Тема: Юристи зводять рахунки

Євгенія РУЖЕНЦЕВА

Кожна юридична компанія прагне ефективності та злагодженості в бізнес-процесах, тому обліку піддаються фактично всі показники її роботи, а також «трудові звершення» окремих співробітників. На сьогодні більшість юридичних фірм використовують спеціальне програмне забезпечення для білінгу — обліку робочого часу та наданих послуг, який дає змогу автоматизувати процес виставлення рахунків. Який операційний функціонал білінгових систем і наскільки ефективне їхнє використання в межах юридичної фірми, «Український юрист» з’ясував як у представників юридичного бізнесу, так і компаній, що надають програмне забезпечення.

ДИСКУСІЯ

Якими білінговими системами користується ваша юридична фірма? У чому ви бачите їхні переваги та недоліки порівняно з іншими білінговими системами?

Антон ЗІНЧУК,
асоційований партнер ЮФ ILF

У ЮФ ILF білінгова програма використовується вже понад сім років. Під час її впровадження розглядалися різні пропозиції: як стандартні білінгові програми, так і рішення з можливістю індивідуалізації під потреби замовника. Проте жоден із запропонованих варіантів на той час не відповідав повною мірою потребам фірми. У зв’язку з цим було прийнято рішення про розробку власного програмного продукту. Звісно, на початкових етапах власна білінгова програма не могла зрівнятися у функціоналі, useability та можливостях інтеграції з професійними CRM-системами (CMS Open, Elite тощо), однак вона від початку вибудовувалася відповідно до потреб операційної діяльності ILF. Наразі фірма використовує вже четверте покоління власної білінгової програми, і вона повністю забезпечує юристів та менеджерів необхідною обліково-управлінською інформацією та підтримкою документообігу. При цьому фірма має змогу самостійно здійснювати її обслуговування та оновлення і не залежить від зовнішніх провайдерів ІТ-послуг.

Порівнюючи готові та власні білінгові програми, підкреслю, що готова програма — це зовнішній елемент, який юридичні фірми намагаються імплементувати в своє бізнес-середовище та корпоративну культуру. Інколи цей процес передбачає адаптацію, перебудову бізнес-середовища та корпоративної культури фірми під білінгову програму. В обох випадках спостерігається певний перехідний період, коли менеджери та юристи пристосовуються до нових умов і протягом якого ефективність роботи може знижуватися. Інакше ситуація складається з власними білінговими програмами. Вони розробляються, впроваджуються та оновлюються тоді, коли команда готова, «дозріла» до нового рівня ведення юридичного бізнесу. А це, своєю чергою, робить перехідний період менш напруженим. Водночас розробка власного продукту потребує значних інвестицій, часу та зусиль усього персоналу юридичної фірми, щоб результат виправдовував очікування всіх користувачів.

Якими білінговими системами користується ваша юридична фірма?
Які додаткові опції ви встановили порівняно зі стандартним програмним забезпеченням (ПЗ)?

Ростислав КРАВЕЦЬ,
адвокат, старший партнер  АК «Кравець, Новак і Партнери»

Наша компанія використовує у своїй роботі систему Terrasoft. На мій погляд, функціонал та можливість її налаштування при доволі гуманній ціні виявилися для компанії найбільш прийнятними.

Практично всі білінгові системи є конструкторами. У нашій компанії ми окремо розробили певні звіти для більш зручного контролю за виконанням проектів та аналізу результатів роботи.

Володимир РАТУШНЯК,
адвокат, директор ЮФ «Альянс Ратушняк і Партнери»

ЮК «Альянс Ратушняк і Партнери» перебуває на стадії впровадження системи «Каскад білінг». До цього ми тривалий час використовували звичайні табличні форми для ведення обліку.

Одразу можу сказати, що таб­личні форми мають надзвичайно великий потенціал, який практично ніхто самотужки не реалізовує, тому всім, хто не може собі дозволити повноцінну систему білінгу, рекомендую звернути увагу на названу обставину і знайти хорошого ІТ-фахівця. До речі, практично всі білінгові системи так і зароджувалися, — шляхом адаптації під замовника.

