Технології: Бізнес у хмарах

Алеся КОСМИНА

Юридичний бізнес з огляду на специфіку не може обійтися без постійного вдосконалення технологічної бази — сьогодні українські юрфірми активно займаються оптимізацією бізнес-процесів, посилюють захист інформації та опановують «хмарні» технології

Юридичним фірмам, незалежно від їхнього розміру та статусу, щороку так чи інакше доводиться переглядати технології та програмні продукти, якими вони користуються. Вдало запроваджені IT-рішення дадуть змогу суттєво оптимізувати бізнес-процеси, зекономити кошти та захиститися від несанкціонованого витоку інформації.

Звичайно, чим більша фірма, тим більше інвестується у сферу IT. «Як і раніше, впродовж останнього року в «Астерс» приділяється значна увага вирішенню ряду ІТ-рішень, що дозволяють оптимізувати бізнес-процеси у фірмі, — розповідає про IT-новинки партнер юрфірми Олександр Падалка. — Зокрема, ми успішно завершили адаптацію нової версії системи управління документообігом під нові версії MS Office. З метою використання передбаченої законодавством можливості подачі фінансової звітності до контролюючих органів в електронній формі були також впровадженні відповідні ІТ-рішення. Разом із цим було імплементовано ряд удосконалень до програмного забезпечення щодо питань заробітної плати та управління персоналом».

Наразі в «Астерс» триває активна робота з розробки заходів із переходу на нову білінгову та CRM системи, які мають суттєво поліпшити обробку робочого часу юристів та виведуть на новий рівень як роботу з кожним нашим клієнтом, так і якість статистичних даних, пов’язаних з білінгом.

Чимало уваги приділяється фірмам і захисту інформації. За словами фахівця IT-департаменту МЮГ AstapovLawyers Владислава Самка, першочерговим завданням ­IT-департаменту компанії є забезпечення надійного захисту даних, і саме з цим пов’язана більшість цьогорічних IT-проектiв.

Крім того, декілька юрфірм перейшли на віртуальні сервери, серед них — адвокатська фірма «Грамацький і Партнери». «Тривалі дискусії щодо доцільності використання технологій cloud computing однієї миті увінчались прудким рішенням АФ «Грамацький і Партнери» повністю, остаточно та безповоротно перейти на віртуальний сервер, — розповідає Олександр Коваль, керівник департаменту фірми. — Не піддаючи сумнівам переваги цього сервісу, ми намагалися попередньо максимально усунути ризики нашого вибору, які також були очевидними, а наслідки їх настання — згубними».

Скористався перевагами «хмарних» технологій і «Правовий Альянс». За словами асоційованого партнера компанії Андрія Горбатенка, при цьому планувалося вирішити декілька завдань: зробити віддалено доступними файлові сховища, зробити віддалено доступним програмне забезпечення, зменшити витрати на адміністрування. Проаналізувавши кілька можливих варіантів та зваживши глобальність змін, «Правовий Альянс» зупинився на впровадженні термінального доступу через тонких клієнтів.

Оптимальне рішення

Якщо говорити про інші тенденції, то останнім часом змінився і підхід до розробки програмного забезпечення — нині мало які юрфірми (мабуть, окрім лише дуже скромних за розміром) розробляють ПЗ самотужки. «Усі зрозуміли — це специфічна та непроста справа, — пояснює Євген Бессарабов, керуючий партнер компанії PSA Consulting & Management Systems, яка пропонує низку IT-рішень для юридичного бізнесу. — Оптимальніше та розумніше — придбати готовий до використання професійний продукт, який можна швидко та правильно впровадити за допомогою консультантів».

«Залучення консультантів є більш доцільним через їхній досвід у певній галузі та, як правило, досить вузьку спеціалізацію, — додає Олексій Кобзєв, комерційний директор групи компаній «Каскад», що пропонує юридичним фірмам програмний продукт KASKAD Billing, розроблений на платформі партнера компанії «Террасофт». — Розробка власних IT-систем на сьогодні вже в минулому, і тут річ не тільки в меншому бюджеті на придбання готових рішень, але й в застосованих кращих бізнес-практиках у таких рішеннях».

