№12 Грудень 2011 року → У вільний час

Стиль: Володарі часу

Ніка ГЛАЗУНОВА

Специфіка роботи юристів визначає підхід до планування робочого процесу. Від того, наскільки ефективно правники використовують робочий день, залежить не тільки якість та своєчасність наданих послуг, але й те, скільки вільного часу залишається на особисті справи та дозвілля

Без «затягування» процесу і поспіху

Іван Герасименко, адвокат, директор компанії «Інвестмент Сервіс Юкрейн»

Планування роботи в юридичній компанії здійснюється, як правило, залежно від кількості клієнтів та специфіки проектів, що супроводжуються. Так, компанія «Інвестмент Сервіс Юкрейн» спеціалізується на супроводженні інвестиційних проектів в Україні, а також обслуговуванні процесу іноземного інвестування. Причому основні клієнти — це іноземні компанії. Тому в графік роботи час од часу включаються відрядження за кордон та по Україні. Загалом же на початку роботи з клієнтом визначається приблизний обсяг часу, необхідний для виконання поставленого завдання. Виходячи з цього, призначається відповідна кількість юристів, що закріплені за проектом (зазвичай, не більш ніж троє), а також можуть до проекту приєднуватися, наприклад, фахівці з інших сфер, зокрема маркетингу, за послугами яких ми інколи звертаємося в порядку outsourcing.

У компанії переважає оперативне планування над довгостроковим. Звичайно, коли ми можемо побачити ймовірний розвиток того чи іншого проекту на тривалий строк, то намагаємося застосовувати і стратегічне планування (із внесенням коректив у процесі роботи). Зважаючи на те, що в нашій компанії небагато юристів, у нас немає і зайвої бюрократії, що інколи трапляється у великих компаніях. Тому механізм планування робочого часу в нас є більш-менш сталим, що забезпечує нормальний ритм роботи, без «затягування» процесу і поспіху.

Ми не прихильники соціалістичного графіку роботи «з 9.00 до 18.00». Як правило, робочий день у нас триває трохи довше, але не через те, що ми не встигаємо виконати поставлені завдання у вказаний проміжок часу, а через те, що мотивацією для більш тривалого робочого дня є можливість заробити більше грошей. Адже це є один з основних мотиваторів для людини. При цьому в нас достатньо лояльне ставлення до ситуацій, коли співробітник може відпроситися з роботи раніше через особисті причини. Адже всі ми люди, і в житті трапляються абсолютно різні ситуації.

Планування фінансових показників

Дмитро Йовдій, керуючий партнер ЮК «Лігал Асістанс Груп»

У нашій компанії планування більшою мірою стосується фінансових показників та планів розвитку компанії на певний період (квартал, рік). Що ж до планування роботи юристів, то воно є можливим лише при реалізації проектів, які дозволяють розрахувати орієнтовні строки здійснення певних дій (ліквідація юридичної особи, оформлення земельної ділянки), або ж діяльності юриста, непов’язаної з вирішенням конкретного завдання (написання певної кількості статей, участі у семінарах). Тоді воно є справді ефективним. Проте чимало завдань у роботі юридичних фірм є незапланованими, і в таких випадках, як правило, постановка завдань здійснюється в оперативному режимі.

Формально затвердженого порядку узгодження планів немає, проте кожен юрист погоджує із своїм безпосереднім керівником план на наступний місяць. Як правило, 80 % робочого часу юристи компанії приділяють виконанню безпосередніх операційних завдань. Дещо інша ситуація з керівниками практик — на них додатково покладені організаційні функції, кількість часу на функціональні завдання зменшується. Головним пріоритетом компанії є виконання поставлених завдань якісно та в належний строк. Формально тривалість робочого дня — визначена, проте жорсткого контролю не практикується (за умови належного виконання роботи).

Єдиного алгоритму стосовно кількості часу, який юристи приділяють навчанню, підвищенню кваліфікації, корпоративним тренінгам, участі в конференціях, немає. Кожен юрист у нашій компанії приділяє навчанню та розвитку рівно стільки часу, скільки бажає. Керівництво компанії схвалює такі ініціативи. Єдиною вимогою є те, щоб ці заходи були заздалегідь узгоджені та розраховані так, щоб не заважати виконанню безпосередніх завдань.

