Бізнес: Адміністративний ресурс

Володимир БОГАТИР

Адміністративний персонал юридичних офісів, перебуваючи в «тіні», робить неабиякий внесок до загальної справи

Адміністративний персонал традиційно сприймається в юридичному бізнесі (як, мабуть, і у будь-якому) як своєрідна розкіш. З іншого боку, більшість юридичних компаній на певному етапі свого розвитку усвідомлюють необхідність систематизації виробничого процесу. Важко сперечатися з тим, що коефіцієнт корисної дії юриста (і, відповідно, фінансовий результат його праці) значно підвищиться, якщо він приділить справам клієнтів увесь свій робочий час, а не повертатиметься до цих справ у перервах між замовленням канцтоварів для офісу та переустановленням операційної системи на своєму комп’ютері. І це лише одна грань питання. Інша грань — компетентний фахівець у певній сфері (чи то секретар, чи то бухгалтер, чи то PR-менеджер) виконає притаманну своєму фаху роботу швидше та якісніше, аніж найкваліфікованіший юрист, який змушений заглиблюватися туди, де всі його професійні якості нічим йому не допоможуть.

Окрім традиційного секретарського персоналу, деякі юридичні компанії наймають вузькоспеціалізованих працівників іншого профілю. Як зауважує партнер ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» Андрій Стельмащук, зазвичай неюридичний персонал великих юридичних фірм відповідає за такі шість напрямків: 1) фінанси та бухгалтерський облік; 2) управління персоналом; 3) інформаційні технології (ІТ); 4) інфраструктура; 5) маркетинг і розвиток бізнесу; 6) підтримка діяльності офісу.

Якщо з традиційним секретарським персоналом усе більш-менш зрозуміло — необхідність у ньому в будь-якому разі виникає, коли офіс досягає певного масштабу, то от щодо інших сфер, таких як PR, HR, IT тощо, є різні бачення та різні концепції організації роботи.

Public relations

«PR-менеджер повинен бути тим, хто розвиває імідж компанії, формує ділову репутацію та просуває послуги компанії на ринку, — відзначає партнер правничої фірми «Софія» Олександр Поліводський. — Багато юристів, як і ми до певного часу, не приділяють багато уваги цій важливій складовій роботи юридичної компанії».

За словами пана Олександра, ефективний PR потребує спеціальних знань, зовсім іншого підходу до роботи, часто така діяльність юристам не до вподоби саме через відсутність тих методів роботи, до яких звикли юристи при підготовці матеріалів для суду чи меморандумів для клієнтів. Разом із тим, ефективний PR у поєднанні з ефективним менеджментом та професіоналізмом дає змогу отримати нові більш складні завдання та сприяє переходу на новий рівень роботи з клієнтами вищого рівня.

Між тим, деякі юридичні компанії вже усвідомили для себе необхідність наявності свого фахівця або навіть структурного підрозділу в сфері PR, маркетингу та розвитку бізнесу.

Як зазначає виконавчий директор адвокатської контори «Коннов і Созановський» Ксенія Генс, в АК є фахівець у сфері розвитку бізнесу, реклами та PR, який відповідає за розробку та щоденне виконання комплексу заходів, спрямованих на розширення діяльності АК, залучення нових клієнтів, забезпечення високої якості юридичних послуг, що надаються, та підтримання відносин з існуючими клієнтами.

«Партнери, юристи та інші співробітники надають нашому фахівцю інформацію, яка може бути корисною для маркетингової політики АК, — розповідає пані Ксенія про те, як налагоджена маркетингова діяльність в АК. — Іншим досить важливим моментом є виконання співробітниками АК певних маркетингових дій (активна суспільна діяльність юристів, участь у зборах профільних та бізнес-асоціацій; участь у PR-діяльності: написання статей, надання коментарів та інтерв’ю; участь у підготовці новинних оглядів змін у законодавстві; сприяння у визначенні ступеня лояльності клієнтів для подальшого вибору комплексу заходів, направлених на укріплення лояльності усіх клієнтів тощо)».