Система «Каскад білінг» адаптована для вимог юридичного бізнесу і це головна перевага продукту. Як завжди в ІТ-бізнесі, є так звана базова (коробочна) версія та передбачена можливість адаптації під конкретні вимоги замовника. Базова версія включає основні функції обліку, власне це саме те, що і «продає» вказану програму. Однак на етапі впровадження виникають побажання, які мають бути виконані шляхом налаштування та незначної модифікації системи. І на цьому етапі головне — знати те, що вам потрібно, тому без попереднього практичного досвіду буде важко.

Ксенія ГЕНС,
виконавчий директор АК «Коннов і Созановський»

Досить давно керівництво АК «Коннов і Созановський» зрозуміло, що без добре налагодженої системи обліку часу юристів та білінгової системи неможливо відстежити, скільки годин було витрачено юристом на той чи інший крок у справі клієнта чи на цю справу загалом. Відповідно, якщо з клієнтом є угода про погодинну оплату праці, то необхідно вираховувати суму гонорару. Сам клієнт теж завжди хоче бачити, які конкретно завдання здійснив юрист.

Безперечно, робота юридичних фірм сьогодні неможлива без використання засобів автоматизації. І тому вже багато років в АК «Коннов і Созановський» діє програма обліку робочого часу юристів і відповідна білінгова система. Під час вибору програмного продукту ми ретельно вивчили ринок, що пропонував досить широку лінійку програм, проте серед них на той момент дуже мало було продуктів саме для юридичних компаній. Проаналізувавши різні рішення, дійшли висновку, що найкраще створити програму, яку можна буде адаптувати під свої потреби, аніж, навпаки, адаптуватися під вже існуючі глобальні білінгові системи, які досить часто не є гнучкими і не зав­жди зручні у використанні.

Таким чином, було створено програму, за допомогою якої можна: обліковувати витрачений робочий час юристів; реєструвати клієнтів та їхні доручення; працювати з документами клієнтів (електронний документообіг); виставляти рахунки та контролювати їх сплату; обраховувати витрати у справах клієнтів.

Олег ЯКИМ’ЯК,
керуючий партнер ЮФ «Кушнір, Яким’як та Партнери»

Білінгову систему ми сприймали і сприймаємо як інструмент налагодження бізнес-процесів у нашій компанії. Базовою комплектацією такого інструмента можна вважати автоматизований облік витраченого часу та формування специфікацій/рахунків виконаної роботи. Крім цього, ми вважали необхідним, щоб такий інструмент допомагав нам у реалізації основних наших цінностей, а саме: командна гра, відповідальність, пунктуальність.На базі таких цінностей в нашій компанії виробилося таке правило: «Скажи, що зробиш, і зроби, що сказав». Ми є клієнтоорієнтованою компанією, тому, серед іншого, для нас дуже важливим є своєчасне реагування на запити клієнтів. Цього можна досягнути завдяки злагодженій роботі всієї команди компанії. Для спрощення процедури адміністрування процесу виконання завдань нам необхідний був інструмент з елементами проектного управління. Високу якість наданої нами послуги забезпечує, з-поміж іншого, і правильне планування виконання відповідного завдання. Тому ми попросили розробника інтегрувати в білінгову систему блок планування, який забезпечує нам можливість відстежувати поточну завантаженість працівників, визначати пріоритети, узгоджувати дії між працівниками, залученими до виконання того чи іншого завдання, контролювати виконання завдання в режимі реального часу.

Які можливості надає спеціальне ПЗ порівняно зі звичайними офісними програмами? Яких результатів досягнуто завдяки установці спеціального білінгового ПЗ? Чи посилаєтеся ви на статистику, що базується на показниках білінгових систем, оцінюючи роботу працівників юрфірми?

Володимир РАТУШНЯК,
адвокат, директор ЮФ «Альянс Ратушняк і Партнери»

Сучасні білінгові системи мають надзвичайно великий перелік функцій та опцій, що безпосередньо впливає на ціну. Приймаючи рішення придбати білінгову систему, потрібно чітко розуміти, чим, власне, відрізняється ваша «домотканна» програма від «повноростової» системи білінгу, яку все частіше називають CRM (client relation management). Крім суттєвих відмінностей у деяких додаткових можливостях, базовими мають стати такі функції: облік (фактично виконане); планування (майбутні роботи); аналітика даних та маркетингові можливості.

Обираючи систему та провайдера, потрібно розуміти, що практично всі продукти, що пропонуються на ринку, легко можуть задовольнити ваші вимоги. Ключовим є питання грамотного впровадження системи, що має дві складові — готовність партнерів та персоналу сприйняти такі нововведення, готовність провайдера здійснити впровадження та адаптацію під вас, що корелюється з вашою можливістю сплачувати рахунки ІТ-провайдера.

