Бізнес: Гнучкий офіс

Євген ПІДЛІСНИЙ

Хоча на сьогодні коворкінги ще не займають значну долю комерційної нерухомості, проте протягом найближчого десятиліття чимало юрфірм до них переїдуть

Коворкінгова форма організації робочого простору, яка спершу обмежувалася стартапами, наразі набуває популярності серед різних видів бізнесу і середніх та великих компаній, бо надає переваги порівняно з класичними офісами, причому не лише цінові. За оцінками великої американської компанії Jones Lang LaSalle, що займається комерційною нерухомістю, через десять років коворкінги можуть складати третину всієї офісної нерухомості — якщо на самому початку піонери коворкінгу орієнтувалися на фрілансерів та стартапи, то тепер серед пріоритетних клієнтів усе частіше фігурують великі корпорації.

Компанія GCUC, що проводить конференції з коворкінгу, та консалтингова агенція Emergent Research стверджують: якщо у 2017 році у світі було 11 790 коворкінгів, то у 2022­му їх кількість має збільшитися до 100 тисяч. Провідним світовим постачальником коворкінгових пос­луг є компанія WeWork (материнська компанія — The We Company, що включає також шкільну мережу WeGrow та колівінги WeLive, проте мережа коворкінгів розвинена ліпше). Вона надає приміщення у більш ніж 500 коворкінгах у майже сотні міст у десятках країн, а третина її клієнтів є у списку Fortune 500, причому сама компанія не має нерухомості у своїй власності. Найбільшим попитом її послуги користуються у Східній Азії.

 

Святослав БАРТОШ, партнер ЮФ Bargen

Можна сказати, що на період карантину наша компанія і так працює частково в режимі коворкінгу. Більшість співробітників працюють із дому і приїжджають до офісу, коли є бажання і потреба. Так склалося, що у тих, хто залучений до судової роботи, потреба виникає частіше. Працюємо у форматі «open space».

Перша перевага, яку може надати юрфірмі робота у коворкінгу, це можлива економія витрат. Є спільні приміщення, спільна оренда та обслуговування яких, звичайно, обходиться дешевше. Економія часу на вирішення організаційних питань у роботі офісу. Хоча не завжди коворкінг обходиться дешевше. Потрібно враховувати, що входить у набір послуг, і підбирати актуальний для себе. Друга — можливість знайомства з іншими резидентами коворкінгу.

Фактори при виборі коворкінгу, на які я звертав би увагу, такі: доступність до цент­ральних станцій метро, максимум +2 станції від центральних вузлових. Це впливає на час, який працівники витрачають на те, аби дістатися до офісу або на судові засідання. Крім того, це послуги, які надає коворк, окрім приміщення, а також наявність переговорної з простим доступом, а не коли потрібно пробиратися через безліч інших приміщень, щоб конфіденційно поговорити з клієнтом.

Чому саме коворкінги?

Саму систему коворкінгів можна назвати революцією у сфері комерційної нерухомості, сутність якого полягає у переході від розуміння офісу як простору для роботи до бізнес­моделі офісу як сервісу (SPaaS, space as a service). Вона полягає у зміщенні акцентів на тому, які саме офісні компоненти допомагають орендарям працювати ефективно, а що заважає та знижує їх продуктивність. Сам офіс, по суті, перестає бути лише робочим місцем, стаючи також місцем для широкого співробітництва, навчання та відпочинку. Зазвичай у комплекс послуг коворкінгу входять офісне обладнання, інтернет та інші засоби зв’язку, друк, канцелярія, пошта, доступ до приміщень для проведення конференцій та переговорів, прибирання. Додатково можуть надаватися такі професійні послуги, як послуги бухгалтера, IT­підтримка тощо.

Одна з переваг коворкінгів — можливість нетворкінгу, тобто утворення спільноти з іншими компаніями або участь у вже існуючій, причому такі компанії, як правило, представляють різні сфери діяльності. Це найбільш актуально для юрфірм, що бажають надавати послуги стартапам та IT­проєктам. Нетворкінг просто необхідний у тих випадках, коли для реалізації великих проєктів не обій­тися без об’єднання зусиль різнопрофільних компаній. Переселення для коворкінгу або ж направлення до нього когось із юристів може сприяти залученню нових клієнтів. Саме цю тактику успішно використала компанія Linklaters, що направила свого адвоката працювати в одному з коворкінгів WeWork саме для налагодження контактів зі спільнотою. Завдяки нетворкінгу юрфірма уклала угоду з краудфандинговою платформою CrowdCube на надання консалтингових послуг компаніям, які обрані для краудфандингового фінансування. Разом із тим треба зважати і на внутрішні правила коворкінгу, які регулюють співіснування його резидентів, особливо якщо вони представляють різні види бізнесу. Якщо ж є бажання гуртуватися з іншими юристами, то у світі вже існують нішеві юридичні коворкінги, відкриті лише для правників.

