Професія: Секретар успіху

Олена МЕЛАШЕНКО,
засновник компанії Legal Style

Оптимізація внутрішніх ресурсів компанії — найкоротший шлях до досягнення і збереження конкурентоспроможності на ринку

«Юридичні фірми продовжують залучати персонал для розв’язання проблем замість того, щоб використовувати більш ефективні інструменти, такі як найкращі технології... Компанії повинні розв’язувати проб­леми за допомогою технологій, а не збільшення кількості працівників»

(З інтерв’ю Кейсі Флаерті, колишнього юрисконсульта Kia Motors America і засновника Service Delivery Review (Legal Technology Audit) журналу ABA Journal — Law News Now)

 

Враховуючи існуючу економічну ситуацію, юридичні компанії шукають менш витратний, більш ефективний і збалансований підхід до використання внутрішніх ресурсів для досягнення і збереження своєї конкурентоспроможності.

Це можна зробити, зокрема, шляхом порівняння своєї діяльності з найкращими компаніями на ринку і в галузі, оскільки бенчмаркінг є одним із ефективних засобів, що дає змогу виявити проблеми та вдосконалити бізнес-процеси компанії.

Безумовно, в юридичних фірмах є деякі системні проблеми, пов’язані з недостатньо ефективним використанням внутрішніх ресурсів. Двадцятирічний досвід роботи в провідних юридичних фірмах дав мені змогу визначити ці проблеми і запропонувати шляхи їх розв’язання.

Отже, це три взаємопов’язані проблеми:

— недостатній рівень технічних знань;

— відсутність ефективної взаємодії між секретарями та юристами;

— відсутність систем форматування юридичних документів.

 

Технічне завдання

Доктор Кейсі Флаерті, піонер технічних аудитів для персоналу юридичних фірм (Legal Tech Audit), цілком справедливо зазначив: «Коли юрист виконує за п’ять годин зав­дання, яке при правильному використанні технологій можна зробити за 20 хвилин, він витрачає дорогоцінний час і виставляє за нього рахунок клієнту...».

Це справді так. Дуже часто юристи опиняються в ситуації, в якій вони витрачають невиправдано велику кількість часу на виконання звичайного технічного завдання, подеколи найелементарнішого — нумерацію сторінок, перетворення тексту в таб­лицю, роботу з таблицями в Excel, вставку графічних зображень у презентацію тощо. У цілому це можна окреслити як недостатній рівень знань додатків MS Office.

Недостатній рівень технічних знань змушує юриста зосере­дитися на технічному оформленні документа, а не на його змісті. Ефективність роботи з документом значно знижується. Найчастіше, залишившись наодинці з технічним завданням, юрист виявляється абсолютно безпорадним. Проблема полягає в тому, що досвідчені юристи через свою завантаженість або не встигають за швидкими темпами технічного прогресу, або від початку не мали достатньої технічної підготовки, або і те, і інше. Але і їхні молодші і, здавалося б, технічно більш грамотні колеги, на превеликий жаль, не здобувають якісних технічних знань у вищих навчальних закладах. Недавно ми мали нагоду виступати перед студентами юридичного факультету Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Ми поцікавилися у студентів, наскільки добре вони володіють додатками MS Office. Чесно кажучи, рівень абсолютно недостатній для того, щоб успішно виконувати обов’язки молодшого юриста. І, що найголов­ніше, у студентів немає розуміння того, навіщо їм потрібні якісні технічні знання для майбутньої роботи. А отже, мотивація для здобуття таких знань недостатня.

Розуміння того, що оволодіння іноземною мовою вимагає додаткового якісного навчання, постійного вдосконалення та отримання міжнародних сертифікатів до нас уже прий­шло. А той самий підхід до здобуття технічних знань, на жаль, ще не застосовується.

На Заході вже давно існує практика тестування рівня технічних знань під час прийому на роботу. Крім того, претендента можуть попросити надати міжнародний сертифікат MOS (Microsoft Office Specialist) або ICDL (International Computer Driving License). У сучасному світі саме технології є потужним інструментом підвищення ефективності бізнес-процесів. Юристам доводиться працювати з великими масивами документів, базами даних, величезною кількістю інформації. Недостатня увага до рівня технічних знань працівників загрожує відставанням від конкуруючих компаній.

Шлях до розв’язання цієї проб­леми полягає насамперед в глибокому розумінні важливості технічних знань в юридичній компанії, застосуванні провідних технологій, підвищенні рівня технічної грамотності через систематичне навчання співробітників компанії, перевірку технічних знань під час прийому на роботу, а також контроль з боку менеджменту.

 

Налагодження взаємодії

З власного досвіду знаю, що багато юридичних компаній не можуть налагодити ефективну взаємодію юридичних секретарів і юристів. Є також велика нестабільність кадрів серед юридичних секретарів. Сек­ретарі йдуть, не пропрацювавши й одного-двох років у компанії, або прагнуть перейти на іншу позицію. У деяких фірмах уже з’явилася практика роботи без юридичних секретарів, оскільки партнери не бачать сенсу витрачати ресурси компанії на неефективних співробітників. Ця проблема також пов’язана з недостатньою технічною грамотністю і відсутністю інших необхідних знань секретарів. Адже юридичний секретар повинен володіти навіть більш високими технічними знаннями, ніж юрист, брати на себе технічне оформлення документів, дозволивши юристові зосередитися на їхньому змісті. Крім того, швидкість роботи з документом залежить від рівня технічних знань секретаря, втім, як і юриста.