Враховуючи практичний досвід ЮК «Альянс Ратушняк і Партнери», можемо сказати, що коректно налаштована та грамотно запроваджена CRM-система фактично одразу змінює роботу юридичного офісу, дає можливість працювати на вищому рівні.

Ксенія ГЕНС,
виконавчий директор АК «Коннов і Созановський»

Впровадження нової програми допомогло мінімізувати втрати відпрацьованих юристами годин та понесених на клієнта витрат. Також завдяки її впровадженню вдалося скоротити обсяги роботи секретаря з ведення рахунків — програма вираховує все автоматично, а до цього всі роботи велися майже в «ручному» режимі, оскільки звичайні офісні додатки, на жаль, не можуть впоратися з цим досить складним зав­данням. Такі дані ми зазвичай використовуємо на атестації, щоб повною мірою оцінити роботу юриста.

Ростислав КРАВЕЦЬ,
адвокат, старший партнер АК «Кравець, Новак і Партнери»

За допомогою білінгової системи зручніше контролювати час, який витрачається на конкретний проект, та прогнозувати подальші витрати. Також з’являється можливість наглядно надавати звіти клієнту та пояснювати вартість проекту.

Завдяки зазначеній системі зручно проводити аналіз роботи та своєчасно узгоджувати дії, контролювати витрати часу юристами компанії.

Після встановлення білінгового ПЗ було зменшено час на обробку рахунків та підготовку актів виконаних робіт. Робота компанії та конт­роль за діяльністю працівників стали більш прозорими. Фактично, вся користь полягає в економії часу та зручності керування процесами в компанії.

Якщо ваша юрфірма не використовує спеціальні білінгові системи, то якими офісними додатками ви користуєтеся для виконання цих функцій?
Чи вдалося вашій юрфірмі самостійно автоматизувати облік робочого часу та наданих послуг?

Денис ОСИПЕНКО,
партнер ЮК Campio Group

Білінгові системи справді здатні позбавити вас головного болю, якщо ваша юридична компанія працює за західним зразком і пропонує «єдине меню» стандартних послуг. Спеціалізоване програмне обладнання, як, наприклад, PCLaw від Lexis Nexis, забезпечує управлінський облік, фіксує витрати, дає змогу встановлення гнучких варіантів оплати.

Компанія Campio Group не застосовує автоматизованих білінгових систем у своїй роботі. Ми спеціалізуємося на відкритті рахунків та реєстрації компаній за кордоном, співпрацюємо з надзвичайно широким колом юрисдикцій та контрагентів, будуємо унікальні схеми для вирішення бізнес-завдань кожного з клієнтів. Немає єдиної формули, за якою ми складали б кошторис наших послуг, ціна є різною залежно від різноманітних факторів — вартості обслуговування рахунків у банках різних юрисдикцій, суми накладних витрат, ставок контрагентів, складності побудованої схеми. З кожним новим контрактом ми намагаємося знайти рішення, що задовольнить обидві сторони, — перспектива подальшої спів­праці тут відіграє велику роль. Постійні клієнти можуть розраховувати на знижку. Водночас плата може бути вищою, якщо справа є нестандартною або такою, що потребує додаткового часу юристів.

Оксана КОБЗАР,
партнер ЮФ FELIX

Наша фірма поки не використовує спеціальних білінгових систем. Основна причина — ризик залежності від розробників, ризик витоку інформації, потреба у значних ресурсах часу та фінансів на запровадження системи. Крім того, з більшістю клієнтів ми працюємо на умовах абонентського обслуговування з фіксованою щомісячною платою. Враховуючи це та зважаючи на розмір фірми (до 15 працівників), придбання білінгової системи на цей рік у бюджет не закладали. Проте навіть за таких умов облік продуктивності, аналіз статистики та розрахунок рентабельності для нас must have.