Як не дивно, але до переваг коворкінгів можна віднести і комфорт. Річ у тім, що в коворкінгах преміум­класу все із самого початку ­облаштовано на найвищому рівні, тож орендарі економлять час та фінанси на вирішенні організаційних та побутових питань, які вже вирішені за них. Орендодавці забезпечують їжу та напої, зручні меблі, оргтехніку, зони відпочинку та навіть душові у справному стані. Вони ж дбають і про чистоту приміщень, що позбавляє фірми необхідності турбуватися про різноманітні неробочі питання і тримати у своєму штаті непрофільний персонал.

Зрозуміло, що витрати на утримання приміщень беруть господарі коворкінгів і вони можуть забезпечити використання високотехнологічних рішень за суму, що є значно меншою, аніж якщо компанії довелось би самостійно їх організовувати. Компанія­резидент коворкінгу може також отримати у тимчасове користування недешеві інноваційні продукти, на які самотужки не витрачала б кошти. Так, коворкінг може забезпечити юрфірмі все необхідне для проведення дорогої та яскравої презентації, причому для юрфірми це коштуватиме значно дешевше, аніж якби вона все організовувала самостійно, та швидше.

Не треба забувати й про те, що коворкінги часто організовують у зручних місцях поруч із найкращими транспортними розв’язками та розвиненою інфраструктурою. З огляду на це із дедалі більшою прихильністю до коворкінгів ставляться і девелопери, оскільки їх наявність робить більш привабливим для клієнтів увесь сусідній комплекс будівель. Великі коворкінги можуть пропонувати гнучкі програми для різних орендарів, і в цьому їх перевага порівняно зі звичайними офісами. Знову­таки, можна підписатися на потрібні пос­луги і не гаяти час та енергію на пошуки їх постачальників і водночас не сплачувати за ті послуги чи приміщення, в яких немає потреби, але які власники класичного офісу можуть давати «в навантаження» до орендованого приміщення. Умови оренди приміщень у коворкінгах є більш гнучкими порівняно з класичною орендою і в питаннях строків: зовсім необов’язково укладати довгострокові договори, а окремі приміщення, потреба в яких виникає час від часу, можна знімати на поденній чи погодинній основі.

 

Великі гравці

На коворкінгову систему переходять й окремі великі компанії. Директорка з розвитку KPMG у Великій Британії Крісті Мітчелл стверджує: «Створюючи свої невеликі команди, що працюють у коворкінгах, ми стаємо частиною екосистеми, що швидко розвивається. Ми щоденно перебуваємо у прямому контакті з бізнесом та здатні допомогти компаніям виявляти ключові проблеми та можливості безпосередньо у момент їх виникнення». Іншими словами, це дозволяє оперативно виявляти проб­леми та знаходити швидкі й більш цікаві рішення.

Переміщення частини власного персоналу до коворкінгів може розглядатися також як захід для підвищення їх продуктивності, як це зробила, наприклад, Microsoft, розмістивши у коворкінгах WeWork близько третини свого нью­йоркського персоналу, причому переважно тих, хто займається продажами. Це продиктовано тим, що ті, хто працюють у коворкінгах, перейматимуть дух підприємництва та динаміку від їхніх нових сусідів.

Переїзд до коворкінгу здатен кардинально змінити багато аспектів життя юрфірми. За словами Роберта Даггана, керуючого партнера лондонського офісу великої міжнародної юрфірми Mourant, з переїздом офісу до коворкінгу компанія лібералізувала дрес­код — співробітникам було дозволено перебувати на робочих місцях не в костюмах, які, проте, треба було мати при собі на випадок ділової зустрічі. Крім того, було введено гнучкий графік роботи. Він оцінює такі зміни як позитивні, адже корпоративна культура стала більш динамічною, а колектив більш дружним. Проблемою виявився етикет телефонних переговорів. «Від дуже голосних переговорів люди перейшли до тихішої манери спілкування. Наразі набагато тихше, ніж я міг собі раніше уявити», — робить висновок Роберт Дагган.

Сергій ЯЩУК, CEO Coworking Platforma

Серед наших резидентів є чимало юридичних компаній. З­поміж найбільш важливих критеріїв для них при виборі є, передусім, розташування коворкінгу. Саме тому особливим попитом користуються наші преміальні локації в центрі міста: на Подолі та в БЦ «Леонардо». Вагомим фактором є також стильний і сучасний бізнес­дизайн.

