Тема: Передай іншому

Передавання деяких послуг — як юридичних, так і адміністративних — на виконання іншим особам набуває все більшої популярності на українському юридичному ринку. «УЮ» спробував з’ясувати, що, коли, навіщо та за яких умов варто передавати на аутсорсинг і які ризики при цьому виникають

ДИСКУСІЯ

Наскільки популярним на ринку юридичних послуг є аутсорсинг?
Які види юридичних послуг не можуть бути передані на виконання іншим особам? Якими є основні ризики аутсорсингу?

Сергій КОННОВ,
адвокат, старший партнер АК «Коннов і Созановський»

У моєму розумінні аутсорсинг — це вид роботи, в якому виникає потреба, але з огляду на певні обставини фірма не хоче мати такий сервіс і віддає його на сторону. Наприклад, у нашій фірмі — АК «Коннов і Созановський» — на аутсорсинг ми вже досить давно віддаємо бухгалтерію, переклади, а також роботи, пов’язані з ІТ-технологіями, але з цих питань нині у нас уже є штатний фахівець. Чому ми користуємося послугами аутсорсингу? Можливо, цей вибір не ідеальний, але нам так зручно, ми контролюємо витрати, а навзамін отримуємо регулярний і якісний сервіс. Якби ми хотіли отримати такий же сервіс усере­дині компанії, то повинні були б знайти простір для робочого місця, меблі, техніку, заробітну плату і це не було б дешевше. Наприклад, ми прораховували варіант залученого і штатного перекладача і визначили, що нам буде вигідніше віддати цю опцію на аутсорсинг, оскільки іноді немає потреби у перекладах, а куди подіти працівника, який є у штаті? Послуги бухгалтера необхідні щомісяця, тому можна найняти фахівця, а у випадку з перекладами ми знайшли вихід у залученні зовнішнього фахівця. Якщо говорити про «популярність» аутсорсингу, то я вважаю таку постановку питання не зовсім вдалою. Це питання не популярності, а зручності.

Інколи виникають ситуації, коли юридична фірма не може власними силами забезпечити певну практику, але до неї звертається клієнт і потрібно йому допомогти. У такому разі варто порекомендувати адвоката, який спеціалізується саме на таких питаннях, — це правильне рішення у випадку, коли юридична фірма не може зробити щось самостійно. Адже саме юридичні послуги, на мій погляд, не бажано передавати на аутсорсинг. Разова передача можлива, але коли виникає потреба у постійному залученні фахівців ззовні, то ліпше мати таку опцію у своєму арсеналі. Не можна сказати, що є якась заборона на аутсорсинг юридичних послуг, це, швидше, питання розвитку і побудови бізнесу. Треба пам’ятати, що є напрями, які не варто передавати, адже втрачається сенс надання бізнесу.

Як і у будь-якій співпраці з іншою особою на договірних засадах є ризик, що постачальник товарів і послуг може зробити щось не так, тоді спірні питання необхідно правильно вирішувати на договірних засадах, регулювати випадки неякісного виконання послуг чи помилок. Одним із основних ризиків є витік інформації, адже якщо ми живемо у час, коли інформація є головною цінністю, то її втрата може бути небезпечною. Тому захист від такого ризику — це питання технічного та фізичного забезпечення безпеки інформації. Необхідно пам’ятати, що у випадку правильно побудованої системи захисту ризики невеликі, а в іншому — навіть штатний працівник може завдати непоправної шкоди компанії шляхом розголошення важливих відомостей. Тому діяльність зовнішнього фахівця повинна детально відстежуватися на предмет безпеки. Можна виділити два рівних ризики — це загально договірний і організаційно-технічний, адже юрист, особливо адвокат, має справу з делікатними питаннями своїх клієнтів, розголошення інформації про які є порушенням Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та й узагалі небажаним ні для клієнта, ні для адвоката.