Для вирішення цих завдань наразі ми використовуємо інструменти компанії Microsoft, а саме: програмне забезпечення Office 365. До цього онлайн-сервісу входить Microsoft Outlook, в якому юристи ведуть облік усіх завдань з досить широкою аналітикою (включаючи витрачений час) і можливостями контролю з боку партнерів. Тут і загальний календар, і власний портал Sharepoint як бібліотека документів з розмежованими правами доступу. Юристи працюють у давно знайомому інтерфейсі, програмне забезпечення «не конфліктує» з іншими програмами. Цінним є те, що цей сервіс надається на підставі договору та передбачає певні гарантії конфіденційності інформації і документів. Ще один фактор — можливість доступу до системи з будь-якої точки і відсутність необхідності у власному сервері.

Андрій ТАРАСОВ,
адвокат, керуючий партнер ЮК «Тарасов та Партнери»

Білінгові системи широко застосовують у компаніях, зайнятих у сфері надання консультаційних послуг (юридична практика, ­аудит, бухгалтерський аутсорсинг тощо). Зазвичай у таких компаніях виставляння рахунків тісно пов’язане з обсягом витрат часу і опосередковане почасовими ставками фахівців. Для нашої компанії як такої, що спеціалізується на юридичному обслуговуванні господарської діяльності підприємств та переважно застосовує фіксовану місячну (абонентську) плату за свої послуги, питання обліку часу для його оплати клієнтом не стоїть так гостро, як у інших. Безперечно, час, що витрачає фахівець для виконання того чи іншого завдання замовника, має обліковуватись (перш за все, задля визначення ефективності юриста), проте ми застосовуємо дещо інші методи його контролю та аналізу.

Так, для згаданих цілей ми застосовуємо стандартну офісну програму для роботи з електронними таблицями, що надає можливість економіко-статистичних розрахунків та використання графічних інструментів. Інструментарій, яким наразі може похвалитись практично будь-яка з подібних програм, є настільки широким, що дозволяє задовольнити будь-які вимоги управлінського та оперативного обліку підприємства. Нами самостійно були розроблені форми звітів, котрі заповнюються щоденно кожним із співробітників та щотижнево консолідуються та аналізуються керівництвом компанії. Як правило, відповідний аналіз проводиться на робочих нарадах, що дає змогу поєднати статистичну роботу з безпосереднім обговоренням результатів праці кожного окремого юриста. Більше того, це допомагає керівнику бути в курсі всіх справ, якими займаються його підлеглі, та оперативно управляти відповідними процесами, безпосередньо надаючи цінні вказівки та поради. У свою чергу, відносно невисока вартість такого стандартного програмного забезпечення (особливо порівняно з професійними білінговими системами) робить розв’язання проблеми обліку робочого часу ще й економічно привабливим.

На мою думку, використання спеціальної білінгової системи буде актуальним лише для достатньо великої компанії (понад 25 юристів), котра застосовує переважно погодинну оплату наданих послуг. Але й при цьому керівникам відповідних рівнів доведеться контролювати адекватність заявленого клієнту до оплати часу тим завданням, що були від нього отримані, й жодна автоматизація цього процесу не замінить.

У чому особливості білінгового програмного забезпечення для українських юридичних фірм?

Євген ШАФІР,
керівник проектів компанії Economic Systems (ПЗ TimeCost)

Основна функція білінгового ПЗ в юридичній фірмі — не втратити зароб­лені гроші. Досягається це завдяки максимально оперативному виставленню клієнтам рахунків за виконану роботу та достовірній аргументації стосовно кожної позиції у рахунку. Окрім цього, така система забезпечує компанію різноманітною аналітичною інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень, аналізу ефективності роботи співробітників та чіткого уявлення про фінансові показники діяльності компанії.

Також інформаційна система юридичної компанії може містити функції, що не стосуються білінгу напряму, проте дозволяють інтегрувати інформацію, з якою працюють юристи, до єдиного робочого середовища. Так, система TimeCost, окрім організації й підтримки процесу білінгу, має функціональні модулі для управління фінансами, забезпечення базових елементів CRM-стратегії та створення електронного архіву документів.

