Професія: Не для друку

Алеся КОСМИНА

Ідеального програмного забезпечення для організації документообігу та білінгу юридичної фірми ніхто із розробників ще не зміг запропонувати, тож компаніям доводиться вирішувати це питання самотужки. Наскільки успішно — показує час

Сьогодні чимало розробників програмного забезпечення заявляють, що вони успішно працюють з юридичними фірмами. Проте, як показує практика, юридичні фірми не використовують запропоновані ними продукти в їхньому чистому вигляді. Або ж узагалі не використовують, віддаючи перевагу системам, розробленим власноруч ще кілька років тому на основі бухгалтерських програм.

Унікальний продукт

Аналізуючи зміни, які відбулися на ринку програмного забезпечення для юрфірм, можна констатувати, що здебільшого юрфірми залишаються досить консервативними і не ганяються за технічними новинками та пропозиціями, віддаючи перевагу вдосконаленню вже існуючого ПЗ.

«Ми не змінювали те програмне забезпечення, яке використовуємо для документообігу впродовж поняд п’яти років, — розповідає директор з розвитку бізнесу ЮФ «Ілляшев і Партнери» Ріта Розен. — Та система, з якою ми працюємо, була розроблена винятково під потреби нашої фірми, тому добре відповідає вимогам та процесам нашої фірми».

МЮФ Integrites, за словами її бізнес-консультанта Надії Мальцевої, також уже багато років не змінювала систему документообігу. Для управління проектами та ведення звітності компанія використовує власний продукт CRM, розроблений на основі платформи 1С. Також для документообігу в фірмі задіяний Microsoft SharePoint, а створений на платформі SharePoint внутрішній сайт використовується як сховище інформації, знань і документів.

Щоправда, в основу продукту, яким користується МЮФ Integrites, було покладено власну ідею компанії, від коробкової версії залишилося близько 10 %. «У результаті було оформлено ідею програмного продукту, який дозволяє керувати юридичними проектами без шкоди якості надаваних послуг та забезпечує ефективну завантаженість персоналу, на що страждають багато інформаційних систем управління, — говорить Надія Мальцева. — Протягом усього часу, впродовж якого наша система забезпечує управління проектами, ми допрацьовуємо її. На сьогодні можемо сказати, що наша фірма користується унікальним продуктом на ринку і до нинішнього часу ми, продовжуючи моніторити ринок програмних продуктів для юридичних фірм, не бачили системи, яка більше відповідала б потребам юрфірми».

Над розширенням можливостей свого програмного забезпечення постійно працює і робоча група ЮФ «Ілльяшев і Партнери», що включає як програмістів, так і працівників фірми — вони спільно розробляють нові ідеї та вдосконалюють роботу системи як до вимог завтрашнього дня, так само і до поточних. «Саме такий підхід є найбільш ефективним завдяки тому, що користувачам системи не потрібно витрачати час на навчання роботи з новою програмою та звикання до нового інтерфейсу», — вважає Ріта Розен.

Необхідні зміни

Деякі компанії за кілька років користування все ж таки наважаються на революційне рішення — змінити постачальника або власне програмне забезпечення. Так, рік тому ПЗ змінила ЮК «Правовий Альянс». Основною причиною такого кроку радник компанії Андрій Горбатенко називає негнучкість попередньої системи та обмежений базовий функціонал щодо систематизації документів.

Наразі ЮК «Правовий Альянс» для організації документообігу використовує XRM Terrasoft Professional Services від групи компаній «Террасофт». «Terrasoft — це комбінація повноцінної бази даних з системою контролю бізнес-процесів, яка дозволяє досить ефективно організувати роботу з документами, зокрема їх створення, погодження, надсилання адресатові та зберігання, — описує переваги нової системи Андрій Горбатенко. — Це програмне забезпечення дозволяє досить швидко та зручно додавати документи в базу даних, пов’язувати їх з іншими елементами системи, такі як клієнт, проект, контакт, рахунок тощо. У результаті документи можуть бути досить гнучко відфільтровані за різними ознаками, що дозволяє організувати їхній ефективний пошук та систематизацію».