Жодним чином не поспішаю звинувачувати секретарів. На відміну від західних країн, в Україні не навчають професії секретаря юридичної фірми. Професія є, а навчання немає. Вважається, що достатньо прийняти на роботу енергійних дівчат зі знанням іноземних мов, і вони одразу почнуть виконувати всі складні завдання, якими їх завантажать юристи. Це — велика помилка. Щоб бути кваліфікованим та ефективним секретарем, потрібні спеціальні знання. По-перше, секретар повинен мати спеціальну технічну підготовку. По-друге, секретар повинен розуміти, що робить юрист, отже мати уявлення про роботу юриста та юридичні документи. По-третє, сек­ретар повинен розуміти специфіку роботи юридичної фірми.

Доки секретар сам здобуде необхідні знання та вміння, пройде чимало часу. Розчарування у важкій і незрозумілій професії часто приходить раніше потрібних знань та вмінь. Розчарувавшись, хтось намагається переміститися всередині компанії і зайняти більш зрозумілу позицію, наприклад офіс-менеджера. Хтось і зовсім йде з професії. Як результат, професія юридичного секретаря, досить престижна і високооплачувана на Заході, на нашому ринку втратила свою престижність.

Розв’язання цієї проблеми полягає в професійному навчанні секретарів. Однак відсутність професійного навчання — не єдина проблема.

Дуже важливо зберігати та передавати знання і вміння юридичних секретарів всередині компанії. Це чудово забезпечується конструкцією, відповідно до якої у фірмі є старші секретарі, які вже тривалий час працюють, мають необхідний досвід і не збираються змінювати професію. Це — загальна практика провідних міжнародних компаній. За такої конструкції певна кадрова нестабільність серед секретарів не перетвориться на катастрофу для офісу. Підготовка та збереження таких стабільних кадрів відіграє велику роль. Хоча і тут є деяка проблема або швидше деякі прояви людського фактора. Буває, що секретар, який має досвід і знання, не поспішає розділяти їх з іншими менш досвідченими колегами. Напевно, ви зустрічали таку, скажімо, умовну Наталку, яка багато чого знає і вміє, але не поспішає поділитися своїми знаннями. Це дає їй рейтингові переваги, бо «тільки Наталка може це зробити», і, як наслідок, отримати більшу зар­плату, ніж її менш досвідчені колеги. У цьому випадку радимо переглянути і скоригувати мотивацію такого співробітника. Це підвищить і ефективність взаємодії в команді секретарів. Професор Гарвардської бізнес-школи Емі Едмондсон вважає, що метою «тімінгу» якраз і є поширення знань та досвіду, щоб і компанія, і клієнти могли отримати максимальну вигоду.

Крім стабільних професійних знань секретаря, необхідна правильна система взаємодії всередині фірми. Добре, коли юрист чітко знає, що саме в конкретному проекті він доручить своєму секретарю, своєчасно поінформує його про зміст роботи і терміни її виконання. Чіткі інструкції і певна систематичність завдань допоможуть секретареві бути хорошим помічником. Цілком зрозуміло, що це не завжди можливо через специфіку роботи юриста, але сказати, що це неможливо зовсім, було б неправильно.

Секретар — це складна, стресова професія, яка вимагає певних професійних знань і вмінь. Навчайте секретарів, мотивуйте їх здобувати знання та ділитися ними з іншими співробітниками, налагоджуйте ефек­тивну взаємодію всередині фірми. Це обов’язково принесе свої плоди. У юристів, без сумніву, будуть професійні помічники, багато з яких залишаться в професії на довгі роки.

 

Системне форматування

Окремим пунктом варто виділити проблему форматування юридичних документів. Оскільки юристи працюють зі складними документами, зокрема з двомовними угодами, проблеми форматування їм добре знайомі. Зазвичай на форматування витрачається дуже багато часу. Через проблеми з форматуванням документ може «зіпсуватися» в найважливіший момент, наприклад, коли клієнт чекає його отримання або, ще гірше, перед підписанням. Пояснити клієнту, чому ви не відправили йому документ через обіцяні 15 хвилин і по закінченні двох годин досі не зробили цього, досить важко. Погано відформатований документ має непривабливий вигляд, це непрофесійно, адже документ — це частина бренду компанії. Від того, наскільки професійний вигляд мають документи, залежить престиж вашої компанії, а отже, її конкурентоспроможність.

Причиною проблем, пов’язаних із форматуванням документів, є відсутність професійних систем та інструментів форматування. На жаль, багато юридичних фірм не мають таких систем форматування, які давно вже є на озброєнні провідних західних компаній.

Системи форматування дозволяють створювати документи за єдиними для всієї компанії стандартами (фірмовий стиль), робить зручним і простим форматування, покращує зовнішній вигляд і підвищує технічну стабільність документів. Дуже важливо, що використання системи форматування прискорює роботу над документом мінімум на 30 %, що в підсумку підвищує ефективність роботи юриста і компанії в цілому.

На завершення варто зазначити, що впровадження системи форматування документів, підвищення технічної грамотності всіх працівників компанії, професійне навчання юридичних секретарів є потужними інструментами оптимізації бізнес-процесів компанії за рахунок внут­рішніх ресурсів. Це, безсумнівно, дасть змогу вдосконалити роботу компанії, досягти і зберегти її конкурентоспроможність на ринку.