Олексій КОБЗЄВ,
комерційний директор групи компаній «Каскад» (ПЗ Terrasoft)

Особливості білінгового ПЗ для юрфірм — це, перш за все, ергономіка для обліку робочого часу юристів і система управління правами доступу. У разі якщо в юристів фіксована оплата — це просто фіксація виконаної роботи, якщо оплата погодинна — то в цьому випадку потрібні не тільки різні таймери в завданнях, а й облік часу на всі комунікації з клієнтом — а це і створення документів, і e-mail, і телефонні дзвінки. Також треба врахувати, що основна мета білінгового ПЗ для юрфірм — це мінімізація часу не тільки на створення клієнтської (так звані білінг-репорти) або управлінської звітності, а й на внесення інформації про витрачений час юристами. Для цього й потрібна інтеграція з електронною поштою і телефонією. Адже, як відомо, чим детальніший білінг-репорт, тим менше у клієн­та коментарів щодо обсягу виставлених трудовитрат. Що стосується системи розподілу прав доступу, то це не менш важливий момент. Конфіденційність у роботі юристів — питання пріоритетне, а при виконанні різних проектів різними командами із залученням співробітників з різними ролями в різних проектах потрібен гнучкий і варіативний доступ до інформації.

Євген БЕССАРАБОВ
керуючий партнер PSA Consulting (ПЗ AELITA PSA Law Firm Business Suite)

Потрібно одразу зазначити, що на українському ринку (як, зрештою, і на інших ринках СНД) білінгові системи для юридичних фірм являють собою абсолютно різне за своїм класом та базовим функціоналом ПЗ, причому часто назва «білінгова» має дуже відносне значення. Така ситуація склалася з двох причин. По-перше, юрфірми не мають розуміння стандарту професійної білінгової системи. По-друге, ті поодинокі системи, що називаються «білінговими для юрфірм», часто являють собою системи CRM або тайм-менеджменту (прототипи Outlook), створені компаніями-розробниками широкого асортименту бізнес-додатків та іншого «коробочного» ПЗ для швидкого, масового продажу. Назва «білінгова» дається, швидше, з маркетинговою метою. Тільки одна система білінгу PSA-класу з існуючих сьогодні на ринку створена вихідцями з юридичної галузі. Тому, обираючи білінгову систему, треба з’ясувати її походження.

Професійна білінгова система має дозволяти враховувати десятки сценаріїв тарифікацій, систем знижок, валютних перерахунків, опцій підготовки, узгодження та виставлення рахунків з урахуванням особливостей клієнтів, проектів та внутрішньої системи управління юридичною фірмою (у тому числі й управління партнерством).

Максим ПРОЦЕНКО,
співзасновник і комерційний директор компанії «Інфосвіт» (ПЗ LegalSvit)

Особливості білінгового ПЗ продиктовані особливостями ринку юридичних послуг в Україні. У першу чергу, це абсолютна конфіденційність бізнес-процесів, що автоматизуються ПЗ. Міжнародні компанії все частіше використовують для білінгу аутсорсингові рішення. Партнери українських юридичних компаній абсолютно об’єктивно переймаються питаннями захисту найбільш конфіденційних фінансових даних і справедливо не готові зберігати файли на сторонніх серверах, що належать непідконтрольним компаніям. Завданням наших фахівців є розробка максимально ефективної системи зберігання даних на серверах клієнта, не важливо, де географічно вони знаходяться.

Визначальним фактором є і спосіб оплати юридичних пос­луг. Сьогодні можна виділити такі основні типи тарифів, що використовуються українськими юридичними компаніями: погодинний тариф, абонплата, роботи за фіксованими тарифами. Окремим рядком є облік отриманих авансів і витрат. Усі перераховані особливості на 100 % реалізовані в системі LegalSvit.

Наскільки поширеним є використання спеціального ПЗ для білінгу юридичними фірмами порівняно з компаніями, які працюють в інших сферах? Для юридичних компаній з яким штатом актуальне використання білінгових систем? Які середні ціни цього продукту на ринку та у вашій компанії?

Євген БЕССАРАБОВ,
керуючий партнер PSA Consulting

На жаль, сьогодні лише невелика кількість українських юридичних фірм використовує автоматизовані системи управління, у тому числі й білінгові.

Значення має, швидше, не розмір, а масштаб діяльності — кількість та структура проектів у роботі, завантаженість юристів, партнерів, адміністративного персоналу, специфіка діяльності фірми тощо. З нашої практики впровадження системи AELITA PSA Law Firm Business Suite навіть в юридичних фірмах з персоналом у п’ять-сім осіб виявилося ефективним.

