Бізнес: Підрядні люди

Євген ПІДЛІСНИЙ

Для повноцінної роботи юрфірмам часто доводиться користуватися послугами підрядників, що, з одного боку, полегшує життя, а з іншого — додає чимало проблем

Дві основні причини, які спонукають юрфірми віддавати певні операції на аутсорсинг, — це зниження видатків і одночасне підвищення ефективності. Далеко не кожна навіть середніх розмірів юрфірма може дозволити собі мати у штаті системного адміністратора, перекладача чи вузькоспеціалізованого юриста. Тим більше, що не для кожної це доцільно. Роль же аутсорсингової компанії, за словами Володимира Губенка, керуючого партнера ЮФ «Губенко і Партнери», полягає у виконанні специфічного чи конкретного вузького завдання, яке вона виконує у зв’язку з відсутністю у фірмі відповідних фахівців чи обмеженістю у часі виконання завдання.

Перед юрфірмами постає широкий вибір компаній, яким можна передати виконання більшості операцій, необхідних для нормального функціонування компанії. Сам же принцип вибору постачальника пос­луг залежить від їхнього значення для бізнесу та вартості. «Наприклад, послуги з обслуговування офісної техніки обрали відповідно до оголошення у довіднику, — говорить Володимир Губенко. — А от бухгалтерські послуги, послуги перекладача, юриста, нотаріуса та дизайнера ми, звісно, обирали за рекомендаціями». При виборі послуг, що мають інтелектуальну та творчу складові, більшість юристів схильні довіряти порадам колег — однієї реклами цих послуг недостатньо. Компанії ж, які займаються постачанням канцелярії, води та обідів, самі активно пропонують свої послуги і доцільно обирати найбільш відповідальних з них, бо якість та вартість цих послуг практично однакові у різних компаній.

Координація — запорука ефективності

Хоча чимало представників юридичного бізнесу і погоджуються з доцільністю та навіть необхідністю залучення різноманітних компаній як аутсорсерів, проте є і критичні зауваження. Так, Наталя Кривицька, PR-менеджер МЮФ Noerr, говорить, що хоча, на перший погляд, аутсорсинг суттєво полегшує життя юрфірмам, проте насправді він додає не лише зайвих витрат, але й головного болю, обумовленого постійним контролем підрядників. Тому ефективність роботи аутсорсингової компанії багато у чому залежить від юрфірми-замовника та побудови правильних комунікацій. Роль представника фірми, який контактує з аутсорсинговою компанією, — надавати необхідну інформацію та матеріали, чітко ставити завдання та контролювати їх своєчасне і якісне виконання, говорить Володимир Губенко. Андрій Горбатенко, радник ЮК «Правовий Альянс», спираючись на досвід ­своєї компанії, зазначає, що найбільш ефективною є модель, коли за взаємодію з аутсорсинговою компанією відповідає менеджер відповідного проекту, який одночасно координує роботу юристів компанії та роботу колег.

Олександр Оніщенко, керуючий партнер АК «Правочин», переконаний, що технічний персонал його компанії за кількістю мінімальний і покликаний, швидше, ефективно організувати взаємодію між АК «Правочин» та компаніями-аутсорсерами. Напевно, це і є головна функція технічного персоналу компанії, відзначає пан Олександр. Зокрема, у сфері реклами та PR, де завдання внутрішнього персоналу юрфірми полягає у правильному формулюванні завдання компанії-аутсорсера (скажімо, PR-агентства чи студії дизайну), щоб отримати бажаний результат. Крім того, важлива і функція контролю за дотриманням належної якості виконання робіт та їх своєчасністю.

Жодна сучасна юридична компанія не зможе повноцінно працювати без юридичних електронних баз з нормативно-правовими актами, судовою практикою, аналітичними матеріалами та іншою юридично-економічною інформацією, що необхідна юристам у роботі. Проте ІТ-аутсорсинг для юридичних фірм має невелику, але все-таки специфіку, тому не потрібно до нього ставитись як до суто технічних послуг. Важливо, що на компанії, які надають пос­луги ІТ-аутсорсингу, покладаються обов’язки належного забезпечення конфіденційності інформації, з якою працюють юристи, на унеможливлення її витоку як за межі юридичної компанії, так і за межі компанії, яка надає ІТ-послуги. Тому для максимального зниження ризиків власники юридичного бізнесу мають під ІТ-аутсорсингом розуміти не лише просто налаштування та обслуговування комп’ютерів фірми, але й інформаційну безпеку, що завжди варто відображати у відповідних договорах.

