Технології: Незворотний зв’язок

Можна довго сперечатися про те, чи нормальним є майже повна інтеграція людини зі своїм смартфоном, та факт залишається фактом — без неї у конкурентній боротьбі вижити важко, адже клієнт вимагає швидкої реакції, а компанія — задоволеного клієнта. Тож юридичні фірми усіляко заохочують співробітників користуватися технологічними досягненнями сучасності

Специфіка роботи юриста вимагає швидкої реакції, постійного доступу до важливих документів та можливості швидкого пошуку потрібної інформації не лише на робочому місці. Арсенал інструментів для цього сьогодні справді великий: сучасні мобільні пристрої та пропозиції операторів мобільного і бездротового зв’язку дають змогу влаштувати офіс де завгодно — біля моря, в горах, у небі або під час відпустки. Крім того, численні мобільні додатки значно спрощують життя пересічному юристові, дозволяючи не витрачати дорогоцінний час на пошук інформації.

За словами юристів, попри те, що прямої вимоги користуватися у роботі лише смартфонами та спеціально встановленими у них додатками у більшості юрфірм офіційно немає, мало хто з них сьогодні віддає перевагу звичайним телефонам без «розумних» функцій.

«Фірма не вимагає використовувати смартфони, але об’єктивно більшість співробітників і так ними користуються», — стверджує старший юрист практики IT та медіа права адвокатського об’єднання «Юскутум» Михайло Пергаменщик, додаючи, що також у його компанії немає переліку обов’язкових для використання мобільних додатків, проте згідно з політикою фірми частина співробітників мають використовувати застосунок Juscutum Legal Alarm (власна розробка фірми) для надання термінових консультацій клієнтам.

Схожа ситуація і в юридичній компанії «Правовий Альянс». Щоправда, частина працівників компанії отримали корпоративні смартфони, які мають певний обов’язковий набір програмного забезпечення, до якого входять: Google Apps Device Policy, Google Disc (Documents, Tables, Presentations), Gmail, Google Chrome, Google Calendar, Google Hangouts, Google Maps, Google+.

У будь-якому разі у технологічно обізнаного юриста більше шансів отримати вищу посаду та взагалі роботу. «Відсутність смартфона або небажання використовувати його в роботі може бути важливим чинником при прийнятті юриста на роботу», — змальовує одну з негласних вимог до співробітників юрфірм директор юридично-консалтингової компанії «Де-Юре» Григорій Трипульський.

 

Безпечна оперативність

 

Попри декларування активного «юзання» у роботі мобільних прист­роїв, кожна фірма має власну політику доступу з цих пристроїв до важливої інформації, де на перше місце виходить питання захисту даних. І подекуди вона є досить жорсткою.

«Останнім часом роль мобільних пристроїв у нашій компанії суттєво підвищилася, — розповідає асоційований партнер юридичної компанії «Правовий Альянс» Андрій Горбатенко. — Компанія впровадила концепцію віддаленого офісу, що дає змогу працівникам працювати у будь-якому місці, де є Інтернет та мобільний зв’язок. У таких умовах смартфон та планшет є дуже доречними помічниками. Сьогодні працівники зі своїх мобільних пристроїв можуть мати дос­туп до таких ресурсів, як електронна пошта, інертнет-месенджер, календар, робочі файли та навіть до свого віртуального робочого стола з усіма ресурсами від Ліги до принтера.

Ложкою дьогтю у цій бочці меду Андрій Горбатенко називає питання безпеки даних. Однак компанія знай­шла рішення. На мобільних пристроях зберігається мінімум інформації, для доступу до даних потрібне підключення до мережі Інтернет. Особа, відповідальна за безпеку, має у своєму розпорядженні інструменти для блокування доступу будь-якого мобільного пристрою до ресурсів компанії та безпосереднього знищення даних на самому пристрої. Отже, якщо мобільний пристрій було втрачено чи викрадено, його доступ до ресурсів блокується, а дані на пристрої знищуються. Крім того, дані на самому пристрої зберігаються у зашифрованих розділах, захищених паролем.

