Тема: Фінансовий квест

Майстерність фінансиста в юридичній фірмі полягає не стільки в тому, щоб винайти велосипед, враховуючи, що показники та формати управлінської звітності досить прості у цьому бізнесі та давно відомі, скільки в тому, щоб не дати партнерам його постійно модернізовувати (читай — маніпулювати)

Щоб зрозуміти реальність щодо фінансів у юридичній фірмі, побудови системи управлінської звітності та самого процесу звітності, я дозволю собі навести систему координат, в якій особисто я працювала впродовж останніх п’яти років:

Вищий рівень майстерності фінансового спеціаліста, на мою думку, полягає в тому, щоб з усього різноманіття відомих в юридичному світі показників вибрати саме ті, які максимально точно пасували б та характеризували б саме цю конкретну фірму, були ­прозорими та зрозумілими партнерству і юристам (адже саме на цих показниках часто-густо базується система мотивації конкретної фірми) та могли би бути оперативно отримані в будь-який потрібний для партнерів час із системи фінансового обліку фірми.

ВАЖЛИВИЙ процес

Одним з моїх найулюбленіших внутрішніх адміністративних процесів у юридичній фірмі є бюджетний процес.

Хто скаже, що це проста та нудна рутина, просто не розуміється на самому сенсі цього процесу. Бюджетування — це час не фінансистів. Це час партнерів та менеджерів бізнесу, коли бізнес проходить ретельну ревізію і тверезий аналіз, тож це чудова нагода визнати, що для бізнесу є зайвим, його слабкою ланкою, а також знайти та розкрити прихований потенціал фірми. Це також певна програма вашого бізнесу, яка технічно втілюватиметься протягом року.

Сам процес триває два-три місяці. При цьому до нього мають бути залучені всі (!) працівники фірми, адже це час ідей та креативу, припущень та перевірок реальності!

Базовий набір документів, який фірма отримує в результаті цього процесу, є таким:

Одним із важливих фінансових документів, який (і я готова сперечатися на гроші) мають лише одиничні фірми, є бюджетна політика.

Бюджетна політика

Що ж це за документ і чому він є таким важливим для фірми та її фінансів?

Левову частку цього документа займає опис припущень та аналіз ключових показників, на яких, власне, базується бюджет, простіше кажучи, відповідь на запитання, як саме цей бюджет був складений?

Проте розділ документа, до якого я хочу привернути вашу увагу, має назву Early warning signals (попереджувальні сигнали) і містить граничні значення ключових показників, які сигналізують, коли бізнес відхиляється (в будь-який бік) від запланованого.

Необхідно наголосити, що, залежно від прийнятого у конкретній фірмі, список цих показників варіюється та може включати як загально фірмові показники, так і персоніфіковані показники по партнерах та/чи практиках і робочих проектних групах. Найчастіше до таких показників включаються:

— падіння/зростання навантаження юристів та практик;

— зниження нижче запланованого рівня приведеного партнером нового бізнесу чи нових доручень від існуючих клієнтів фірми;

— зростання прямих та/чи непрямих витрат бізнесу;

— падіння рівня рентабельності бізнесу.

Наявність таких показників дає змогу щомісячно тримати руку на пульсі та сигналізувати, коли випадковості переростають у тенденції. Як правило, вже на етапі розробки бюджету партнери та менеджмент проговорюють так званий План «Б», «В» чи «Г», тобто набір першочергових заходів, що допоможуть адекватним чином та в оперативному режимі відреагувати на реальність, яка змінилася.

Статки, додатки, видатки

Минули часи, коли партнери мислили винятково термінами збільшення надходжень. Якщо сім-десять років тому цілком достатньо було контролювати лише три-чотири показники, то їхня кількість у розвинутій фірмі сьогодні сягає мінімум десяти-дванадцяти.

Фінансовий словник сучасного партнерства збагатився й наразі налічує такі показники, як дохід на партнера, дохід на юриста, прибуток на партнера, валовий прибуток практики, коефіцієнт адміністративних/непрямих витрат, співвідношення непрямих та прямих витрат тощо.

Перехід від «чистих» форм розподілу прибутку (якими є lockstep чи eat what you kill) до більш складних, модифікованих та комбінованих формул був зумовлений, по-перше, розшаруванням партнерств (старші, молодші, асоційовані партнери й інші) та, по-друге, зростанням власної кількості партнерів у парт­нерствах.

Унаслідок ускладнення формул розподілу прибутку зростає кількість фінансових показників, якими оперує фірма, та ускладнюється їхній зміст (див. Таблицю 1).

Варто також зазначити, що в щоденній битві за кінцевий результат на порядок денний виноситься питання прибутковості кожного проекту, аналіз прибутковості кожного клієнта та керування грошовими потоками фірми в найефективніший спосіб. Неефективність будь-кого з членів команди чи будь-якого процесу стає загрозою загальній ефективності бізнесу.

Ключовим завданням за таких умов є оперативне (!) та систематичне виявлення точок неефективності та надання рекомендацій щодо їх виправлення. Безумовно, остаточне рішення (залишити як є, дати ще один шанс, інвестувати тощо) залишається за партнерством, але отримання зрозумілої та чіткої інформації на періодичній основі вкрай важливо для управління фінансовим здоров’ям фірми.

Зверну увагу на декілька важливих факторів, якими зазвичай нехтують повністю або частково:

Як правило, такі видатки розподіляють або пропорційно фонду оплати праці юриста, групи, практики, або пропорційно кількості юристів на фірмі. Кожен із цих варіантів має свої плюси та мінуси, однак не так важливо, який спосіб обрати, як важливо зафіксувати один із них на рівні загально фірмової політики.

Тож, як би тривіально це не звучало, дружіть з цифрами, адже копіткий, регулярний та системний процес моніторингу фінансового здоров’я вашого бізнесу є запорукою цього самого здоров’я, довголіття, розвитку та процвітання.

Еволюція фінансових показників юридичного бізнесу

Мінімальний набір показників	Набір показників RULES
Середній дохід на партнера-власника (REP)	Середній дохід на партнера.   Середній дохід на юриста
Середній прибуток на партнера-власника (PEP)	Середній прибуток на партнера.   Середній прибуток на юриста
Витрати на партнера-власника (CEP)	Співвідношення непрямих витрат до фонду оплати праці юристів.   Частка непрямих витрат у структурі видатків
	Середня кількість юристів на партнера (leverage). Реалізація. Утилізація. Валовий прибуток юриста/практики/групи. Чистий прибуток практики/групи/фірми. Обсяг відпрацьованої, але не виставленої роботи (work-in-progress). Структура дебіторської заборгованості. Відсоток неплатежів (collection losses). Ефективні погодинні ставки. Ефективні відпрацьовані та виставлені години. Динаміка зміни цін на послуги фірми