Переклад на аутсорсинг

Не завжди юристи охоче віддають на аутсорсинг переклад документів іноземними мовами. Річ у тім, що пов­ноцінний юридичний переклад, як правило, здатні зробити тільки професійні юристи з достатнім рівнем знань іноземної мови. Тому окремі юрфірми віддають перевагу розвитку у себе напрямку правової лінгвістики. Це обумовлено тим, що саме практикуючі юристи, які працюють з нормативними актами та договорами на іноземних мовах, володіють тонкощами правничого перекладу, для якого нерідко необхідна абсолютна точність, змістова та термінологічна відповідність. Володимир Губенко з власного гіркого досвіду стверджує, що неможливо вибирати послуги перекладача за оголошенням. За останні роки його компанія неодноразово отримувала неякісні послуги від агенцій та бюро перекладів, залучених за оголошеннями. «Останнім часом ми звертаємося за послугами перекладача, якого нам рекомендувала інша юрфірма», — говорить пан Володимир.

Утім, складнощі від співпраці з підрядниками можуть виникнути і в іншій площині. Так, під час перевірки однієї фірми податківці особливу увагу звернули на аналіз витрат при розрахунку податку на прибуток. Податківцям не сподобалося, що до них було віднесено витрати на переклад контрактів з німецької мови. Незважаючи на наявність штатного перекладача, було вирішено звернутися за послугами до фахівця-правника, і з відповідною юрфірмою було укладено договір про надання послуг перекладу. Проте податківці дійшли висновку, що немає підстав включати витрати за цим договором до складу витрат при розрахунку податку на прибуток, оскільки, на їхню думку, було двічі оплачено ту саму роботу, яку мав би зробити штатний перекладач. Податківцями було донараховано податок на прибуток, нараховано пеню та застосовано штрафні санкції.

На думку фірми, витрати на юридичні послуги — саме так були кваліфіковані послуги з перекладу — мають включатися до складу витрат, пов’язаних з виробництвом та реалізацією продукції. При цьому вони документально підтверджувані та економічно обґрунтовані. Такі витрати спрямовані на отримання прибутку, оскільки у випадку укладення контракту, з детальним змістом якого фірма прагнула ознайомитися, вона отримувала можливість збільшити свої доходи. У скарзі також зверталася увага на те, що функції штатного перекладача та стороннього перекладача-юриста не були продубльовані, оскільки до компетенції першого згідно з посадовою інструкцією належить участь у зустрічах з іноземними партнерами та ділове листування. У підсумку було визнано, що до складу витрат оплата пос­луг перекладача-юриста була включена правомірно.

Аутсорсинговий маркетинг

Свою специфіку має також аутсорсинг рекламних та маркетингових послуг. Як відомо, агресивна рекламна кампанія юридичних послуг в юридичному середовищі вважається дурним тоном. Тому юристам потрібно детально обговорювати методику ведення маркетингових та рекламних кампаній з представниками фірм, до яких вони звертаються. Адже розуміння того, що є правильним та ефективним, дуже відрізняється в юристів з однієї сторони і маркетологів та рекламістів — з іншої. Ще одне питання, яке виникає на початку співпраці, стосується розробки корпоративного стилю та логотипу, а саме: передавати її повністю маркетологам чи окремо звертатися до дизайнерів і окремо — до маркетологів.

Із самого початку співпраці юристам потрібно мати чітке уявлення про те, якими ресурсами оперує компанія, що надаватиме маркетингові послуги. Зокрема, на яких видах маркетингових та рекламних послуг спеціалізуються фахівці, наскільки вони розуміють специфіку юридичного бізнесу для надання адекватних послуг. Безумовно, вагомою перевагою аутсорсингової компанії буде наявність досвіду роботи саме з юридичними та адвокатськими компаніями, чим може похизуватися зовсім небагато фірм. Річ у тім, що юридичний ­маркетинг в Україні з’явився не так давно. Тож і не дивно, що маркетингова робота не завжди має системний характер та не завжди є повноцінне стратегічне бачення маркетингової роботи у самих юристів. Небагато вітчизняних юрфірм мають посаду маркетолога. Робота з дослідження та аналізу юридичного ринку, вивчення попиту та пропозицій юридичних послуг, брендинг, інформаційне забезпечення веб-сайту та багато іншого найчастіше здійснюється штатними PR-менеджерами та менеджерами з розвитку бізнесу.

