Тема: Пакет «Оптимальний»

Ольга БІНДА,
керівник служби просування та розвитку Російського агентства правової та судової інформації (РАПСІ)

Відомим є факт, що або компанія витрачає гроші на власний розвиток, або відсутність маркетингу та стратегії у цілому знецінює потенціал компанії у майбутньому. Тому до питання оптимізації витрат потрібно підходити серйозно та, перш за все, провести аналіз поточних вит­рат компанії, виділити основні статті та об’єктивно оцінити перспективи на майбутнє. При цьому треба чітко розуміти, що оптимізація витрат та економія — не одне й те саме.

Оптимізація є більш раціональним розподілом витрат за статтями бюджету з мінімальними втратами у зовнішньому та внутрішньому житті компанії, але не прямою відмовою від реалізації планів, образу ведення бізнесу тощо.

Приміром, різкий переїзд з офісу класу «А» з розгорнутою інфраструктурою централізованого забезпечення орендаторів оргтехнікою, зоною ресепшн, конференц-залами, засобами побутового обслуговування та відпочинку і стоянкою до офісу класу «С» може зіграти не лише негативну іміджеву роль, а й вдарити по внутрішньо-корпоративному строю, тобто привести до кадрової кризи, що в умовах переходу до льодовикового періоду в житті компанії є серйозним випробуванням.

Отже, на що насамперед необхідно звернути увагу при скороченні витрат. Перш за все, це регулярний контроль за витратами. У будь-якій компанії має бути система бюджетування та стратегія розвитку, які мають забезпечувати ефективне планування та контроль витрат юридичної фірми.

Доцільним буде грамотно розподілити витрати на кадрові питання та маркетинг/PR.

Оптимізаційні маневри

Напрями

Запровадити

Пригальмувати та розвинути

HR

Запровадження та сертифікація власної системи менеджменту якості. Лише реальне підвищення якості послуг та абсолютно кожного ділового процесу знижує часові витрати на надання послуг клієнту та скорочує витрати на виправлення помилок.

Систему преміювання співробітників за показниками, прив’язаними до конкретних результатів їхньої діяльності. Такий проект підвищує продуктивність праці та є кроком до відкритості розподілу премій серед співробітників.

Поліпшення матеріального та нематеріального стимулювання співробітників. Відомо, що для компанії, особливо юридичної, дешевше зберегти співробітника, аніж звільнити його.

Введення регламентації та звітності. Прості правила тайм-менеджменту та відстежування бізнес-процесів дозволяють зекономити на робочому часі та пришвидшити процес підготовки проектів

Аналіз особливостей бізнесу компанії, визначити, які корпоративні знання є найбільш актуальними для співробітників (наприклад, курс Legal English для компанії, яка не має жодного іноземного клієнта та планів на роботу з міжнародними компаніями, можна відкласти).

Запровадження внутрішньо корпоративного обміну знаннями та навичками, що дозволить скоротити витрати на тренінги та консультації залучених фахівців.

Вимагати від тренерів та підрядників роз’яснення необхідності проведення того чи іншого тренінгу для співробітників

Маркетинг/PR

Складання маркетингового плану та конкретних завдань. Наявність плану може слугувати реальним аргументом на користь ефективності. Лише ретельна постановка цілей може підвищити ефективність витрат. Приміром, разові заходи не можуть принести результатів за незначним винятком.

Перехід на час кризи на систему швидких та економічних рішень для бізнесу та маркетингу (Reduced Instruction System of Command (RISC).

Швидкість — менше часу для досягнення результату та мінімум дій. Приміром, проект на три місяці з конкретними результатами.

Економія витрат — менше дій, менше витрат на суму дій та витрат на реалізацію проекту. Приміром, сума за спонсорський пакет великої конференції та власний клієнтоорієнтований захід однакові за витратами. В умовах економії ліпше використати другий інструмент для залучення клієнтів та просування компанії.

Реалізація — короткі інструкції та плани дій легше реалізуються співробітниками, аніж довгі. Приміром, постановка завдання написання не менше двох статей упродовж півроку співробітниками компанії скорочує витрати на медіарілейшнз

Ретельна оцінка діяльності зовнішніх консультантів, аутсорс кадрів. Реальні справи, а не поради — важливий принцип при відборі консультантів.

Не відмовлятися від послуг кваліфікованих консультантів та підрядників. Коли у компанії виникають справді серйозні проблеми у системі маркетингу, потрібне втручання професіонала. Недостатність досвіду та знань у відповідального фахівця, особливо в умовах кризи, може відіграти для компанії рокову роль.

Відмова від бажання зробити все своїми руками і в той же час розподіл деяких проектів із маркетингу серед співробітників компанії (написання статей, організація семінарів на базі компанії)