційне питання або legal research, коли зовнішні юристи лише економлять мій час на пошук нормативних актів, мені достатньо чіткої відповіді в будь-якій формі — електронний лист або навіть усна відповідь по телефону. Головне — змістовність та лаконічність.

На жаль, цікаві комерційні пропозиції зустрічаються справді рідко. Більшості юристів з консалтингу потрібно частіше ставити себе на місце бізнесу та підлаштовувати свої пропозиції під дуже конкретні, навіть утилітарні, запити. Також потрібно орієнтуватися на результат, а не на процес, і завжди пропонувати розв’язання проблеми, а не супроводження певних дій. Плюс адекватне ціноутворення, яке виходить з реалій 2016 року, а не з часів, коли «долар був по вісім, риби жили в небі, а дерева у воді…».

Сергій ЗЕЛЕНСЬКИЙ, начальник юридичного відділу ПСП «Авангард» (м. Бахмач)

Комерційні пропозиції щодо отримання юридичних послуг як від юридичних фірм, представлених у ТОП-100, так і від менш відомих, за великим рахунком, мало чим відрізняються. Очевидно, перенасиченість ринку юридичних послуг дається взнаки, і красиву «картинку» надають практично всі гравці ринку.
З досвіду залучення зовнішніх консультантів скажу, що в моєму випадку власник бізнесу ставить три прості запитання в такій послідовності: термін, гарантія, вартість. І все! Зауважте, вартість стоїть на останньому місті.
Товар, який хоче отримати замовник, це чіткий і зрозумілий результат роботи юридичної служби.
Як і що хто не говорив би, будь-який бізнес створюється для отримання прибутку, і власника в кінцевому результаті цікавлять дві прості речі: кількість готівки у портмоне та розмір банківського рахунку. Все інше — це засоби, способи, алгоритми, шляхи та інші інструменти досягнення цих двох простих речей. У цьому ланцюгу, як на мене, юрист є інструментом, хай пробачать колеги за порівняння, таким самим, як скальпель для хірурга або автомобіль для таксиста. Яким би не був блискучим та зручним скальпель, скільки в минулому цим скальпелем не було проведено блискавичних операцій, але якщо він перестає бути функціональним, хірургу він стає не потрібен.
Не претендую на істину, але здається, що в невеликих містах красива «картинка» при презентації, а ще якщо вона перенасичена вкрапленнями термінології іноземною мовою, інколи, нав­паки, відлякує потенційного клієнта. Можливо, в мегаполісах по-іншому.
І наостанок. Друковані чи електронні матеріали, якими б вони не були за своєю формою та суттю, ніколи не замінять широкої посмішки та міцного рукостискання при особистій зустрічі. А далі неможливо не погодитись з Олегом Мальським з Eterna Law — все вирішується на рівні «хімії».