Професія: Повне зібрання

Геннадій ЄРМОЛЕНКО

Конференції та інші ділові заходи — потужний маркетинговий інструмент для юридичних компанії, але їхня ефективність залежить від ретельної організації

На конференціях юристів у вис­тупах часто порушуються питання впровадження нових стандартів, структуризації бізнесу, стратегічного планування та інших інструментів розвитку бізнесу. Особлива увага приділяється проведенню та участі в конференціях і заходах, спрямованих на залучення нових клієнтів. Формат конференції оптимальний для пошуку нових контактів і зав’язування ділової співпраці. На що варто звернути увагу при організації конференцій, як збільшити їхню ефективність?

Програмні цілі

Слово «соnfero» в перекладі з латини означає «зібрання». З часів античності принципи проведення пуб­лічних заходів не змінилися — люди обмінюються досвідом, знайомляться, зав’язують формальні й неформальні стосунки. Незважаючи на майже необмежені можливості сучасних комунікацій, заходи і спілкування наживо з професійною тусовкою і клієнтами залишаються незамінним маркетинговим інструментом.

Одна з причин популярності і незамінності публічних ділових заходів криється в самій природі людини. У соціальній психології є поняття «рефрентна група». Це група в соціумі, на яку людина орієнтується, яка допомагає виробити загальні цінності і норми поведінки. Співтовариство професіоналів у сучасному суспільстві часто відіграє роль рефрентної групи. Тому одне з головних завдань будь-якого заходу — створити сприятливе середовище для спілкування та обміну досвідом колег і людей з одного соціального середовища.

Програма заходу: доповіді, вис­тупи, майстер-класи — важливий аспект при організації конференцій. Як правило, організатори приділяють цьому багато уваги. Проте ефективність конференції багато в чому залежить не лише від тем доповідей та ораторської майстерності промовців. Потенційний клієнт може в даний момент не потребувати тем, про які йдеться у виступах. Часто для клієнта важливі не стільки доповіді, скільки можливість познайомитися і зав’язати стосунки.

Головне завдання організаторів конференції — створити сприятливий фон для зав’язування ділових контактів на заході, щоб утримати аудиторію і зробити перебування учасників максимально комфортним. «Деталі і підкреслена турбота про гостей заходу створюють атмосферу, яка також є важливою, як і теми доповіді», — відзначає Ріта Розен, директор з розвитку бізнесу та PR, ЮФ «Ілляшев та Партнери». За її спостереженнями, при організації конференцій та інших заходів юридична фірма переслідує насамперед практичну мету: залучення клієнтів, підвищення пізнаваності та лояльності серед існуючих клієнтів, поліпшення іміджу, нагадування про фірму.

«Вибір заходу, що проводиться компанією, залежить від того, які цілі перед нею ставляться, — вважає Дар’я Баліцька, менеджер з PR та маркетингу ЮФ Jurimex. — Так, іміджеві заходи спрямовані на закріплення позицій компанії та популяризацію бренду, клієнтоорієнтовані — на надання посиленої уваги бізнесу клієнтів вашої компанії та залучення нових клієнтів, заходи pro bono — на виконання компанією соціальних функцій».

Типові помилки

Якщо ви проводите конференцію в центрі міста, є великий ризик того, що учасники завітають «на годинку», і якщо їм щось не сподобається або виникнуть термінові справи — залишать захід. Тому необхідно складати програму так, щоб ключові доповідачі або запрошені «зірки» виступали в другій половині дня. Наприкінці конференції необхідно організувати яскраву подію, банкет або, наприклад, брифінг для преси — це дасть змогу утримати увагу аудиторії.

При організації щорічних заходів потрібно звертати увагу на зміни в програмі. Часто організатори заходу схильні повторювати однаковий сценарій заходу, навіть не підозрюючи, що гостям це вже нецікаво. З ввічливості вони не повідомляють це організаторам, але можуть обговорювати це між собою. Тож бажано щороку оновлювати програму заходу. Це стосується і місця проведення — можливо, варто підібрати нову, нестандартну локацію.

Необхідно враховувати також особливості роботи з підрядниками, особливо якщо йдеться про організації заміських конференцій. Подеколи організатори заходів намагаються добитися максимальної знижки в готелях. Зазвичай їм ідуть назустріч, навіть якщо розмір знижки значний. Але в результаті підрядник урізає послуги, працює менше  персоналу, страждає сервіс. Такі дрібниці одразу стають помітними, що відбивається і на іміджі організаторів.

Культурні розрізнення

Організація ділових заходів високого рівня — трудомісткий вид діяльності. Необхідно враховувати безліч нюансів. Є багато прикладів, коли організатори витрачають чимало зусиль, щоб запросити, зустріти і поселити гостей з різних країн. А в результаті враження про захід псує велика черга на каву-брейк або, наприклад, наявність у меню певних страв.

Перед прийомом іноземних гостей необхідно вивчати і враховувати культурні особливості. Західні гості, як правило, незалежно від високої посади або розміру статку доволі просто ставляться до життя і сервісу. Вони не вимагають розкошів і царського прийому. Тому коли в аеро­порту небагатої України кожному з членів делегації подають окремий люксовий автомобіль, вони дивуються і не розуміють, навіщо потрібен подібний шик.

Гості з Європи і США на банкетах вважають за краще замовляти невеликі закуски на загальний стіл і одну індивідуальну страву на вибір. З напоїв часто віддають перевагу пиву або вину, зрідка міцному алкоголю. Весільне застілля, яке часто пропонує українська сторона, особ­ливо в регіонах, для західних гостей є тягарем.