Обов’язкова бізнес-стратегія

Олександр Пащенко, адвокат, партнер АК «Правочин»

Теза перша і найголовніша — планування в роботі юридичної компанії можливе і потрібне. Раціональне планування є одним із важливих чинників, що дозволяє компанії ефективно розвиватись, ставити нові цілі та досягати їх. Звісно, проблеми клієнтів, які нам доводиться розв’язувати, щодня вносять суттєві корективи в робочий графік і відповідно впливають на виконання планів. Проте це загалом не має знищувати саму потребу в плануванні, створюючи лише передумови до його більш гнучкого варіанта. Як приклад можемо навести АК «Правочин», більша частина справ якої стосується судової практики, представництва та захисту інтересів клієнта у судах всіх інстанцій та юрисдикцій. Відтак, компанія, укладаючи угоди про надання юридичних послуг, бере на себе відповідні зобов’язання щодо представництва інтересів клієнта в певних справах та у певні строки. При цьому ці строки пов’язані як з побажаннями клієнта, так і більшою мірою передбачені процесуальним законодавством. Інший важливий чинник — спеціалізація конкретного юриста компанії на вирішенні певної категорії спорів. Зрештою, треба відзначити і завантаженість фахівців, що також впливає на розподіл справ, а отже, і вносить корективи в планування.

Переконаний, що в процесі діяльності юридичної фірми можливе як довгострокове планування, так і виконання завдань в оперативному режимі. Працювати «з колес» можна, і навіть певний час це даватиме непогані результати. Однак «ручний» розподіл та оперативне планування приречене без напрацювання стратегії розвитку компанії в цілому, постановки глобальних цілей, пошуків шляхів їх досягнення та інструментарію, що для цього необхідний. Бізнес-стратегія — це те, що обов’язково має бути в будь-якій фірмі, яка ставить за мету ефективний розвиток та зростання.

Належні умови для роботи

Дмитро Мельникович, керуючий партнер ЮК «ЛЕКСЕСТ»

Планування роботи юристів нашої компанії завжди залежить від існуючого навантаження справами і здійснюється переважно щотижня на тиждень (інколи щодня) в межах тих завдань, які поставлені перед юристом. У процесі діяльності будь-якої юридичної компанії має бути можливість довгострокового планування справ та оперативного вирішення завдань. Великі проекти завжди вимагають детального вивчення ситуації, глибокого аналізу, що, звичайно, потребує затрат часу. Стосовно оперативних завдань, то зазвичай вони існують у межах довгострокових проектів або ж у роботі з тими клієнтами, які користуються послугою абонентського обслуговування. По суті, деякі справи, проекти мають подібні між собою ознаки, тому за період роботи над ними в юридичній компанії виробляється система їх виконання, певна поетапність. Крім того, подібні справи можна поділити на категорії і виробити алгоритм роботи по них. Від цього вже і залежатиме планування в конкретному проекті.

Вважаю, що оптимізація робочого часу, перш за все, повинна виходити з ефективності його використання. Як кажуть: «Робота завжди займає стільки часу, скільки на неї відведено». Тому вважаю, що для найбільш ефективної оптимізації часу потрібно, по-перше, мати в команді людей, здатних до самоорганізації та самоконтролю, а по-друге, створити їм належні умови для роботи. Невід’ємним фактором мотивації до роботи є навчання та підвищення кваліфікації працівника, яке повинно відбуватися мінімум декілька разів на місяць.

Тривалість робочого дня юриста обмежується нормами трудового законодавства і жодним чином не може бути порушеною в примусовому порядку. Однак у ситуаціях, коли є потреба в додаткових затратах часу — понаднормово, має бути можливість обумовити це з колегами і дійти згоди щодо розумного відшкодування (винагороди) такої праці.