«У нас є департамент розвитку бізнесу, в якому працює група професіоналів у цій сфері, — розповідає про структуру PR-діяльності в своїй компанії Андрій Стельмащук. — З огляду на багатопрофільність і масштабність проектів нашої фірми ми все більше заглиблюємося в процес спеціалізації. Так, наприклад, у нас є фахівець, відповідальний за роботу з клієнтами, PR-менеджери, фахівець із міжнародних маркетингових комунікацій».

«У штаті нашої компанії є окремий фахівець, який відповідає за напрямок PR. Якщо чотири-п’ять років тому в мене були сумніви щодо необхідності такого фахівця, то нині маю глибоке переконання, що така людина потрібна», — схиляється до схожої думки партнер міжнародної юридичної компанії Campio Group Денис Осипенко. Пан Денис визнає, що партнерам компанії останнім часом не вистачає не тільки часу, але й достатніх знань, щоб самостійно зай­матися цими питаннями. «Вважаю, що ліпше делегувати вирішення завдань із сфери маркетингу та PR окремому досвідченому фахівцеві — це дасть набагато кращий результат», — констатує він.

Щодо залучення до маркетингової та PR-діяльності зовнішніх фахівців, то, попри існування певної кількості спеціалізованих агентств у цій сфері, поки що небагато юридичних компаній користуються їхніми пос­лугами. «На мій погляд, віддавати такі важливі питання на аутсорсинг не є вдалою ідеєю», — вважає Ксенія Генс.

Human resources

На сьогодні власний HR-підрозділ (кадрова служба) або принаймні відповідальний працівник у сфері HR не є чимось незвичайним навіть для порівняно невеликих компаній. Утім, в юридичному бізнесі це питання вирішується по-різному: іноді замість введення спеціальної штатної одиниці функції HR виконує інший представник адміністративного персоналу, іноді — безпосередньо партнер, а буває, що ці функції віддаються на аутсорсинг.

«На цей момент функції HR-фахівця в АК виконує офіс-менеджер, оскільки глобальних кадрових змін не плануємо, — розповідає Ксенія Генс. — Були часи, коли ми вели активну кампанію з пошуку фахівців і користувалися послугами рекрутингових агентств. Можливо, це було тимчасове на той момент явище, але їхньою роботою з пошуку кваліфікованих фахівців ми залишилися не дуже задоволеними. Це стосувалася не тільки, наприк­лад, пошуку кандидатів з хорошою англійською мовою, а й оцінки їхніх юридичних навичок».

На думку пані Ксенії, оцінити юриста з професійної точки зору може лише юрист або людина, яка дуже тісно співпрацює з юридичною сферою. Абсолютно погоджується із нею Денис Осипенко. «Не думаю, що HR-фахівець здатен правильно оцінити професійні якості юриста, не маючи юридичної освіти, — говорить він, розповідаючи про ситуацію у своїй компанії. — HR-менеджера у нас немає. Хоча свого часу ми користувалися послугами такого фахівця, але давно відмовилися від цієї практики. Якщо йдеться не про громіздкі юридичні компанії з роздутим штатом працівників, то рішення про зачислення юриста в штат має прий­мати керівник компанії».

Не погоджується з цим підходом, але водночас поділяє недовіру до аутсориснгу в цій сфері і Андрій Стельмащук. «Важливість персоналу важко переоцінити, особливо в сфері професійних послуг, тому віддавати на аутсорсинг HR-функцію для великої юридичної фірми стратегічно неправильно», — вважає він. Наразі організаційна структура ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» включає департамент по роботі з персоналом.

«Питання підбору персоналу ми вирішуємо самі, оскільки це досить специфічна і надто важлива сфера для роботи компанії. Краще за нас ніхто не може знати, хто саме нам потрібен, — зізнається Олександр Поліводський. — Ми працюємо по особистих зв’язках та рекомендаціях, а у випадку надходження резюме перший відбір робить хтось із секретарів чи помічників. Ми не відрізняємося швидкоплинністю кадрів, кількість працівників є відносно невеликою, відтак роботи з підбору персоналу не так багато, тому необхідності мати окремого фахівця з цих питань немає».