Сьогодні юрфірми справді віддають перевагу готовим продуктам. «Сучасний ринок програмного забезпечення пропонує достатню кількість готових рішень для будь-яких потреб, — підтверджує Владислав Самко. — Нині немає потреби у створенні програмного забезпечення своїми силами «з нуля». Якщо необхідно внести незначні корективи в «пакетні» програмні рішення, AstapovLawyers теж звертається до компаній-розробників — вони часто допомагають вирішити необхідні ­завдання. Надає перевагу послугам професіоналів при реалізації масштабних проектів і «Правовий Альянс».

Утім, частина юрфірм, серед яких є і «Астерс», вносить корективи у готові пакетні програми самотужки. «У певних випадках, особливо коли це пов’язано із специфікою існуючих у фірмі бізнес-процесів та бажанням співробітників максимально оптимізувати їх до власних потреб, ми займаємося адаптацією відповідного програмного забезпечення», — говорить Олександр Падалка. Роботою ІТ-відділу компанії наразі керує один із партнерів.

Хмарне майбутнє

Окрім розробки та впровадження програм, актуальним сьогодні є питання, чи варто користуватися таким сервісом, як «хмарні» технології (cloud computing). Ще декілька років тому мало хто ризикнув би перенес­ти свої дані на віддалений сервер, сьогодні ж це стає дедалі більш популярним трендом.

За спостереженнями Євгена Бессарабова, найбільше «хмарними» технологіями користуються малі та великі юрфірми. Причина проста — для обох важливе саме фінансове питання. Маленькі компанії, як правило, не хочуть витрачати кошти на дорогі власні програмно-апаратні комплекси, тому обирають «хмару». А великі фірми мають занадто значні витрати на утримання та обслуговування цих комплексів, тому вони теж обирають «хмару», оскільки це кваліфіковане обслуговування та забезпечення на розумних умовах. Крім того, наразі потужність сучасного обладнання завелика для більшості програмного забезпечення та сервісів. Використання систем віртуалізації дає змогу підвищити утилізацію обладнання, тобто дозволяє розмістити більше корисного ПЗ та сервісів на меншій кількості обладнання.

Юрфірми, які перейшли на «хмару», вже встигли оцінити переваги сервісу. Успішний досвід користування віртуальними серверами міжнародною юридичною групою AstapovLawyers дозволяє Владиславу Самку назвати основними перевагами «хмарних» технологій зниження витрат на реалізацію та утримання серверної інфраструктури, а також оптимальну утилізацію серверних потужностей.

Олександр Коваль теж вказує на суттєве зменшення IT-витрат, які водночас стали й операційними, що дозволило адвокатській фірмі «Грамацький і Партнери» спрямувати кошти у трудовий капітал, укріпивши найбільш динамічні практики. «Разом із тим, з’явилася можливість відносно економно використовувати потужний технічний ресурс (IaaS), який дозволив фірмі технічно реалізувати внутрішні ідеї розвитку бізнесу», — підкреслює пан Коваль. Не­оціненною перевагою стала і можливість максимально убезпечити доступ сторонніх осіб до отриманої фірмою інформації, що є предметом адвокатської таємниці.

Щоправда, з точку зору фінансів не все так однозначно. Так, Олексій Кобзєв звертає увагу на деякі нюанси оренди віртуальних серверів. Щоб розпочати використання «хмарного» сервісу, не потрібен великий бюджет на первинному етапі, але за декілька років хостингу корпоративної бази даних сумарні вит­рати на її зберігання та підтримку виявляються більш суттєвими, ніж на умовах придбання програмного рішення у власність.

Важливим сьогодні є і те, яку хмару обрати — публічну чи приватну? На думку Олександра Коваля, «приватна хмара» споживачеві поки що зручніша і зрозуміліша. Проте є ризик, що так чи інакше існуватиме завжди — довіра до постачальника сервісу. Владислав Самко вважає, що для юридичної фірми підійде будь-який варіант «хмарних» IT-рішень, адже навіть публічні сервіси мають високий рівень захисту та досить низьку собівартість.

Утім, Олексій Кобзєв не настільки оптимістично дивиться на захист інформації у публічних хмарах. «Публічні хмари будуть корисні невеликим юридичним компаніям, діяльність яких не пов’язана з конфідеційною інформацією та сама компанія не має достатньо коштів на захист даних та інформаційну безпеку», — вважає він.

Олександр Падалка також переконаний, що для юридичної фірми абсолютно безпечним є використання «публічних хмарних систем», зок­рема стосовно основної діяльності. Тому якщо «Астерс» прийме рішення про використання «хмарних» технологій (наразі у чистому вигляді компанія такий сервіс не використовує), то це має бути лише власна система, яка дозволяє контролювати всі аспекти безпеки та використання інформації, що зберігатиметься у цій системі.