Свобода мислення

Надія Мальцева, бізнес-консультант МЮФ Integrites

Що стосується планування робіт, то кожен проект перед стартом піддається плануванню з точки зору змісту, термінів, вартості, якості, людських ресурсів, комунікацій та ризиків. На підставі цих даних менеджери і планують роботу юристів над проектом. Звичайно, підхід до проекту має індивідуальний характер. Юридичні послуги дуже далекі від конвеєрного типу. Щоразу завдання, які ставляться клієнтом перед юристами МЮФ Integrites, вимагають створення робочої групи фахівців, які спеціалізуються на різних сферах та мають різний підхід до вирішення справи. Це дозволяє вирішити питання найефективніше. Незважаючи на це, звичайно ж, є певний алгоритм загальної роботи: перевірка клієнта на предмет конфлікту інтересів; створення групи з призначенням відповідальних; розробка плану проекту; контроль якості; отримання feedback від клієнта по завершенні проекту.

Якщо говорити про чинники, які враховуються при залученні фахівця до справи, в першу чергу, звичайно ж, оцінюється досвід юриста саме у вирішенні аналогічних питань. Наступний пункт, що впливає на залучення юриста до проекту, — його зацікавленість у даній сфері, прагнення розвивати в собі знання в цьому напрямку. Є фахівці найбільш ефективні в Research. Досвідчені юристи вже приймають рішення на підставі якісного аналізу ситуації.

Слово клієнта, звичайно ж, має бути законом. Але в юридичній сфері вкрай важлива репутація, саме тому ми доносимо до клієнта найбільш ефективний варіант рішення, частиною якого і є команда. Якщо юрист, якого хоче клієнт, не може бути найбільш кваліфікованим у питанні, завдання менеджера проекту переконати клієнта з метою досягнення якнайкращого результату.

Ми не вважаємо, що можливо створити універсальну групу, яка вирішуватиме питання згідно із заданим алгоритмом. Юрист — творча професія, неможливо відкрити підручник або інструкцію і написати рішення «за прикладом». Професію юрист не вибирають люди без творчої жилки, немає свободи мислення — немає цікавих проектів. Представництво в суді взагалі можна назвати грою, і від таланту юриста залежить, що буде у фіналі цієї гри. Уявляєте, якою нудною була б юриспруденція, яка існувала б за чіткими алгоритмами. У МЮФ Integrites ми робимо все, щоб клієнт був задоволений. Юристи — люди, які йдуть своїм шляхом, знаючи, що у них ненормований робочий день, що проблема клієнта — основне, що має його займати до тих пір, поки завдання не вирішене. Система планування в нашій компанії побудована таким чином, що ризики нестачі фахівців зведені до мінімуму.

Необхідність швидкого реагування

Віктор Мороз, генеральний директор, керуючий партнер ЮК «Правова гільдія «ВікторіАл»

Особливістю специфіки планування роботи юридичної компанії є необхідність швидкого реагування на запити клієнтів. У нашій компанії планування роботи юристів здійснюється як на стратегічному рівні (на п’ять, три роки, рік), так і на оперативно-тактичному рівні (на місяць, тиждень, день). З урахування частої зміни законодавства, а відповідно й появи нових потреб клієнтів, вищевказані плани постійно аналізуються та коригуються з метою максимального задоволення потреб клієнтів. Ми вважаємо, що формалізування планів, особливо на оперативному рівні, є зайвим та навіть може шкодити ефективній діяльності компанії, тому намагаємося планувати діяльність максимально наближено до особливостей практичної діяльності з урахування можливих наслідків від тих чи інших рішень.

Пріоритетним для нас є залучення юриста до роботи над клієнтськими справами, намагаємося приділяти для цього до 70—80 % робочого часу юристів. Однак робота у сфері pr, pro bono та інша неоплачувана робота юристів є також досить важливою для розвитку компанії, тому приділяємо цьому до 20—30 % робочого часу юристів. Що ж стосується робочого часу партнерів, то, виходячи з того, що їхнім основним завданням є розвиток компанії та залучення нових клієнтів, то цьому приділяється до 60—70 % їхнього робочого часу, до 15—25 % приділяється роботі над проектами клієнтів, решта ж — розвитку та нав­чанню юристів та власному розвитку і навчанню.