Олександр КОВАЛЬ,
адвокат, керівник департаменту АФ «Грамацький і Партнери»

Усі види юридичних послуг надаються адвокатською фірмою «Грамацький і Партнери» самостійно, без залучення зовнішніх виконавців. Таке непросте рішення із самого початку існування фірми було прийнято її партнерами та зафіксовано у виробленому фірмою протоколі надання юридичної послуги. Річ у тім, що особистий, довірчий характер відносин, виконуваної роботи, а також відповідальності максимально персоналізує юридичну послугу. Відтак, разом із юридичною послугою продається додатково власне ім’я, персональний бренд, ексклюзивно запакований в обгортку юридичної послуги. Тому важливо продати юридичну послугу під іменем особи-продавця, яка нестиме відповідальність за її якість і перед клієнтом, і перед суспільством у цілому. Саме таку мету поставлено багатьма провідними учасниками юридичного ринку, навколо якої і вирує конкуренція.

Окрім суб’єктивного фактора, що унеможливлює передачу юридичної послуги на аутсорсинг, є не менш стримуючий об’єктивний: є чимало справ, які можна і доцільно було б передати на аутсорсинг, сфокусувавши увагу та сили на найбільш витребуваних клієнтами юридичних послугах, що, ­своєю чергою, зменшило б собівартість юридичної послуги, переданої на аутсорсинг. Проте передоручивши сторонній особі виконання певної роботи, неможливо передати такій особі ні власний світогляд, ні його відносно самостійні компоненти (знання, цінності, переконання тощо). Тому нерідко виконану за замовленням іншою особою юридичну послугу неможливо продати через її невідповідність внутрішнім стандартам фірми-замовника.

Нині якісне надання юридичної послуги є трендом на ринку пос­луг. Тому юридичні фірми, які вчора позиціонували себе аутсорсинговою компанією, сьогодні вже з усіх сил підтягуються до Олімпу, сміливо заявляючи про себе як про конкурентоспроможного учасника. І хоча ледве не кожна провідна юридична фірма зацікавлена у високопрофесійному аутсорсингу юридичних послуг, здебільшого цей сегмент ринку залишає значно більше запитань, аніж відповідей.

Павло КУРЛАТ,
партнер ЗАТ «Первая Юридическая Сеть», м. Москва, Росія

На наш погляд, у російських умовах, з урахуванням масштабу країни і специфіки правозастосовної практики, без аутсорсингу обійтися досить складно. Досвід нашої компанії показує, що надання юридичних послуг клієнтам з наявною розвинутою філіальною мережею в різних суб’єктах Російської Федерації передбачає можливість передачі частини роботи консультантам, які працюють у відповідних регіонах. При цьому послуги, що передаються на аутсорсинг, можуть бути найрізноманітніші — від реєстрації і надання консультаційних послуг при реалізації проекту до представлення інтересів нашого клієнта в суді. Таким чином, аутсорсинг стає привабливою моделлю взаємодії між юридичними компаніями середнього масштабу та адвокатами. Такий формат роботи дозволяє юристам у регіонах отримувати замовлення від великих клієнтів, яких дуже важко залучити нап­ряму. До того ж, їхньою перевагою в цьому випадку є знання місцевої специфіки і судової практики.

Послуги, які ми пропонуємо, дозволяють нашим замовникам не відволікати від основної діяльності своїх штатних юристів для роботи над проектом у віддаленому регіоні. З точки зору економії фінансів це також більш вигідно для клієнтів. Залежно від потреб замовника, ми залучаємо партнерів-консультантів у тому чи іншому регіоні, того чи іншого профілю, з необхідним набором компетенцій. Часто штатні юристи, наприклад у випадку порушення кримінальної справи, не володіють необхідною кваліфікацією.

Діяльність компанії «Первая Юридическая Сеть» охоплює практично всі економічно розвинуті регіони Росії. Найбільш активна необхідність у наданні послуг із захисту інтересів наших клієнтів, окрім центральних регіонів Росії, спостерігається в Поволжі, на Уралі та в деяких регіонах Сибіру. Ми слідуємо за клієнтами і готові надати кваліфікованих консультантів у тому регіоні, де є така необхідність.

При використанні цієї моделі роботи все адміністрування проекту здійснюється нами за активної взаємодії з представниками клієнта. Співробітники «Первой Юридической Сети» погоджують з клієнтом план дій, основну лінію захисту та правову позицію, а також ключові документи. До наших функцій також входить отримання пропозицій від залучених партнерів і ретрансляція клієнту пропозицій з оптимізації реалізації проектів з урахуванням місцевих особливостей і розуміння ступеня протидії з боку опонента тощо.