Міжнародна юридична фірма Baker & McKenzie вирішила питання безпеки дещо інакше. «На глобальному рівні Baker & McKenzie було прийнято рішення про забезпечення працівників пристроями BlackBerry, оскільки вони на сьогодні мають найвищий ступінь захисту

­конфіденційності інформації, — говорить спеціаліст з інформаційних технологій МЮФ Baker & McKenzie Тарас Шапран. — З пристроїв iOS, за умови установки додаткових програмних модулів, є доступ до багатьох корпоративних систем дистанційно по захищеному каналу зв’язку, в тому числі Outlook, Document Management, Liga, корпоративних файлсерверів, систем обліку робочого часу тощо».

На всіх мобільних пристроях, якими користуються співробітники Baker & McKenzie (смартфонах, планшетах, ноутбуках) обов’язково встановлюються програми, які контролюють дистанційний доступ. Говорячи про переваги корпоративних телефонів компанії та програм, встановлених на них, Тарас Шапран також відзначає здатність додатку BlackBerry Messenger шифрувати конфіденційне повідомлення і надсилати напряму на інший пристрій Blackberry.

У «Юскутумі» обмеження жорст­кіші — відповідно до політики інформаційної безпеки фірми доступ до корпоративного серверу можливий лише з робочих ноутбуків і тільки тоді, коли вони під’єднані до робочої мережі в самому офісі. Винятком є поштовий сервер, доступ до якого мають частина співробітників як зі своїх ноутбуків, так і з мобільних пристроїв. Крім того, всі робочі ноутбуки і сервери захищені за допомогою багаторівневого шифрування.

Михайло Пергаменщик пояснює таку «обділеність» смартфонів тим, що, як правило, основним робочим засобом як в офісі, так і поза ним (на зустрічах, конференціях, круглих столах, відрядженнях тощо) є ноутбук. «Для юриста смартфон і планшет поки що не є повноцінною заміною його робочому ноутбуку, — переконаний він. — У будь-який час і будь-де юриста може застати необхідність терміново написати об’ємний лист, скласти документ або презентацію, переглянути і внести правки в існуючий документ. Робити це на маленькому сенсорному екрані, без фізичної клавіатури і миші, без доступу до всіх своїх робочих документів і на нестандартному або урізаному для мобільних пристроїв ПО дуже не зручно».

І на додаток

 

Додатки, які юристи використовують у своїй роботі, можна поділити на дві групи: ті, що є умовно обов’язковими усередині компанії (про що йшлося вище), і ті, що є зручними, необхідними та звичними для самих фахівців. Зазвичай друга група — це майже весь набір, який пропонується відповідною операційною системою для спілкування, зберігання та редагування документів, листування, планування тощо. А вже операційну систему кожен обирає собі сам із принципових або інших міркувань.

Варто також згадати месенджери та соціальні мережі — WhatsApp, Viber, Facebook, Skype. «Ці додатки займають окреме місце, оскільки полегшують роботу юриста в спілкуванні з клієнтом. Наразі немає проблем у проведенні відеоконференцій та передачі необхідних фотодокументів», — говорить молодший юрист адвокатської компанії «Правочин» Анастасія Сингаєвська.

Крім того, додатки сьогодні пропонують і веб-сайти правової спрямованості. Юристи, хоч і зауважують, що над додатками розробникам потрібно ще працювати і працювати,

все ж відзначають як корисні «Право України» від Ліга:Закон та додатки новинних сайтів. Не проти юристи були б побачити і додатки від порталу rada.gov.ua, видання «Юридическая практика», порталу Ліга.

За зразок додатків також можна взяти розроблені в інших країнах. Михайло Пергаменщик вважає, що за умови належної локалізації, адаптації під особливості українського ринку і підтримки вітчизняними сервісами в Україні цілком могли б працювати WestlawNext та MyCase. Тим більше, що останній позиціонується як мобільний інструмент для комплексного менеджменту роботи юриста.

А Григорій Трипульський упевнений, що в Україні не вистачає додатків з професійними чатами, таких як Legal Social Net в Росії, та повноцінно працюючих (можливо, платних) баз даних нормативних документів.