Крім того, саме юридичні компанії найчастіше замовляють у нас послугу Headquarters by Platforma — це коли ми розробляємо індивідуальне планування офісного простору під потреби бізнесу. Особливим попитом користується можливість мати власний ресепшн, окремий (а інколи й «чорний» вихід/вхід), власну систему контролю доступу, власні переговорні кімнати, лаунж та кухню. Часто такі клієнти забирають під себе весь поверх. Тобто компанія отримує індивідуальний простір і всі переваги коворкінгу: можливість швидкої зміни розміру офісу, економія на сплаті комунальних, за техніку, папір, прибирання, охорону, чай/кава/печиво. Юристи часто приємно здивовані можливостями розвитку бізнесу, які з’являються у них з моменту переїзду в коворкінг, адже всі резиденти коворкінгу стають їх потенційними клієнтами. Ми, наприклад, дуже дбаємо про розвиток нетворкінгу між нашими резидентами. У нас проводяться безліч вечірок, майстер­класів, п’ятничних happy hours з келихом шампанського тощо. Крім того, більшість юристів — дуже зайняті люди, яким важко виділити час на спортивні заняття або мовні курси. Наші резиденти все це отримують безкоштовно, не в робочий час і не виходячи за межі локації — тобто без київських заторів на дорогах.

 

Підводні камені

Від коворкінгів їх резиденти очікують достатні площі робочого простору, значну кількість світла, зони відпочинку. Для юристів особливо актуальним є з’ясування, які елементи простору підходять юридичній компанії, і це стосується передусім таких факторів, як рівень шумів та здатність приміщень забезпечити конфіденційність. Окремі специфічні риси коворкінгів можуть бути не до вподоби багатьом юристам: часто в них досить галасно, забагато людей та є сумніви щодо забезпечення конфіденційності. Проте цю проблему можна розв’язати як шляхом чіткого відокремлення своїх приміщень від спільної зони, так і шляхом використання спеціальних плівок та особливим розташуванням елементів інтер’єру, як це робить The We Company. Вона також застосовує електростатичне скло у кімнатах для переговорів.

Питання достатності площі у коворкінгах є двояким: з одного боку, чимало компаній винаймають у них приміщення якраз із прицілом на подальше розширення і, відповідно, зайняття нових квадратних метрів. З іншого — коворкінг може бути переповненим, а конференц­зали та переговорні кімнати можуть бути зай­нятими на потрібний юристам час. Відповідно, це один із найбільших факторів ризику. Іншим важливим орієнтиром є можливості нетворкінгу — для цього варто з’ясувати заздалегідь, хто потенційні сусіди і якими принципами керується власник нерухомості при виборі орендарів, якщо такі принципи є. Так, оточення у коворкінгу може бути як плюсом, так і мінусом, а нетворкінг може мати й зворотний бік у вигляді небажаних сусідів. Як уже зазначалося, однією з причин переїзду до коворкінгу є більш демократичні умови оренди та її вартість, проте навіть за таких умов варто переконатися у відсутності неприємних підводних каменів у договорі оренди.

 

Правові труднощі

Перші коворкінги в Україні почали з’являтися ще у 2008 році, першопрохідцями в них стали ІТ­компанії. Проте у вітчизняному законодавстві немає такого поняття, як «коворкінг», разом із тим під ним можна розуміти певні підходи до організації приміщень для праці та організації праці різних форм. Коворкінги умовно відносять до КВЕД 77.33, який передбачає надання в оренду комп’ютерів і периферійного устаткування, офісних меблів, хоча це не відображає повністю сутність їх діяльності. Іншим непростим питанням є нюанси трудового законодавства, виходячи з якого є теоретична можливість визнати наявність трудових правовідносин між коворкінгом та особами, які в ньому працюють, із відповідними негативними наслідками для власника коворкінгу. З огляду на це власникам коворкінгів важливо оформляти такі договори з орендаторами — фізичними особами, які б однозначно свідчили про комерційний характер відносин і які б не було можливості трактувати як трудові відносини. Крім того, важливо, щоб було детально відображено, які саме послуги оплачуються та в якій мірі, а також питання матеріальної відповідальності.

 

ВИКОРИСТАННЯ КОВОРКІНГУ

Є кілька варіантів використання коворкінгу:

  • Hot desking — одним робочим місцем користується двоє чи більше співробітників. Це може стосуватися тих, хто не знаходиться в офісі постійно, наприклад, кур’єри, помічники юристів, сумісники, можливо, правники, які займаються судовими спорами. Це більше підходить невеликим юрфірмам, що мають обмежені ресурси. Цікавий нюанс: за рахунок hot desking та абонементів на конкретні години у коворкінгу може бути заповнюваність навіть понад 100 %.
  • Використання коворкінгів для розміщення офісів­сателітів. Такою формулою користуються великі міжнародні компанії, коли основний офіс розміщено у престижному бізнес­центрі або у власній будівлі, проте не вистачає простору для всіх співробітників, або коли частину персоналу можна розмістити у більш дешевих приміщеннях коворкінгу.
  • Використання коворкінгів для спільних зустрічей команд, коли юристи працюють у різних місцях чи регіонах, чи для зустрічі з клієнтом у зручному для нього місці. У таких випадках приміщення коворкінгу орендуються погодинно.
  • Приміщення у коворкінгу орендуються майже як звичайний офіс, без супутніх послуг, які зазвичай надають коворкінги. Це, по суті, звичайний офіс, відділений від зони загального користування, проте за рахунок використання загальних приміщень орендар може зекономити.