Щоправда, готовим рішенням продукт від «Террасофт» назвати також не можна, оскільки юридичній компанії довелося вносити корективи самотужки.

Ціна питання

Утім, незалежно від типу, «стажу роботи» у даній компанії та розробника програмного забезпечення, системи документообігу, білінгу та захисту даних потребують постійних грошових витрат. І з кожним роком ці витрати стають дедалі більшими з огляду на підвищення складності завдань та вартості роботи програмістів.

«Вивести» середню вартість установки та обслуговування програмного забезпечення сьогодні дуже складно, оскільки вона залежить від багатьох факторів: починаючи з постачальника послуг (від компанії Microsoft до приватної фірми, яка також може зробити якісний продукт), кількості користувачів, кількості обраних модулів тощо.

За словами Андрія Горбатенка, здебільшого вартість встановлення та обслуговування системи документообігу залежить від кількості робочих місць. Середня вартість встановлення та доопрацювання такого програмного забезпечення складає 750—1 000 євро на одне робоче місце. Річне обслуговування орієнтовно складає 35—50 євро на рік за одне робоче місце. Вартість встановлення системи захисту даних може досить помітно варіюватися, залежно від потреб компанії, середня вартість — у діапазоні від 10 000 до 20 000 євро.

Якщо компанії доводиться розробляти власний продукт, приміром як роблять багато фірм, на основі 1С, то впровадження можна оцінити у десятки тисяч гривень. Постійне вдосконалення також вимагає додаткових витрат.

Період адаптації

Ріта РОЗЕН,
директор з розвитку бізнесу ЮФ «Ілляшев і Партнери»

Незважаючи на факт, що на ринку є декілька програмних продуктів, що досить добре відповідають потребам юридичних фірм, розробити продукт, який повністю відповідав би потребам усіх юридичних фірм і яким можна було б користуватися без адаптації, — неможливо. При придбанні та встановленні програми завжди буде період адаптації під процеси фірми-замовника, коли деякі модулі змінюватимуться або додаватимуть, також можливе додавання вже існуючих баз даних фірми до нової програми тощо.

Технології швидко розвиваються, і сьогодні є можливість об’єднати безліч різноманітних та необхідних для бізнесу можливостей в одній програмі, наприклад, з’єднати роботу бухгалтерії з маркетингом, додати стосунки з клієнтами та журналістами, вести історію роботи з клієнтами тощо.

Найскладніше — білінг

Андрій ГОРБАТЕНКО,
радник ЮК «Правовий Альянс»

Як попередня система, яка використовувалася нашою компанією, так і XRM Terrasoft Professional Services на стадії впровадження потребували певних доопрацювань. Як правило, найбільшого доопрацювання потребує система білінгу, оскільки в цій частині в різних юридичних компаніях використовуються різні принципи та підходи. Спираючись на власний досвід та досвід наших колег, можна однозначно зробити висновок, що програмного забезпечення, яке могло б повноцінно використовуватися «з коробки», не існує. Завжди виникає потреба адаптації під потреби конкретної компанії. У цьому відношенні дуже важливою є адаптивність системи, тобто можливість її конфігурування силами IT-відділу, без залучення розробників та програмістів.

ТЗ з нуля

Надія МАЛЬЦЕВА,
бізнес-консультант МЮФ Integrites

На момент вибору програмного продукту жодна компанія не змогла запропонувати програмне забезпечення, що відповідало б нашим потребам. Жоден програмний засіб не дозволяв вести проекти наших клієнтів з достатнім горизонтом планування в українських реаліях і фіксації дій по проектах. Ми змушені були продумувати з нуля технічне завдання для розробників CRM, поклавши в основу досвід ведення проектів у різних програмних продуктах, починаючи від Excel та закінчуючи продуктами Oracle. Усе найцінніше і застосовне в юридичному світі було зібрано в єдине завдання, проведено багато обговорення життєздатності запланованої системи, моделювалися ситуації і виключалися ті пропозиції, які могли поставити контроль вищим за якість робіт.