Бувають випадки, коли компанії витрачають чимало ресурсів на один-два маркетингових ­інструменти, наприклад на спонсорство певних заходів чи рекламу, вважаючи їх достатніми для просування своєї компанії. Проте при цьому не враховується те, що маркетинг юридичних послуг є справою, яка складається з кількох етапів. Що після реклами чи, скажімо, спонсорства, треба проводити чимало заходів іншого плану для отримання кінцевого результату — залучення нових клієнтів. Такі заходи мають здійснюватися на постійній основі, а не носити ситуативний характер, як це нерідко буває. Перш за все, це стосується ведення постійної PR-роботи, роботи над тим, щоб зробити власний бренд та бодай основного партнера впізнаваними у бізнес-середовищі, виробити стійкі позитивні асоціації у потенційних клієнтів із власною фірмою.

Однією з останніх тенденцій є розвиток СММ-послуг, тобто пос­луг з просування бренду в соціальних мережах, у тому числі й для юрфірм з урахуванням специфіки ринку. Однак поки що це не набуло широкої популярності. СММ-фахівці, наскільки б кваліфікованими вони не були, все-таки не є постійними учасниками юридичного ринку, де далеко не всі звичайні інструменти працюють і потрібен визначений підхід та дуже акуратне дотримання всіх тонкощів питань іміджу компанії, з одного боку, і конфіденційності клієнта — з іншого, зазначає Наталія Кривицька. Проте з огляду на популярність соціальних мереж та широких можливостей для бізнесу, які вони пропонують, можна спрогнозувати зростання попиту на аутсорсинг СММ-послуг серед юрфірм.

Вузький профіль

Володимир ГУБЕНКО,
керуючий партнер ЮФ «Губенко і Партнери»

Наша фірма звертається за аутсорсингом до компаній, що надають послуги із обслуговування офісної техніки та ІТ-інфраструктури офісу, послуги кур’єрської пошти, поліграфічні послуги, послуги з доставки канцелярії та питної води, послуги з обслуговування внутрішньої системи документообігу та білінгу. Ми також користуємося послугами компанії, що надає базу нормативних документів, без якої не може працювати жодна юридична фірма. Розробка, підтримка роботи сайту та дизайнерські послуги також купуються у третіх осіб. Крім того, на сьогодні бухгалтерські послуги відносяться до аутсорсингу. Інколи ми залучаємо професійного перекладача і навіть юристів. Звісно ж, ми користуємося послугами нотаріусів. Плануємо залучати на умовах аутсорсингу компанію, що надає послуги з розвитку та маркетингу.

Необхідність залучити аутсорсингову компанію, у першу чергу, виникає тоді, коли потрібно залучити фахівця вузького профілю, наприклад патентного повіреного, перекладача з китайської мови чи адвоката у кримінальних справах, якими наша компанія не займається. До послуг перекладача ми звертаємося, якщо обсяг роботи з перекладу юридичного тексту та час на його переклад обмежені. На наш погляд, при досягненні фірмою певного розміру за кількістю співробітника, послуги з обслуговування техніки та ІТ-інфраструктури офісу повинні бути поскладені на штатного співробітників. Те саме можна сказати і про бухгалтерію. У штаті великих фірм завжди є й перекладачі.

Донести ідею

Олександр ОНІЩЕНКО,
керуючий партнер АК «Правочин»

АК «Правочин» постійно звертається за аутсорсингом до інших компаній, оскільки вважаємо, що справою мають займатися фахівці, незалежно від того, стосується це надання юридичних послуг чи постачання канцелярських товарів. Звісно, наш колектив насамперед сконцентрований на якісному та оперативному наданні юридичних послуг. Інші, допоміжні речі, які виконують технічні працівники офісу чи спеціалізовані компанії (а найчастіше, і ті, й інші), лише прямо чи опосередковано сприяють досягненню мети компанії, підвищенню якості послуг та сервісу для наших клієнтів. Найчастіше користуємося послугами компаній, що постачають різноманітну канцелярію, витратні матеріали для оргтехніки, надають кур’єрські послуги, постачають продукти харчування (насамперед, каву та чай) тощо. Доволі високий ступінь аутсорсингу використовуємо в PR-діяльності, насамперед це студії дизайну, рекламні агентства та поліграфія.