Варто відзначити, що для реалізації юридичних проектів на місцях як партнери можуть виступати і юридичні компанії, і адвокатські об’єднання. Для нас визначальним при виборі партнера є рівень професіоналізму та репутація консультанта на місці. Статус у цьому випадку вторинний.

Практика нашої компанії з аутсорсингу юридичних послуг, які ми надаємо, переважно включає судові справи великих масштабів. Крім того, нам передають на аутсорсинг справи, пов’язані, наприклад, з юридичною підтримкою інвестування в регіональні об’єкти.

Які види бізнес-процесів кризис-менеджменту, маркетингових та адміністративних функцій доцільно замовляти на умовах аутсорсингу?

Олена ЧЕПУР,
керуючий партнер Gryphon Investment Consulting Group

На етапі інтенсивного зростання та розвитку, окрім виконання власне юридичної роботи, перед компанією постають питання осягнення принципів успішного ведення бізнесу, нових технологій та механізмів управління, способів мотивації команди та правильного перерозподілу ролей і обов’язків з метою підвищення продуктивності. Тож команда, правила, процедури та системи — запорука успіху.

Допомогти в отриманні компетентних відповідей на всі ці запитання, а також зорієнтувати в правильній та своєчасній реалізації новацій можуть лише фахові вузькі фахівці. Наша компанія звертається за їхньою допомогою як у розрізі здобуття нових знань та отримання інформації, так і в розрізі систематичного отримання певних аутсорсингових послуг.

У разі звернення до зовнішніх консультантів важливо обирати людей, які себе зарекомендували та мають власну історію в аутсорсингу. При цьому вкрай важливо, щоб компанія, яка надає послуги з аутсорсингу, розуміла бачення, цінності та мотивацію свого клієнта. Адже без такого розуміння користь від аутсорсингових послуг у кращому випадку зводиться до нуля, в гіршому — можна втратити те, що вже маєш.

І йдеться не тільки про ризики розголошення конфіденційної інформації. Зовнішні консультації і тренінги щодо курсу розвитку та позиціонування компанії, а також навчання персоналу несуть значно більші ризики.

Оксана ВОЙНАРОВСЬКА,
партнер ЮФ «Василь Кісіль і Партнери»

ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» динамічно розвивається протягом понад двадцяти років, має досить великий штат та необхідні внутрішні ресурси, тому лише в окремих випадках звертається за допомогою до зовнішніх консультантів.

Так, наприклад, ми аутсорсимо пос­луги з навчання та розвитку персоналу фірми: замовляємо профільні тренінгові програми, спрямовані на відпрацювання та розвиток навичок або здобуття нових знань. Наразі є корисні програми з менеджменту, підвищення рівня володіння іноземною мовою для юристів, тренінги щодо впровадження нових технічних засобів для підвищення ефективності бізнес-процесів, серед яких ми обираємо найкращі. Ці інвестиції є стратегічно важливими, адже в наш час усе так швидко розвивається та змінюється. Дуже корисними й уже традиційними стали внутрішні семінари на актуальні теми, які організовуються співробітниками фірми і допомагають, окрім іншого, поліпшувати комунікації між бізнес-одиницями компанії.

Пріоритет ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» — надання послуг найвищої якості, що вимагає чіткої роботи та високої кваліфікації персоналу. Для оптимізації бізнес-процесів необхідні інновації, в тому числі нове програмне забезпечення, яке враховувало б принципи роботи саме нашої компанії і було зручним для використання. Тому ми аутсорсимо ІТ-послуги, залучаємо ІТ-фахівців для написання певних програм. Також маємо вдалий досвід роботи з всесвітньо відомою HR-консалтинговою компанією Hudson, яка допомагала нам у процесі впровадження системи оцінки юристів. У результаті нашої співпраці були розроблені певні компетенції для кожного рівня юристів фірми в межах проекту оцінки персоналу, яка проводиться за методом «360 градусів».