Щоправда, при вирішенні питання, якому розташуванню серверу віддати перевагу, необхідно прорахувати всі деталі. Так, зважаючи на певний консерватизм та фанатизм у сфері безпеки, сервер терміналів «Правового Альянсу» було розгорнуто на власному апаратному сервері, який забезпечує прозоре апаратне шифрування даних «на льоту», тобто у реальному часі.

«Основна проблема, яка перед нами постала, — розрахунок потужностей термінального серверу, — розповідає Андрій Горбатенко. — Прорахунок у цьому відношенні залишив чимало невдоволення з боку працівників, адже ніхто не любить, коли комп’ютер гальмує і підвисає. Для розв’язання цієї проблеми довелося придбати новий більш потужний сервер. Інша проблема, яка, сподіваюся, колись буде розв’язана, — практична відсутність реального швидкісного мобільного підключення до мережі Інтернет в Україні. Ця прикра обставина не дає змоги насолодитися комфортною мобільною роботою поза зонами мереж Wi-Fi».

Тож наступний крок у напрямку «хмарних» технологій, який розглядає для себе «Правовий Альянс», — це перенесення термінального серверу в хмару.

Як альтернативне рішення між «хмарними» технологіями та стаціонарним розташуванням Олексій Кобзєв пропонує використання власного віддаленого серверу, з обов’язковою якісною професійною підтримкою та регулярним резервним копіюванням, доступ до яких мають тільки співробітники чи довірені особи юридичної фірми. Такий варіант забезпечує незалежність юридичної фірми від постачальника «хмарного» сервісу та надає змогу більш надійно зберігати конфіденційну інформацію. Крім того, враховуючи специфіку нашої країни, на сьогодні він радить географічно розміщувати власні сервери із базами даних за межами України.

А Євген Бессарабов вважає, що в більшості ситуацій найкращим виявляється гармонійне поєднання обох технологій — частина сервісів на публічних ресурсах, частина, більш критична, на приватних — так звана гібридна «хмара».

Джентльменський набір

На думку представників юрфірм та IT-компаній, сучасна юридична фірма повинна мати у своєму IT-арсеналі таке:

 

— систему електронного обліку та архівування документів;

— систему білінгу;

— систему документообігу (із системою аудиту доступу);

— CRM;

— систему управлінського обліку;

— програмно-апаратні засоби захисту від несанкціонованого витоку інформації;

— системи віртуалізації;

— «хмарні» технології;

— технології зберігання та резервування інформації;

— правові бази.

Об’єктивні вимоги

Олександр КОВАЛЬ, адвокат, керівник департаменту АФ «Грамацький і Партнери»

Каталізатором у прийнятті непростого рішення щодо переходу на віртуальний сервер стало не стільки бажання скористатися інноваційними рішеннями, скільки об’єктивно існуючі вимоги останніх років щодо успішного надання юридичної послуги, оптимізації внутрішніх і зовнішніх комунікацій фірми. Згодом наростаюче свавілля «правоохоронців» лише утвердило у правильності заздалегідь прийнятого рішення. Підвищивши вимоги до якості зв’язку з мережею та знайшовши надійного провайдера цього сервісу, фірмі вдалося якісно адаптувати концепцію cloud computing під свої потреби та вимоги, змінити власне формат надання юридичної послуги, яка з технічної точки зору може надаватися юристами фірми повсюдно і безперебійно.

Глобальні завдання

Андрій ГОРБАТЕНКО, асоційований партнер ЮК «Правовий Альянс»

Впровадження термінального доступу через тонких клієнтів дозволило нашій компанії вирішити кілька глобальних завдань без кардинальної зміни програмної інфраструктури. У першу чергу, працівники отримали віддалений доступ до IT-інфраструктури офісу з будь-якого сучасного мобільного пристрою. Крім того, ми отримали систему, яка легко масштабується. Підготовка нового робочого місця працівника відбувається максимально швидко і легко й зводиться до створення профілю користувача термінального серверу, поштового аккаунта та налаштування доступу до термінального серверу на кінцевому обладнанні працівника. У випадку виходу з ладу кінцевого обладнання працівника будь-який резервний комп’ютер здатен повністю замінити працівнику його рідну та улюблену машину до повернення її з сервісу.