Сьогодні вартість білінгового ПЗ може коливатися від кількох тисяч доларів/євро до декількох десятків тисяч. Вартість залежить від двох факторів — комплексності та масштабності впровадження та від професійності як самої системи, так і конкретних консультантів, що безпосередньо її впроваджують. Якщо система є справді професійною і її можна легко й швидко впровадити (відповідно, на це у консультантів з впровадження піде мінімум часу), завжди можна обґрунтовано просити знижку або розстрочку платежу. Впровадження нашого продукту AELITA PSA Law Firm Business Suite «під ключ» з урахуванням налаштувань під особливості клієнта може коштувати від 5 000 у.о. Існують варіанти фінансового лізингу.

Максим ПРОЦЕНКО,
співзасновник і комерційний директор компанії «Інфосвіт»

Вартість ліцензій більшості спеціалізованого ПЗ, у тому числі й LegalSvit, розраховується, виходячи з кількості робочих місць. Ціна контракту LegalSvit складає від 16 000 гривень (одноразово, без подальшої абонплати).

Окрім білінгу, що є ядром системи, до базової конфігурації LegalSvit входять не менш важливі модулі: база клієнтів, справ, архів документів, облік поштових/факсових відправлень, договорів, телефонні довідники, календар, нагадування про дні народження, професійні свята, судові засідання та ще кілька десятків простих і необхідних щодня юристу функцій.

Наша мета — зробити LegalSvit самодостатньою системою: білінг + документообіг + статистика + кеш-флоу + CRM. Найближчим часом наші клієнти також зможуть повноцінно працювати зі своїми даними на мобільних пристроях iPad, iPhone, планшетах та смартфонах на базі Android.

Євген ШАФІР,
керівник проектів компанії Economic Systems

На мій погляд, необхідність використання інформаційної системи у компанії залежить здебільшого від масштабів бізнесу, ніж від конкретної галузі. У середніх компаніях використання інформаційних систем більш актуальне, а у великих ефективна робота без різних інформаційних систем неможлива.

Спираючись на власний досвід, можу сказати, що використання білінгової системи стає актуальним та можливим, якщо у штаті компанії буде не менш ніж десять-п’ятнадцять юристів, які виконують роботу для клієнтів, та з’являється можливість виділити окремого співробітника для координації роботи та підготовки рахунків.

У базовій поставці, достатній для побудови системи білінгу в невеликій юридичній компанії, вартість наших ліцензій складатиме менше за 4,5 тисячі євро. Надалі вартість визначається кількістю додаткових робочих місць та функціональних модулів.

Олексій КОБЗЄВ,
комерційний директор групи компаній «Каскад»

Усе залежить від рівня зрілості юрфірми. За нашими оцінками, ТОП-50 українських юрфірм використовують спеціалізоване ПЗ (як придбане, так і написане для власних потреб своїми ІТ-командами), інші намагаються використовувати MS Excel, програму 1С або засоби групової роботи, які можна завантажити в Інтернеті. По суті, система білінгу в юрфірмах відіграє роль не тільки програми для обліку часу юристів, а й програми для автоматизації та управління бізнесом, у цьому випадку рівень зрілості управління бізнесом визначає рівень використовуваної ІТ-системи.

Вартість спеціалізованого ПЗ, яке пропонує наша компанія, становить від 350 до 500 євро за одного користувача, також у проектах додається вартість робіт програмістів за індивідуальними доопрацюваннями. Вартість ПЗ залежить від кількості модулів і обсягу доопрацювань.

Певна кількість юрфірм сама для себе розробляє ПЗ (більш поширено це було у 90-ті та 2000-і роки), але процес розробки ПЗ є високоризиковим та й дорожчим. Буває так, що програмісти-фрілансери розробляли ІТ-рішення і не лише терміни та бюджет перебільшили, а й результату не досягли. Коли ми впроваджуємо наші рішення, доводиться проводити міграцію з таких систем на нашу платформу.

Які оптимальні рішення ПЗ для білінгу ви пропонуєте юридичним компаніям?
Чи потребує використання білінгових систем спеціального навчання персоналу?
Наскільки проблематично освоїти такі системи «з нуля»?

Євген ШАФІР,
керівник проектів компанії Economic Systems

Білінгова система TimeCost є як оптимальним, так і максимально ефективним рішенням для компаній, які хочуть розвиватися та вийти на передові позиції в юридичному бізнесі. Наша система за понад десять років успішної експлуатації увібрала управлінський досвід засновників та партнерів провідних юридичних об’єднань України, залишаючись при цьому доступною як за вартістю, так і за вимогами до IT-інфраструктури навіть невеликих компаній.