Українським юристам справді не вистачає якісно зроблених додатків із базами даних (нормативно-правові акти, судові рішення тощо). «Найбільш актуальним для мене були б додатки, які надавали б доступ до інформації про дату та час розгляду справи, адреси судів, державних установ, а також до Єдиного державного реєстру судових рішень www.reyestr.court.gov.ua, до інформації про виконавчі провадження та інших державних реєстрів», — говорить старший юрист судового департаменту адвокатського об’єднання AVER LEX Дмитро Самусенко.

У цій ніші єдиним ефективно працюючим додатком юристи вважають IpLex, приємною особливістю якого є, у тому числі, і можливість роботи у режимі офлайн, за це йому погоджуються пробачити навіть неперіодичність оновлення.

«Наразі єдина професійна правова система, яка має мобільний додаток і для Android, і для iOS це ­МЕГА-НАУ з додатком ipLex, — змальовує переваги додатку керуючий партнер компанії Airvice Consulting Руслан Яременко. — Попри відсутність конкурентів, розробники створили дуже професійний і якісний інструмент для юристів. І активно продовжують його розвивати та вдосконалювати. Усього декілька місяців тому вийшла вже п’ята версія цієї системи. Вона має зручний інтерфейс, чудовий пошук, тематичний рубрикатор, законодавчі акти та акти вищих судів».

Загалом оцінюючи найпопулярніші сьогодні додатки, Руслан Яременко виділяє декілька найкорисніших та найзручніших, на його думку, саме для юристів. «Найнеобхіднішим додатком у смартфоні чи планшеті юриста є поштовий клієнт, — говорить він. — Найпопулярніші сьогодні гаджети працюють на Android та Apple iOS і обидві мобільні операційні системи мають непогані вбудовані поштові клієнти, та все ж розробки сторонніх компаній є більш функціональними. Для Android я рекомендував би використовувати додаток K-9 Mail. Окрім дуже зручних стандартних функцій, він дає змогу налаштувати авторизацію для відправки поштових листів, а у вбудованому клієнті такої можливості немає. Хоча опція попередньої авторизації для надсилання листа є стандартною для корпоративних поштових систем. Також цей додаток дозволяє налаш­тувати період перевірки нових повідомлень, підтримує технологію Push (миттєве відображення нової пошти), дає змогу налаштувати папку для відправлених листів (за замовчуванням, у стандартних поштових клієнтів і в Android, і iOS відправлені зі смартфону листи зберігаються власне на гаджеті, а не у вашому поштовому ящику, тому на інших пристроях цього листа просто не буде, а це неприйнятно), є можливість створити власний підпис, підтримується одночасна робота с декількома обліковими записами. Для iOS користується популярністю клієнт Seed Mail, який має приблизно схожий з K-9 Mail функціонал і зручний та звичний користувачам iOS інтерфейс».

Порівнюючи стандартні вбудовані календарі, Ярослав Яременко зауважує, що календарю в Android не вистачає зручного віджету на весь екран, тож його рекомендація — додаток iCalendar. Але оскільки вбудований в iOS стандартний календар подобається не всім, то альтернативою може бути найпопулярніший і найфункціональніший календар для iOS — Fantastical 2. Він має «чудовий дизайн, високу швидкість роботи, солідний функціонал, а інтеграція з Reminders дає змогу керувати ще й вашими завданнями».

Для обліку витраченого часу пан Яременко радить використовувати додатки Android QuickTE Tracker та iPad QuickTE Tracker, а для нотаток — додаток Evernote, який дозволяє робити не лише текстові нотатки, а й занотовувати також фото, звуковий файл та робити нотатки від руки. Однією з переваг Evernote є те, що він працює на багатьох комп’ютерних та мобільних системах і підтримує синхронізацію між усіма пристроями через мережу Інтернет.

Утім, головне — не лише додатки, а й уміння ними ефективно користуватися. «Смартфон має не ускладнювати життя, а робити його легшим, для чого він, власне, і був створений. Якщо з появою смартфону у когось ускладнилось життя, тоді причину треба шукати не в смартфоні», — впевнений Михайло Пергаменщик.