Офіс: Командний простір

Дар’я СВАТКОВА

Який тип офісу ліпше обрати юридичній фірмі: кабінетний чи open space

Однією з найпопулярніших форм організації роботи офісу сьогодні вважається open space (відкритий простір), але з огляду на комфортність роботи в ньому — це не найкращий варіант, особливо коли так важко забути «кабінетно-коридорну систему». Крім того, наскільки б великим не було бажання юридичної фірми виглядати як компанія з «американських фільмів», усі вже давно зрозуміли, що повністю відкрити простір у такому виді діяльності просто неможливо.

Тож коли необхідно обрати оптимальний варіант організації офісу, варто розібратись, які функції він має виконувати.

За зачиненими дверима

Загальноприйнятими вважаються дві концепції оформлення офісу: класична (кабінетно-коридорна система) і open space. До першого варіанта можна віднести більшість державних установ: довгі коридори, таблички на дверях, особисті кабінети. З точки зору ефективності діяльності, класичний офіс оптимально відповідає лінійно-функціональній організаційній структурі компанії з традиційними управлінськими вертикалями і способами координації. «Кабінетне планування є більш прийнятним для великих компаній, знову ж таки — для зручності організації роботи фахівців, які зазвичай є працівниками певних юридичних департаментів, залежно від спеціалізації, — вважає директор з розвитку ЮФ MGC Partners Марія Гелюх. — ­Обговорення поточних зав­дань, планування роботи відділів тощо — все-таки набагато продуктивніше, коли люди не заважають один одному. Наприклад, юристи-аналітики в силу специфіки своєї роботи ліпше почуватимуться за «зачиненими дверима» кабінету, де їх не відволікатимуть сторонні розмови ­або обговорення. Перевагою кабінетів ­є конфіденційність, точніше — біль­ші можливості для її забезпечення».

А от старший партнер ЮФ «Сергій Козьяков та Партнери» Сергій Козьяков упевнений, що «кабінетна система ліпше пристосована до порівняно невеликих фірм і дає можливість набагато більше зосереджуватися на виконанні саме юридичної роботи».

З широко розплющеними очима

Концепція open space демонструє ідею демократичного офісу, що організовується в досить великому приміщенні, не розділеному капітальними стінами. З погляду менеджменту, організований у такий спосіб офіс більше відповідає сучасним формам керування і дає змогу використовувати нові способи внутрішньої координації і комунікації. «Опитування юридичного персоналу щодо зручності роботи в приміщеннях open space також показало, що для ­юристів дуже важлива можливість поточних консультацій з колегами, які спеціалізуються на інших напрямках, обмін думками, командна робота над проектами», — зазначив асоційований партнер ЮК «Правовий Альянс» Андрій Горбатенко.

При цьому багато хто погоджується, що open space можливий лише у випадку, якщо кількість працівників у фірмі не є більшою за десять осіб, хоча навіть у цьому випадку юристи повинні мати окреме приміщення від іншого персоналу, адже основними недоліками відкритого простору відзначають: високий рівень шуму, змішування запахів та постійне вторгнення в особистий простір працівника. Для уникнення конфліктів на ґрунті цих факторів Андрій Горбатенко пропонує чітко прописати правила роботи в приміщеннях open space у внутрішніх документах компанії. Їхні положення допомагають уникнути дрібних конфліктів, пов’язаних, наприклад, з музикою або гострими запахами на робочих місцях, «зникненням» канцелярії тощо.

Також багато питань в офісах open space виникає до умов дотримання конфіденційності. Так, деякі юристи вважають, що конфіденційність в офісі відкритого типу можлива лише, коли юрист, який відходить від свого робочого місця, прибирає документи в стіл або виносить їх в офісний архів.

Директор ЮК «Алєксєєв, Боярчуков і Партнери» Владислав Новаковський наголошує на тому, що для уникнення необережного повод­ження з інформацією юристи при ­прийомі на роботу повинні підписувати певні договори про конфіденційність і забезпечувати умови, в яких конфіденційні документи не лежатимуть будь-де та перебуватимуть у загальному доступі.

Вдала комбінація 

Але сьогодні найбільш поширеним є третій тип — комбінований. Більшість компаній розуміють, що «схованки» в кабінетах лише гальмують роботу, а open space іноді більш схожий на «турецький базар», аніж юридичну компанію, тож вирішили об’єднати обидві форми офісів. А от поєднання кабінетної системи з open spacе, відділивши переговорну зону від робочих кабінетів та відкритої зони, допомагають раціонально використати офісний прос­тір і максимізувати ефективність роботи. На думку HR-менеджера МЮГ AstapovLawyers Ірини Андрієвої, такий підхід «дозволяє розділити потоки інформації і зібрати знання в одному кабінеті, а також сприяє синергетичному ефекту (завжди є прямий доступ до колег, з якими можна порадитись)».