Технічна підтримка

Чим далі крокує технічний прог­рес, тим вагомішою стає роль комп’ютерної техніки та програмного забезпечення в роботі будь-чого, включаючи і юридичний офіс. Системний збій або технічна поломка обладнання в найвідповідальніший момент є нічним жахом для будь-якого юриста, як і для інших офісних працівників, тому наявність людини, яка триматиме електронне господарство в тонусі, на сьогодні стає життєвою необхідністю.

Як розповідає Ксенія Генс, в АК «Коннов і Созановський» є свій IT-фахівець, а саме: системний адміністратор, який відповідає за роботу комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, що використовується, мережі Інтернет та внутрішньої мережі. Також до посадових обов’язків системного адміністратора входить підтримання на належному рівні роботи всієї офісної техніки. «В АК багато років тому не було такої штатної одиниці, і системний адміністратор приходив до офісу на вимогу, — згадує пані Ксенія. — Унаслідок такої практики втрачалося дуже багато часу, адже зазвичай питання, що виникають, термінові та потребують негайного вирішення». З міркувань економії часу юристів було вирішено створити свою штатну одиницю.

Функції ІТ-фахівців ЮФ «Василь Кисіль і Партнери» включають адміністрування мережі, встановлення та супроводу спеціального ПЗ, технічної підтримки оргтехніки тощо. Адміністрування корпоративного веб-сайту ведеться силами департаменту з розвитку бізнесу та PR. А от програмна підтримка віддається на аутсорсинг. На думку Андрія Стельмащука, в юридичному бізнесі кадри та інформаційні технології традиційно вважаються другими за важливістю адміністративними напрямами після фінансів. При цьому технічне та програмне забезпечення роботи, найвища конфіденційність багатьох аспектів та інформаційна безпека так само відіграють значну роль. «Усі ці три напрями мають свої відділи в структурі юридичної фірми, своїх керівників, менеджерів і молодший адміністративний персонал», — відзначає партнер ЮФ «Василь Кисіль і Партнери».

Користується послугами фахівця, який відповідає за коректну роботу внутрішньої комп’ютерної мережі компанії та за інші завдання, пов’язані з IT, і юридична компанія Campio Group. На думку партнера цієї компанії Дениса Осипенка, в першу чергу ця людина повинна вик­ликати максимально можливу довіру, бо, маючи доступи до важливих елементів забезпечення комунікації, до адміністрування корпоративного сайту, вона стає однією з найважливіших ланок у забезпеченні стабільної роботи всієї організації.

«Це не просто системний адміністратор, що встановлює комп’ютерні програми, а професіонал, який збагачує технічний арсенал компанії найсучаснішими IT-розробками, стежить за появою інновацій у сфері IT, за новими методами роботи систем комунікації, впроваджує використання більш зручних технічних засобів та програмного забезпечення, постійно поповнюючи свої знан­ня на користь компанії, — описує якості IT-фахівця пан Денис. — Ця людина має встигати за швидкою ходою розвитку IT-технологій і якщо вона цього не робить, то ви маєте справу з банальним низько кваліфікованим системним адміністратором, який гальмує швидкість професійного зростання вашої компанії».

Варто зазначити, що передання функцій IT-супроводу на аутсорсинг аж ніяк не є рідкістю на юридичному ринку. Так, наприклад, Олександр Поліводський поділився власним досвідом, який, урешті, привів його саме до такого рішення. «Ми прой­шли кілька етапів у відносинах з IT-фахівцями. Наразі вже протягом тривалого часу ефективно співпрацюємо з невеликою компанією, яка забезпечує наші потреби у цій сфері», — розповів пан Олександр.

Управитель

Партнери юридичних компаній подекуди доходять висновку, що структура бізнесу потребує наявності професійного управлінця, який виконував би частину організаційно-господарських функцій, представницькі функції тощо. Обсяг повноважень такого управлінця буває різним — іноді він обмежується невеликим колом організаційних питань, а іноді буває настільки широким, що партнери компанії стають свого роду наглядовою радою, яка майже не втручається в поточні управлінські процеси, а лише окреслює загальні напрями діяльності.