Важливо зазначити, що є такі послуги, які важко та недоцільно довіряти зовнішнім консультантам, адже вони не знають всієї історії розвитку фірми, її специфіки, наприклад, оцінка ефективності бізнесу, фінансове прогнозування тощо.

Крім того, ми твердо переконані, що послуги PR та BD не можуть виконуватися агенціями зі сторони. Наші колеги з відділу PR та BD-співробітники, які працюють в ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» роками і дуже добре знають фірму зсередини, беруть участь в розробці та впровадженні стратегії фірми, розділяють наші цінності, розуміють специфіку ринку юридичних послуг. Завдяки цьому є чітка взаємодія між колегами, це забезпечує кваліфіковану роботу в розвитку PR та BD напрямів. На мою думку, залучення PR-агенцій ззовні не є ефективним, оскільки вони, як правило, недосконало знають той чи інший ринок, недостатньо орієнтуються в специфіці нашої фірми для того, щоб надати кваліфіковану PR-послугу, яка відповідатиме нашим потребам.

Те саме стосується і рекрутингових та секретарських послуг. У фірмі було створено HR-службу, яка вже давно співпрацює з провідними вищими навчальними закладами, організовує стажування для студентів, семінари та може швидко закрити будь-яку вакансію. Однією з головних причин неможливості аутсорсити послуги секретаря є наявність конфіденційної інформації у майже всіх документах фірми.

У цілому вважаю, що люди, які працюють у компанії давно, люб­лять і добре знають її традиції та принципи роботи, прий­дуть вчасно на допомогу і можуть надати більш кваліфіковані послуги, ніж стороння організація.

Які види бізнес-процесів, кризис-менеджменту, маркетингових та адміністративних функцій доцільно замовляти на умовах аутсорсингу? Де не можна без нього обійтися?

Євген БЕCСАРАБОВ,
керуючий партнер PSA Consulting & Management Systems

На умовах аутсорсингу можна брати практично всі адміністративні бізнес-функції. Питання лише в наявності підходящих пропозицій на ринку і вашої «психологічної» готовності відійти від шаблону, коли співробітник сидить у сусідньому кабінеті або за сусіднім столом, а його трудова книжка лежить у вашому сейфі. Якщо умови аутсорсингу надають вам ліпшу експертизу за вигіднішою ціною і позбавляють від ризиків втрати штатного співробітника (оскільки у разі аутсорсингу ризики, пов’язані з персоналом, несете не ви) — відповідь однозначно «за» такий аутсорсинг.

Я бачив різні ситуації: від швидких та успішних результатів до розчарувань і фінансових втрат. Але успіх і невдача залежали не від конкретного виду аутсорсингу певних бізнес-процесів, а від правильного або неправильного підходу до визначення проблеми, шляхів та оцінки вартості її розв’язання і вибору конкретного виконавця на умовах аутсорсингу. Дуже часто, підбираючи і обираючи виконавця на умовах аутсорсингу, представники клієнта (як правило, партнери юридичної фірми) не володіють достатніми знаннями і досвідом, щоб самостійно сформулювати і/або визначити рівень проблеми й оцінити, наскільки підходить для таких завдань конкретний виконавець. Навіть залучення до процесу такого підбору й оцінки HR-фахівця (у тому числі і рекрутера) може бути недостатнім. Наприклад, у випадку коли ви розглядаєте опцію передачі функції управління фінансами або управлінського обліку і звітності на аутсорсинг. Тут було б доцільніше залучити для допомоги підбору і вибору фахівців сфери управління фінансами, які мають галузевий досвід практичної роботи, причому в максимально великій кількості подібних вам компаній.

Ірина НІКІТІНА,
незалежний консультант

При всьому протиріччі поглядів на аутсорсинг послуг для юридичного бізнесу та, власне, перелік таких послуг варто звернути увагу на одну з них, яку провести самотужки, на мій пог­ляд, просто неможливо. Йдеться про аналіз конкурентоспроможності фірми на ринку.

Такий аналіз передує будь-яким подальшим крокам щодо стратегічного планування діяльності фірми у середньо- та довгостроковій перспективі. На жаль, у 99 відсотках фірм цим процесом зневажають (обмежуються поверховим поглядом на себе та оточуюче середовище, покладаючись на вічне «либонь і так якось вирулимо...»).