Без вищепереліченого ефективну роботу офісу компанії та й продуктивну діяльність на ринку уявити важко, відтак намагаємося не перевантажувати себе технічними питаннями, концентруючись на клієнтах та їхніх справах. Надзвичайно важливо правильно і чітко доносити ідеї та стратегію до компанії-виконавця, оскільки саме ці речі є вирішальними для формування PR-компанії. Відповідно, помилково сприйнята ідея знецінює рекламну кампанію у цілому і навіть в окремих випадках дискредитує рекламодавця.

Відбір підрядника

Андрій ГОРБАТЕНКО,
радник ЮК «Правовий Альянс»

Завдяки балансу потреб компанії та підбору відповідних кадрів наразі у нас практично немає потреби в аутсорсингу внутрішніх питань. Поодинокі випадки аутсорсингу, які мають місце в нашій компанії, зазвичай пов’язані з роботою над запитами клієнтів. Усі такі випадки умовно можна поділити на дві групи. По-перше, коли у компанії немає фахівця з достатнім досвідом чи кваліфікацією для роботи над певним запитом клієнта або його частиною. Зокрема, коли в рамках роботи над запитом клієнта необхідно опрацьовувати законодавство іноземних країн або глибоко вдаватися у питання податкового обліку тощо. У таких випадках очевидною є необхідність залучення іноземної юридичної компанії чи, відповідно, аудиторської компанії. У таких випадках наша компанія є максимально відкритою з клієнтом та завжди погоджує виконавця, якому питання буде віддане на аутсорсинг, обґрунтовуючи необхідність його залучення. За роки роботи нами були напрацьовані ділові стосунки з низкою компаній, які дозволяють нам надавати весь спектр юридичних послуг, навіть якщо запити клієнтів виходять за межі нашої спеціалізації. По-друге, на аутсорсинг віддаються питання, що мають формальний характер, такі як реєстрація юридичних осіб, отримання ліцензій та дозволів й інші послуги, пов’язані з дозвільною системою.

Основним питанням є відбір підрядника, який здатен забезпечити належний рівень послуг. Під час відбору підрядника ми проводимо його оцінку за низкою критеріїв, зок­рема строк перебування на ринку, відгуки клієнтів, участь у рейтингах, швидкість реакції на запити, вартість послуг і, зрештою, наші враження від роботи з таким підрядником.

Власноруч — дешевше

Наталія КРИВИЦЬКА,
PR-менеджер МЮФ Noerr

Зазвичай юрфірми віддають на аутсорсинг маркетингову частину роботи. Окрім традиційної поліграфічної продукції, це може бути робота із ЗМІ, веб-сайт, організація заходів тощо. Стосовно поліграфії — нічого дивного, тут просто важливо стежити за тим, щоб підрядники чітко слідувати бренд-буку. Веб-сайт — також зрозуміло, у цьому питанні ліпше довіритися професіоналам. Звісно, вже після розробки та первинного наповнення основною інформацією, ведення веб-сайту має бути покладене на представників фірми — чи то маркетинг-, чи то піар-, чи то ІТ-відділ компанії.

Також часто юрфірми співпрацюють щодо питань зв’язків із ЗМІ (публікації, коментарі, інтерв’ю). Ефективно це чи ні — однозначної відповіді немає, кожна фірма вирішує це індивідуально. Моя точка зору — краще використовувати з такою метою внутрішній піар-ресурс. Також напрацьований контакт-лист журналістів є дуже важливим моментом для маркетинг-активності будь-якої компанії. Агенції таку інформацію зазвичай не розголошують. Це ж стосується і проведення заходів. Багато юрфірм віддають це питання на відкуп компаніям з проведення заходів. Однак досвід показує, що своїми зусиллями все обходиться значно дешевше, навіть з урахуванням затраченого часу. Альтернативно можна використовувати ресурс партнерства (наприклад, розподіл витрат), який не завжди популярний, проте обійдеться дешевше.