В АК «Коннов і Созановський» є виконавчий директор. «Це співробітник, який здійснює організацію та забезпечення поточної діяльності АК, зокрема й керівництво допоміжним персоналом з метою адміністративно-господарського уп­равління та оперативного вирішення адміністративно-господарських питань, які виникають у діяльності АК для сприяння юристам в їхній професійній діяльності та в організації функціонування офісу АК у цілому, — розповіла про свої посадові обов’язки Ксенія Генс. — Такий працівник не є партнером та повинен володіти менеджерськими якостями, швидко реагувати та розв’язувати адміністративні проблеми, що виникають, та організовувати роботу допоміжного персоналу таким чином, щоб у юристів витрачалося якнайменше часу на виконання адміністративної роботи». Але, за її словами, виконавчий директор не здійснює безпосереднє керування — він тримає курс на цілі, поставлені партнерами.

Утім, не тільки в малих, а й у багатьох великих юридичних компаніях функції управління все ж повністю виконує один із партнерів (керуючий партнер). Прикладом є ЮФ «Василь Кісіль і Партнери». Як розповів партнер цієї фірми Андрій Стельмащук, керуючий партнер юрфірми Олег Макаров, висока компетенція якого обумовлена значним досвідом професійного юриста та кваліфікацією MBA, виконує основ­ні функції з управління фірмою, адже для динамічного розвитку фірма має потребу в справді професійному стратегічному та функціональному управлінні.

Вразлива категорія

Загалом немає єдиного підходу до того, яким має бути кількісне співвідношення адміністративного персоналу стосовно юристів у юридичній компанії. В юридичній компанії Campio Group, за словами Дениса Осипенка, частка адміністративного персоналу складає приблизно 25 % і таке співвідношення зберігається досить давно.

Як розповів Андрій Стельмащук, розвинені ринки юридичних послуг вважають, що середнє співвідношення юристів до адміністративного персоналу має бути приблизно 1 до 1,3, в ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» воно становить від 1 до 1,1.

Але якою не була б чисельність адміністративного персоналу в юридичній компанії, на ринку помітна тенденція (і вона характерна не тільки для юридичної галузі), що саме ця категорія персоналу стоїть першою в черзі у разі необхідності скорочення чисельності або штату працівників.

«Я повністю згоден з тим, що в разі необхідності перший удар у вигляді скорочення на себе приймає адміністративна частина штату компанії, — відзначає Денис Осипенко. — З огляду на практичний досвід моїх колег у більшості випадків це єдиний правильний варіант розв’язання проблеми дефіциту бюджету організації. Адже з легкістю можна знайти юриста, здатного виконувати адміністративні функції, при цьому ніхто з адміністративного персоналу не зможе якісно вирішувати юридичні питання».

Проте таку позицію поділяють не всі колеги пана Дениса по юридичного цеху.

«За останній час кількість адміністративного персоналу залишається сталою, адже в АК наразі оптимальна кількість адміністративного персоналу», — стримано зазначила з цього приводу Ксенія Генс.

Натомість Андрій Стельмащук висловився категорично проти того, що представники адміністративного персоналу є першими кандидатами «на виліт». Як зазначив пан Андрій, остання криза була найкращим показником того, що в ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» ніколи не вважали ключових менеджерів (неюристів) незначними або тими, кого варто скорочувати в першу чергу.

«Швидше, навпаки, знайти талановитого фінансиста, який розуміє специфіку та багатогранність білінгу юрфірми, на нашому ринку дуже й дуже нелегко. Тому про скорочення адмінресурсу в нашій фірмі не йшлося. Ми цінуємо наших колег з неюридичних департаментів анітрохи не менше, ніж наших юристів», — запевняє пан Андрій.

Дотримуватися балансу

Олег МАРЧЕНКО,
керуючий партнер ЮФ Ulysses

В юридичній фірмі Ulysses досить багато представників адміністративного персоналу, адже їхня кількість в нашій фірмі приблизно дорівнює кількості юристів фірми. З одного боку, це значні витрати для фірми, але з іншого — це дозволяє партнерам та юристам не відволікатися від своїх нагальних справ і зосередитись на роботі з клієнтами.