Розмір має значення

Євген БЕССАРАБОВ, керуючий партнерPSA Consulting & Management Systems

Складність або простота ІТ-інфраструктури та ІТ-рішень в юридичних компаніях визначається їхнім розміром. Для невеликих компаній (5—10 співробітників) немає потреби ускладнювати ІТ. Їм достатньо базового набору програмного забезпечення та найпростішого обладнання. Для середніх компаній (10—30 співробітників) картина дещо інша — тут присутні технології віртуалізації (як правило, безкоштовні версії комерційних систем або opensource), використовуються білінгові системи, корпоративні антивіруси та надійне обладнання від так названих А-брендів.

Зовсім інша річ — великі компанії. Маючи багато співробітників та величезну кількість накопичених за багато років даних, вони вимушені, окрім звичних ­ІТ-технологій, використовувати і більш екзотичні. Системи для консолідації даних, складні та багатофункціональні білінгові системи поєднані з CRM, спеціалізоване обладнання для збереження, шифрування та передачі даних. Усе це дорого коштує та складно обслуговується. Тому великі компанії першими почали використовувати «хмарні» ІТ-технології (cloud computing).

Ефективно й зручно

Олександр ПАДАЛКА, партнер ЮФ «Астерс»

Безперечно, «хмарні» технології — це дуже ефективний і зручний варіант ІТ-рішень. На сьогодні ми не використовуємо у чистому вигляді «хмарні» технології, оскільки існуючі програмні системи не передбачають таких можливостей. Проте ми наразі сподіваємося, що з впровадженням нових ІТ-рішень такі наші системи, як поштові сервери, білінгова та CRM системи, використовуватимуться із застосуванням й опцій «хмарних» технологій. Разом із цим, при визначенні обсягу застосування «хмарних» технологій для нас усе ще залишається питання політики безпеки та захисту даних.

Безпека понад усе

Владислав САМКО, фахівець IT-департаменту МЮГ AstapovLawyers

Цього року ми розробили нові політики інформаційної безпеки та захисту інформації компанії, а також здійснили перехід на провідні способи захисту від вірусів та спаму. Наша команда провела стандартизацію та оновлення програмного забезпечення на всіх робочих станціях. Ми організували відмовостійке, централізоване сховище службової інформації, а також об’єднали всі віддалені офіси нашої компанії в єдину мережу. Окрім того, була реалізована концепція BYOD (Bring Your Own Device) та внесені зміни і доповнення у CRM-систему. До кінця року ми хочемо встигнути впровадити VoIP-телефонію. У перспективі це дасть змогу знизити ряд витрат на телефонний зв’язок. Також ми плануємо запустити внутрішню автоматизовану Help-desk систему для реєстрації заявок в IT.

Конфіденційне питання

Олексій КОБЗЄВ, комерційний директор групи компаній «Каскад»

«Хмарні» технології є, безумовно, дуже популярним трендом декількох останніх років. Однак світова практика свідчить про те, що для юридичної фірми вони можуть виявитися замість зручного інструмента справжнім головним болем. Це обумовлено специфікою побудови цієї технології — через те, що вся конфіденційна інформація, з якою працює фірма, знаходиться на сторонньому сервері, дуже важко гарантувати, що ця інформація не потрапить до сторонніх осіб. З цієї причини у Сполучених Штатах та Європі досі не вщухають спори з приводу доцільності та етичності використання «хмарних» технологій юридичними компаніями. Окрім того, провайдери «хмарних» сервісів, залишаючи ринок, не завжди надають своїм клієнтам змогу отримати базу даних, що зберігалась на їхніх серверах, як було, наприклад, у випадку із Amazon EC2, IRM, Virtual File Store.

Щоб мінімізувати ризики втрати важливої бізнес-інформації, можна рекомендувати розміщати базу даних корпоративного програмного рішення одночасно на двох або декількох «хмарах», але, таким чином, буде збільшено бюджет на використання цього рішення та додатково будуть збільшені ризики доступу до інформації інших осіб і організацій. Також необхідно зазначити важливе питання, де саме розміщується «хмара», яка містить дані юридичної фірми. Донедава широко рекламувалися закордонні дата-центри, основною перевагою яких була не підконтрольність українським органам влади та незалежність самих дата-центрів у питаннях надання інформації щодо розміщених у них даних. Але, як показали недавні події із Едвардом Сноуденом у США, розміщення даних навіть у закордонних дата-центрах ще не гарантує їхньої конфіденційності.