Делегації з деяких східних країн, наприклад корейці, люблять випити — це частина їхньої корпоративної культури. Тому щоб серйозно обговорювати справи, потрібно організувати вечірку з алкоголем. А казахи вподобали українську кухню та звичаї. Тому якщо на ваш захід приїдуть гості із-за кордону, необхідно вивчити їхні культурні особливості і правильно підготуватися.

Професійна підтримка

При організації масштабних заходів, особливо за участю закордонних гостей, ліпше звернутися до професіоналів. «Питання залучення професійних компаній, які займаються організацією публічних заходів, має вирішуватися в кожному випадку окремо та враховувати специфіку запланованого заходу. Його формат, тематику та кількість потенційних учасників», — говорить Дар’я Баліцька.

В Україні працює ряд компаній, які спеціалізуються саме на конференц-сервісі. Серед них є компанії, які проводять по декілька сотень (!) конференцій на рік. Тому вони мають необхідні досвід і технології для проведення заходів на найвищому рівні.

Власна матеріально-технічна база дозволяє професійним підрядникам легко вирішувати складні питання, наприклад забезпечити синхронний переклад декількома мовами. Крім того, професійні компанії конференц-сервісу допоможуть зменшити бюджет заходу (від 10 % до 30 %).

«Ваша компанія робить конференцію раз на рік, і хочеться отримати чудовий результат. Але це дуже непросто, бо існують тисячі нюансів, які необхідно враховувати, — констатує Яна Матвійчук, генеральний директор компанії конференц-сервісу «Арена КС». — Ми рекомендуємо організаторам усі свої сили спрямувати на те, щоб зіб­рати потрібну аудиторію і скласти справді цікаву програму виступів. На самому заході організатор більше отримає від спілкування з людьми, оскільки займатися нюансами — це невигідно, їх ліпше залишити професіоналам».

Врахувати «дрібниці»

Яна МАТВІЙЧУК,
генеральний директор компанії конференц-сервісу «Арена КС»

Виходячи з нашого досвіду, юристи — люди уважні та вимогливі, вони звертають увагу на деталі, люблять нові технології. Багато юристів регулярно беруть участь у зарубіжних ділових заходах, тому мимоволі орієнтуються на західні стандарти. Як залучити й утримати аудиторію, яка все бачила і все знає?

Перш за все потрібно відштовхуватися від мети і формату заходу. Якщо конференція платна або потрібно залучити пресу, то проводити її треба в центрі міста. Якщо ви бажаєте заохотити партнерів або поспілкуватися з потенційними клієнтами в більш неформальній обстановці, тоді обирайте безкоштовний формат і обов’язково за містом.

Особливий підхід до меню: не так важлива кількість їжі, як її якість та формат. Невеликі вишукані бутерброди і тістечка — зручні і не заважають спілкуванню. Люди, які організовують публічні заходи, дуже багато часу приділяють обговоренню меню. Це може викликати посмішку, але їжу учасники заходів завжди обговорюють. Особливості меню дуже важливо враховувати при прийомі іноземних гостей.

Компанії конференц-сервісу при реєстрації гостей обов’язково просять учасників вказувати кулінарні переваги. Як свідчить досвід, серед європейців майже завжди є вегетаріанці і люди з особливими перевагами. Якщо у вас в гостях делегація з Європи, потрібно мати в меню вегетаріанські страви, про що варто попередити персонал. Якщо це гості зі східних країн, для уникнення неприємностей необхідно спеціальними табличками повідомити про наявність страв зі свининою, а ліпше взагалі від них відмовитися.

Реєстрація — перше, що бачить гість заходу, й тут часто бувають черги. Це неприпустимо. Щоб уникнути черг, необхідно виходити з розрахунку двоє реєстраторів на п’ятдесят осіб. Професіонали можуть зареєструвати тисячу осіб без черг. Для цього є спеціальні технології й устаткування. Це може здатися дрібницями, але від них безпосередньо залежить імідж організаторів та успіх вашого заходу.

Врахувати до дати

Дар’я БАЛІЦЬКА,
менеджер з PR та маркетингу ЮФ Jurimex

Якщо правильно обрано тему і ретельно продумано, кому вона може бути цікава, труднощів у проведенні конференцій виникнути не повинно. Коли ви вже обрали тему і плануєте дату проведення, необхідно впевнитись у відсутності аналогічних конференцій, які проводяться іншими організаторами в цей же час. Це потрібно враховувати, щоб залучити максимальну кількість слухачів та не втратити потенційну аудиторію через її розпорошення між кількома заходами з однаковою тематикою.

До організаційних моментів, на які необхідно окремо звернути увагу, належить поширення інформації про запланований захід. Відомості про конференцію у ЗМІ мають бути розміщені якомога раніше — щонайменше за місяць до запланованої дати початку. Інформація має міститися насамперед у тих ЗМІ, які висвітлюють роботу галузей, пов’язаних з діяльністю потенційних учасників.

Потужний інструмент

Ріта РОЗЕН,
директор з розвитку бізнесу та PR ЮФ «Ілляшев та Партнери»

За дев’ять років роботи у маркетингу за моєю участю було організовано та проведено низку різноманітних заходів. Для масштабних заходів залучалися івент-агентства, проте я завжди контролювала їхню роботу. Над організацією конференції, як правило, працює група івент-менеджерів, залежно від складності зав­дання залучаються різні фахівці.

Проведення заходів — це потужний інструмент, який, однак, при неправильній організації може справити протилежний ефект. Тому важливо приділяти увагу не лише темі заходу і доповідачам, але й деталям: зручності для учасників, правильному вибору місця проведення заходу, наявності перерв на каву, забезпеченню достатньої кількості роздрукованих презентацій, відсутності черг на реєстрацію тощо.