Ключовими представниками адміністративного персоналу в юридичній фірмі є: директор чи генеральний директор, фінансовий відділ, у тому числі бухгалтерія, HR, відділ комунікацій, IT, персональні асистенти. IT-функції можуть бути віддані на аутсорсинг, якщо IT-системи фірми належним чином налаштовані.

Важливим є баланс у співвідношенні адміністративного персоналу та юристів, який у сучасних юридичних фірмах зазвичай дорівнює 1:2 — 1:1.

Оперативна допомога

Д-р Юліан РІС,
партнер, голова офісу міжнародної юридичної фірми BEITEN BURKHARDT в Україні

Значення адміністративного персоналу для юридичної фірми складно переоцінити. У нашій фірмі є штат асистентів юристів, які забезпечують надійний тил і безперебійний процес у роботі фірми. Коло обов’язків асистентів юристів досить широке (воно включає діловодство, тобто роботу з документами, організацію відряджень і зустрічей, інші адміністративні функції), але основна функція — оперативна допомога юристам в їхній повсякденній роботі. Однією з основних вимог до асистента в міжнародній юридичній фірмі є знання іноземних мов, у нас в компанії — це німецька та/або англійська. Окрім високих професійних якостей юристів та їхніх асистентів, ми пишаємося дружними стосунками в колективі, що складно виміряти кількісними показниками.

Усі адміністративні департаменти у нас в компанії (з розвитку бізнесу, IT, бухгалтерія і білінг, відділ перекладачів) забезпечують високу якість робочого процесу в фірмі. Розуміння такого процесу і своєї ролі в ньому кожного з учасників є невід’ємною умовою успішної роботи компанії на ринку. Хоча кількісно не завжди можливо виміряти успішність роботи адміністративного співробітника, але вона помітна в повсякденній роботі компанії, таким чином адміністративний персонал має відношення до результатів компанії за підсумками року.

Сильний ланцюг

Андрій СТЕЛЬМАЩУК,
партнер ЮФ «Василь Кісіль і Партнери»

Як і в будь-якій багатопрофільній юридичній фірмі такого масштабу, як наша, у нас є підрозділ адміністративного персоналу, секретарі приймальні, департаментів, асистенти партнерів, менеджери неюридичних відділів (фінанси, PR тощо).

Цих професіоналів ми відбираємо не менш ретельно, аніж наших юристів. ЮФ «Василь Кісіль і Партнери» відома на цьому ринку як своєрідна кузня талантів, у тому числі й адміністративних, адже менеджерів, які спеціалізуються на секторі професійних послуг, на нашому ринку хронічно не вистачає. Тут важливі й загальні професійні навички, і знання специфіки.

Наші адміністративні менеджери працюють пліч-о-пліч з партнерами і разом із ними відвідують численні тренінги, щоб чітко розуміти стратегію фірми, ключові завдання та складові успіху юридичного бізнесу. Не можна недооцінювати зворотний зв’язок — партнерам важливо розуміти фінанси, маркетинг і основні принципи управління командою, навіть якщо в основному ці функції виконують адміністративні менеджери.

Професійне управління компанією передбачає знання основних показників ефективності адміністративних підрозділів і менеджерів, а також окремих практик і фірми в цілому. От, наприклад, можливі маркетингові KPI: приріст нових клієнтів (співвідношення кількості нових клієнтів фірми до загальної кількості активних клієнтів), відсоток неактивних клієнтів, співвідношення маркетингового бюджету (співвідношення загальних маркетингових витрат (включаючи заробітну плату) до доходів фірми), маркетингова вартість залучення нового клієнта (витрати на рекламу, на маркетингову кампанію та/або захід, що дозволив залучити цього клієнта) тощо.

Адміністративні менеджери відіграють свою немаловажливу роль у розвитку фірми, без належного IT-забезпечення й інфраструктури юристи не змогли б виконувати свою роботу на відповідному рівні. Кожна фірма має визначити, які показники є для неї релевантними, і не забувати, що ці обчислювальні величини варто інтерпретувати в контексті, й що здоровий глузд теж ніхто не скасовував.

Ланцюг настільки сильний, наскільки сильна його найслабша ланка. Успіх команди залежить від кожного колеги, незважаючи на те, виконує він юридичні чи адміністративні функції.