Інновації: Корисні підсилення

Олена МЕЛАШЕНКО,
керівник консалтингового агентства Legal Style

Лише правильний вибір інноваційного продукту дасть змогу отримати очікувану користь від його використання

Роботу сучасної юридичної фірми не можна уявити без впровадження інновацій.

З точки зору експертів ринку IT, розквіт юридичних технологій на світовому ринку пов’язаний з тим, що конкуренція серед юристів зростає, і в таких умовах вони намагаються використовувати якомога більше інноваційних технологій у роботі для підвищення конкурентоспроможності. Крім того, приватним фірмам і приватним адвокатам юридичні технології допомагають контролювати і зменшувати витрати.

 

Системні налаштування

 

Провідні юридичні компанії світу, такі як Allen & Overy, Clifford Chance, Freshfields Bruckhaus Deringer, Linklaters, Slaughter and May, ретельно відстежують і впроваджують прог­рамні продукти, подаючи таким чином чіткий сигнал всьому ринку, який продукт є найкращим. Приваб­ливість інновацій полягає в тому, що вони заощаджують час на підготовку і обробку документів, пошук та аналіз нормативного матеріалу, вирішення типових завдань та суттєво зменшують витрати юридичних практик.

На жаль, багато програмних продуктів, які впроваджують провідні світові компанії, мають тільки англомовні версії (наприклад, Kyra System) і не цілком відповідають запитам транснаціональних багатомовних юридичних практик або малодоступні за ціною для українських компаній.

Проте існує, як мінімум, три види систем, які є must have для будь-якої юридичної фірми, вони давно взяті на озброєння провідними компаніями і цілком доступні на українському ринку.

Перший — це CRM (Customer Relationship Management System), тобто система управління відносинами з клієнтами. СRM для юридичної фірми — це і клієнтська база, і управління проектами, і оперативний облік часу, і процеси білінгу, і можливості побачити повну картину по клієнту в одному вікні.

Другий вид — різні системи зберігання та загального доступу до документів, такі як Microsoft SharePoint, які дають змогу організувати єдине середовище для спільної роботи над документами і проектами.

Третій — системи форматування юридичних документів (наприк­лад, Litera Microsystems.), призначені для стандартизації та уніфікації документів компанії, дозволяють створювати документи відповідно до корпоративного стилю компанії, а також значно зменшують час редагування документів.

Впровадження програмного продукту

 

Як впроваджуються ці продукти на українському ринку? У цілому є розуміння, що впровадження таких систем необхідне. Проте сказати, що процес йде досить активно, не можна.

Що ж заважає українським компаніям активніше впроваджувати навіть доступні і необхідні технології? По-перше, завищене очікування менеджменту компаній від впровадження того чи іншого продукту. Коли при більш детальному ознайомленні з системою стає ­зрозуміло, що «чарівної зеленої кнопки», натисканням якої будуть розв’язані всі проблеми, немає, і що система лише дозволяє вдосконалити бізнес-процес та підвищити ефективність бізнесу, багато менеджерів відчувають розчарування і не поспішають купувати навіть необхідні продукти. Керівництво звертається до старих методів і намагається розв’язувати проблеми за рахунок збільшення кількості працівників молодшої ланки і збільшення робочого часу. До інновацій треба дозріти, і рано чи пізно це відбувається.

По-друге, наважившись одного разу придбати якусь систему, менеджмент компанії не поспішає купувати іншу. Продукт придбаний, кошти витрачені, а очікуваного ефекту немає. Якщо продукт відповідає поставленим цілям і завданням, але не приносить належного ефекту, це означає, що він був неправильно впроваджений. Впровадження програмного продукту відбулося в тому випадку, якщо він виконує поставлене завдання, а працівники компанії повністю перейшли на роботу з новим продуктом.

 

Як цього досягти?

 

1. Будь-яка система має відповідати потребам і завданням юридичної фірми і бути відповідним чином налаштована або допрацьована. Наприклад, на ринку представлена достатня кількість універсальних CRM-систем, які перевантажені модулями і функціями, котрі юристи не використовують. Така система або не приживається в юридичній фірмі, або ж працівники витрачають непродуктивний час на боротьбу з недружнім інтерфейсом.

2. Впровадження будь-якої системи — це складний процес, який вимагає значних зусиль з боку менеджменту компанії. Менеджмент повинен не тільки бути залученим до процесу впровадження системи, але й добре розуміти можливості та цілі впровадження системи. Практика показує, що там, де менеджмент фірми, включаючи керуючого партнера, не бере участі і не проявляє «політичної волі» у впровадженні і контролі за використанням системи, ефективність зводиться до нуля.

3. Система не може бути успішно впровадженою, якщо нею можна користуватися частково або за бажанням працівників. Заважає консерватизм та інертність. Можна працювати без системи і не ефективно, але більш звично. Якщо під час впровадження системи немає жорсткого посилу, що з певного моменту всі зобов’язані користуватися системою в повному обсязі і немає контролю за використанням системи, то, як правило, системою перестають користуватися. Цим страждають не тільки локальні фірми, але й досить успішні світові компанії. Наведемо такий приклад. Дві великі світові компанії придбали систему форматування юридичних документів одного виробника. В одній компанії система успішно працює, що дає змогу скоротити час на створення і редагування документів мінімум на 40 %. В іншій компанії система використовується лише на 10 %, що не приносить істотної користі. Причина саме в тому, що перша компанія жорстко вимагає створювати документи тільки в системі, а друга компанія залишила процес напризволяще і, витративши чималі кошти, результату не досягла.

4. Позначається недолік у юристів технічних знань у галузі комп’ютерних технологій, що ускладнює розуміння принципів функціонування тих програм, якими вони користуються або хотіли б прид­бати. Найчастіше постачальники продукту проводять лише формальний і поверховий інструктаж. Цього зовсім недостатньо. Тому, крім придбання продукту, необхідне ретельне навчання всіх працівників компанії. Навчання має провести компетентний фахівець, який добре знає всі тонкощі роботи системи і володіє методикою навчання. Менеджмент компанії, щоб зменшити витрати на продукт, часто відмовляється від повноцінного навчання всього штату, що призводить до того, що працівники перестають або навіть не починають користуватися системою.

5. Під час впровадження системи в компанії повинен попрацювати бізнес-консультант, який, крім необхідного і достатнього навчання, на перших етапах допоможе правильно ввести інформацію в систему або привести документи компанії у відповідність до корпоративного стандарту та формату. Потім зможе проаналізувати успішність використання системи, допоможе доналаш­тувати систему і проведе необхідні консультації або повторне навчання. Якщо цього не зробити, в компанії паралельно йтимуть два процеси — старий і новий. Це неминуче призведе до зниження ефективності роботи будь-якої системи, а то й зовсім зведе нанівець усі зусилля.

На завершення варто додати, що при правильному виборі продукту і його правильному впровадженні користь від використання нових технологій, безсумнівно, велика і цілком виправдовує як вкладені кошти, так і зусилля, що підтверджує досвід найкращих світових компаній.