Найчастіше юридична фірма ділить офіс на декілька великих відкритих просторів, в яких працюють 10—12 юристів, об’єднаних одним напрямом (департаменти), а партнери та старші юристи мають окремі кабінети. При цьому доступ юристів до партнерського складу компанії не обмежений завдяки так званим відчиненим дверям. Це, згідно з досвідом Сергія Козьякова, дає юристам змогу негайно обговорювати нагальні проблеми та швидше їх розв’язувати. Незважаючи на те, що партнери працюють в окремих кабінетах, вони не «закриті» для своїх колег. «Партнери завжди готові допомогти юристам прийняти правильне рішення, підказати і поділитися мудрою порадою», — впевнена HR-менеджер МЮГ AstapovLawyers. Тому необхідність у «порожніх» переговорах просто відпадає. Крім того, подібні комунікації сприяють підвищенню ефективності робочого процесу та створенню позитивного клімату в фірмі.

А для дотримання конфіденційності в справах у комбінованих типах офісів виокремлюють особисті кабінети. Крім того, деякі фірми намагаються максимально мінімізувати використання в роботі паперових носіїв інформації, захищаючи при цьому кожний комп’ютер компанії програмними та апаратними засобами захисту даних.

Тож якщо все ще важко виб­ра­ти одну з форм офісу для своєї ­юридичної ­компанії, ліпше об’єд­найте найкращі риси як кабі­нетного, так і відкритого типу простору.

Рівень взаємодії

Владислав НОВАКОВСЬКИЙ,
директор ЮК «Алєксєєв, Боярчуков і Партнери» 

Коли обирали офіс, керувалися, в першу чергу, його місцезнаходженням. Наш офіс знаходиться у центрі міста, тут зручна транспортна розв’язка, по-перше, для клієнтів, по-друге, для співробітників. У партнерів був чіткий критерій знаходження офісу не у бізнес-центрі, а у власному приміщенні.

Для офісу ми обрали гібридну модель планування, керуючись сучасними тенденціями розвитку бізнесу, зокрема юридичного: окремі практики (судова, корпоративна та податкова) відмежовані одна від одної, хоча у кожної з практик окремий open space. Ми вирішили, що у таких умовах юристи матимуть можливість переймати досвід один в одного, у молодших юристів буде нагода спостерігати за тим, як працюють старші юристи. На мою думку, модель взаємозв’язку будується в межах одного кабінету. Коли це open space — ти маєш можливість взаємодіяти з будь-ким із колег без прив’язки до того, де його робоче місце. Керівнику простіше підключати працівників до вирішення спільних питань, легше керувати процесом, оскільки він знаходиться у тому ж open space. Він усіх бачить, йому легше контролювати роботу підлеглих.

Колективний вибір

Анна ОГРЕНЧУК,
керуючий партнер «Юридичної групи LCF» 

Під час розробки проекту офісу враховувалися такі важливі критерії, як його функціональність, відповідність корпоративному стилю, а також зручність для трудової діяльності співробітників.

Співробітники «Юридичної групи LCF» працюють в офісі комбінованого типу. Партнери та старші юристи — в окремих кабінетах, а юристи — в open space.

Такий розподіл пояснюється, насамперед, необхідністю партнерів та старших юристів мати кабінети для проведення зустрічей, які часто мають конфіденційний характер, а також нагальною потребою мати змогу сконцентруватися.

Open space, де працюють юристи нашої компанії, був обраний самим колективом як найзручніший варіант для оперативної співпраці. Серед переваг офісу такого типу можна виділити функціональність, ергономічність та, власне, комфорт співробітників. До того ж офіси open spaсе чудово підтримують командний дух юристів, надаючи можливість обговорювати нагальні питання та доходити спільної думки.

За необхідності, наші юристи мають змогу проводити зустрічі у конференц-залі, віч-на-віч з клієнтом, який забезпечує конфіденційність ведення справ.

Об’ємне рішення

Марія ГЕЛЮХ,
директор з розвитку ЮФ MGC Partners

У нас невелика фірма, тому ми обрали open space. Рішення приймаються колективно, обговорення клієнтських справ, різноманітних внутрішніх питань організації роботи — також. Ми звикли планувати нашу роботу разом, тому для економії часу та зручності ми обрали саме open space. На наш погляд, така схема є в цілому прийнятною для невеликих компаній, коли немає нагальної необхідності виокремлювати кабінети або розподіляти простір на департаменти.

При цьому варто виокремлювати партнерський склад, оскільки це відповідає загальноприйнятній практиці з ряду вагомих причин.

По-перше, партнери беруть безпосередню участь у залученні клієнтів, обговоренні стратегій захисту або схем вирішення клієнтських питань, займаються стратегічним плануванням, розвитком фірми, її фінансами, кадровою політикою тощо — це питання, які належать до компетенції топ-менеджменту, складають комерційну таємницю і не можуть бути розголошеними.

По-друге, принцип субординації — виокремлення окремих кабінетів для керівництва — сприяє дії цього принципу на практиці. Знову ж таки, є різні рівні завдань і відповідальності, тому їх варто розмежовувати.