Досягти розуміння себе, конкурентів та ринку, що є необхідним для планування діяльності бізнесу, вкрай важко (на мою думку, просто неможливо) самотужки через декілька причин. Самоаналіз дає зазвичай суб’єктивну та викривлену (переоцінка чи недооцінка) картину. Внутрішні менеджери фірми, по-перше, є заангажованими, а по-друге, не володіють необхідними технологіями та знаннями для проведення такого аналізу. «Неприємні відкриття» про реалії фірми та ринку часто-густо замовчуються, щоб уникнути гострих дискусій всередині партнерства та зберегти партнерський спокій (сумнівна послуга для бізнесу!).

Найважливіші сфери, які підлягають аналізу:

— оцінка наявності стратегії;

— вимірювання ефективності операційної діяльності фірми;

— сприйняття фірми конкурентами та ринком;

— аналіз можливостей конкурентів на ринку;

— коротко- та довготермінові тенденції ринку, що впливатимуть на бізнес.

Важливо також підкреслити, що проведення такого аналізу не може бути одноразовою акцією. Навпаки, отриманий зріз інформації, результати її узагальнення та запропоновані консультантами рекомендації потребують системного, періодичного моніторингу. Залучені фахівці та партнери фірми мають регулярно обмінюватися інформацією та спостереженнями. Будь-які зовнішні або внутрішні зміни, які спостерігаються чи відчуваються партнерами всередині фірми, у відносинах з клієнтами та/чи на ринку мають направлятися до аналітиків на перевірку: це поодинокі випадковості чи такі зміни претендують на системний характер?

Новий партнер, залучений з ринку (lateral hire), поточні та потенційні клієнти, екс-працівники — не єдині, але цінні та інформативні джерела для проведення такого аналізу.

Після збору та обробки інформації настає важливий для дослідження момент — представлення результатів та напрацьованих рекомендацій партнерству. За чим мають бути прийняті відповідні рішення, які, в свою чергу, знайдуть своє відображення в стратегії та конкретних діях, спрямованих на посилення позицій фірми на ринку та її конкурентоспроможності.

Одним із прикладів вмілого узагальнення та утилізації інформації є Chambers Confidential Report, який хоч і коштує недешево, але ж містить консолідовану позицію аналітиків ринку щодо позицій конкретної фірми на ринку, сильні/слабкі сторони (порівняно з конкурентами) конкретних практик цієї фірми, їхні перспективи у конкурентній боротьбі та рекомендації щодо підвищення конкурентоспроможності цих практик.

Наскільки популярним є сьогодні аутсорсинг в Україні та за кордоном?
Що доцільніше — утримувати штат для виконання тих чи інших функцій або довіритися вузькоспеціалізованим професіоналам?

Павло КУРЛАТ,
партнер ЗАТ «Первая Юридическая Сеть», м. Москва, Росія

У Росії така практика тільки починає складатися і розвиватися. Створюючи три року тому нашу компанію, ми із самого початку орієнтувалися на надання юридичних послуг клієнтам, що працюють по всій території Росії, на основі залучення реалізації проектів наших регіональних партнерів. На цей момент таку практику ми вважаємо досить успішною, оскільки надання послуг на місці і знання специфіки дає змогу більш ефективно вирішувати конфліктні ситуації. Якщо говорити про аутсорсинг як про частину бізнес-процесів, що забезпечують діяльність юридичної компанії, то, безумовно, така практика широко розповсюджена. Наприклад, ми практикуємо передачу на аутсорсинг ІТ-супроводження, PR-супроводження бухгалтерських послуг. Таким чином, компанія знімає з себе постійні клопоти з матеріально-технічним забезпеченням офісу. Ми вважаємо, що при правильному підході і вибудованій системі взаємодії з позаштатними співробітниками/організаціями правильно віддавати частину функцій на аутсорсинг.