Однозначної відповіді щодо навчання персоналу я не дав би. З одного боку, використання системи в її «фронт-офісній частині», тобто тій, з якою працюють юристи, має бути максимально простим та інтуїтивно зрозумілим, а з іншого — якщо йдеться про співробітника білінгового або фінансового департаменту, в користувача мають бути певні навички та розуміння, як працювати з інформацією. Засвоїти систему з нуля, звичайно ж, можна, якщо співробітник має правильну мотивацію. Ми зі свого боку всіляко допомагаємо своїм користувачам як у початковому опануванні системи, так і в подальшій роботі з нею.

Євген БЕССАРАБОВ,  
керуючий партнер PSA Consulting

Щоб відповідально та професійно визначитися з оптимальним вибором системи, а також планом її запровадження, потрібно провести дослідження за участю експертів, які добре розуміють та знають внутрішню систему управління юридичною фірмою «із середини» (з практичної точки зору), ринок існуючого спеціалізованого ПЗ для юрфірм та особливості кожного ПЗ і компанії-постачальника; партнерів та відповідальних менеджерів з боку юридичної фірми, які мають озвучити не лише проблеми операційного управління, що перед ними постають, а й питання стратегічного розвитку фірми та ін.

Зі свого боку можемо рекомендувати для розгляду наш продукт — AELITA PSA Law Firm Business Suite, який являє собою професійну платформу для автоматизації юрфірм будь-яких розмірів та стратегій розвитку, а також має можливості швидкого налаштування під особ­ливі вимоги клієнтів та модульного запровадження.

Навчання необхідне у будь-якому випадку. А наскільки воно відбуватиметься швидко та ефективно, залежить від двох складових: професійності та одночасно простоти білінгової (або PSA) системи та професійного рівня консультантів, які проводять навчання. В ідеалі це повинні бути люди, що мають багаторічний досвід у юридичних фірмах — як вітчизняних, так і міжнародних. На щастя, такі галузеві консультанти для юридичних фірм на ринку вже є.

Олексій КОБЗЄВ,
комерційний директор групи компаній «Каскад»

Наша компанія пропонує рішення на платформі Terrasoft, зокрема це два варіанти: початковий рівень та розширений. Залежно від зрілості замовника в поставку проекту включаємо модулі, які відповідають за певні предметні галузі. Базові — «Управління клієнтською базою», «Облік робочого часу», «Управління проектами» та «Управління фінансами», в розширеній поставці додаються «Управління документообігом», «Управління якістю послуг», «HR», «Розрахунок бонусів та мотивація», «Управління та автоматизація бізнес-процесів» тощо. Також затребуваною послугою є інтеграція з бухгалтерськими програмами та системами телефонії. Іноді буває, що на початку впровадження проекту клієнтові немає сенсу використовувати розширений функціонал, бо його бізнес не потребує поширеної автоматизації. В такому разі оптимальним рішенням для клієнта є те рішення, яке диктує йому його бізнес, завдання якого необхідно вирішувати сьогодні, але з часом такі клієнти звертаються до нас за розширенням функціоналу системи і ми знову продовжуємо співпрацю.

Спеціальне навчання не є обов’язковим, але вкрай бажане. Зазвичай воно займає чотири години для партнерів та півтори години для звичайних юристів. Важливо, аби білінговою системою співробітники користувалися так упевнено, як і своїм щоденником (він повинен бути також у білінговій системі), і ліпше витратити трохи часу, щоб потім заощадити його при використанні всіх можливостей системи. Та й півтори години на тренінг — це все одно швидше, ніж самому вивчати документацію.

Перед придбанням білінгової системи потрібно пам’ятати, що звичайною установкою ПЗ своїм працівникам проблема організації не розв’язується. Під час впровадження білінгової системи змінюється організаційна культура компанії, змінюються процеси, замість старих обов’язків з’являються нові (внесення інформації). Отже, в проекті є спеціальний етап аналізу, на якому потрібно визначитися: як компанія працюватиме із новою системою, яку інформацію потрібно враховувати, з яким рівнем деталізації. А потім, коли проект завершується, найголовніше — це контролювати дотримання співробітниками регламентів роботи системи. Контролювати, щоб фіксувалася необхідна інформація в необхідному вигляді. Зазвичай термін адаптації до нової системи складає від двох тижнів до одного місяця.