Євген БЕCСАРАБОВ,
керуючий партнер PSA Consulting & Management Systems

Аутсорсинг адміністративних функцій — явище, яке досить часто зустрічається на Заході. Більше того, деякі функції виносяться на аутсорсинг не іноді, а як правило, наприклад, ведення бухгалтерського та податкового обліку, підготовку та здачу фіскальної та іншої регламентованої законодавством звітності, нарахування та виплату заробітної плати, гонорарів і компенсацій (payroll), розвиток і обслуговування ІТ-інфраструктури, обслуговування офісу, маркетингові дослідження, іміджмейкінг та PR. Фундаментальний принцип аутсорсингу в зарубіжній практиці такий: «Робіть те, що ви робите найкраще — надавайте юридичні послуги, — і віддайте іншим робити те, що вони роблять ліпше за все, максимально ефективно і з найменшими затратами для вас та ваших клієнтів».

У міжнародній практиці є приклади, коли юридичні фірми зі світовим ім’ям передали мало не всі свої адміністративні функції на аутсорсинг, при цьому перевівши свій адміністративний персонал зі свого у штат компанії, в якої вони і користуються послугою аутсорсингу бізнес-функцій (тобто спочатку вони провели процедуру outstaffing — вивід персоналу поза штат). Таким прик­ладом є англійський офіс юридичної фірми Cameron McKenna. Компанія ж, якій Cameron McKenna передала на аутсорсинг свої адміністративні функції, заявляє в числі своїх клієнтів й інші, не менш всесвітньо відомі, назви юридичних компаній.

В Україні серед юридичних фірм (утім, як і в будь-якому іншому бізнесі) аутсорсинг бізнес-функцій використовується нечасто, в основному тільки деяких з них, наприклад ведення бухгалтерського/податкового обліку та ІТ-підтримка в «урізаному» вигляді. І, як правило, передаються функції на аутсорсинг не яким-небудь системним і спеціалізованим компаніям, а приватним особам (бухгалтерам, ІТ-фахівцям), які одночасно обслуговують кілька (а то й велику кількість) клієнтів без будь-якої спеціалізації у сфері їхньої діяльності. По суті, це робиться тому, що зазвичай такі «позаштатні співробітники» обходяться дешевше, ніж утримання аналогічного фахівця в штаті, тобто визначальним фактором є розмір затрат на утримання певної функції. Як наслідок, відсутність системного і клієнтоорієнтованого підходу з боку таких «позаштатних приватників», відсутність галузевого досвіду роботи з подібними клієнтами і нерозуміння «біоритмів» юристів та юридичних фірм — найчастіше, призводять до негативних наслідків, які вимірюються втратами часу, нервів та грошей.

І все ж цей тренд продовжує зміцнюватися. На українському ринку вже з’явилися спеціалізовані консалтингові компанії та профільні приватні консультанти, які серед власних продуктів і послуг пропонують своїй цільовій «галузевій» аудиторії (юридичним фірмам) і аутсорсинг окремих бізнес-функцій. До того ж свої послуги вони пропонують не тільки столичним юридичним фірмам, а й регіональним. Більше того, працюють також з юридичними фірмами ближнього зарубіжжя. Особливо активно такими послугами користуються юридичні фірми невеликого і середнього розмірів, де молоді партнери володіють певними амбіціями і в минулому мали досвід роботи у великих вітчизняних та іноземних юридичних компаніях.

Це однозначно свідчить про те, що вже в найближчому майбутньому відбудуться суттєві зміни в підходах і поглядах партнерів вітчизняних юридичних фірм з питання передачі ряду бізнес-функцій на аутсорсинг, а приклади результативного використання аутсорсингу вчергове підтвердять ефективність його використання в окремих випадках.

Однозначної відповіді на запитання, що доцільніше, немає. Це — бізнес, а бізнес має приносити вигоду. Тому обов’язково потрібно правильно визначати і формулювати завдання, правильно підходити до процесу підбору, оцінки і вибору кандидатів як у свій штат, так і на умовах аутсорсингу, а також коректно оцінювати ризики і фінансові вигоди. І все ж таки на сьогодні, беручи до уваги існуючу систему податкового навантаження, трудове і господарське законодавство, а також наявність на ринку галузевих консультантів, які спеціалізуються на наданні управлінських послуг для юридичних фірм, вибір на користь аутсорсингу буде, швидше, фінансово вигідним та ефективним.