Технології: Незворотний зв’язок

Алеся КОСМИНА

Можна довго сперечатися про те, чи нормальним є майже повна інтеграція людини зі своїм смартфоном, та факт залишається фактом — без неї у конкурентній боротьбі вижити важко, адже клієнт вимагає швидкої реакції, а компанія — задоволеного клієнта. Тож юридичні фірми усіляко заохочують співробітників користуватися технологічними досягненнями сучасності

Специфіка роботи юриста вимагає швидкої реакції, постійного доступу до важливих документів та можливості швидкого пошуку потрібної інформації не лише на робочому місці. Арсенал інструментів для цього сьогодні справді великий: сучасні мобільні пристрої та пропозиції операторів мобільного і бездротового зв’язку дають змогу влаштувати офіс де завгодно — біля моря, в горах, у небі або під час відпустки. Крім того, численні мобільні додатки значно спрощують життя пересічному юристові, дозволяючи не витрачати дорогоцінний час на пошук інформації.

За словами юристів, попри те, що прямої вимоги користуватися у роботі лише смартфонами та спеціально встановленими у них додатками у більшості юрфірм офіційно немає, мало хто з них сьогодні віддає перевагу звичайним телефонам без «розумних» функцій.

«Фірма не вимагає використовувати смартфони, але об’єктивно більшість співробітників і так ними користуються», — стверджує старший юрист практики IT та медіа права адвокатського об’єднання «Юскутум» Михайло Пергаменщик, додаючи, що також у його компанії немає переліку обов’язкових для використання мобільних додатків, проте згідно з політикою фірми частина співробітників мають використовувати застосунок Juscutum Legal Alarm (власна розробка фірми) для надання термінових консультацій клієнтам.

Схожа ситуація і в юридичній компанії «Правовий Альянс». Щоправда, частина працівників компанії отримали корпоративні смартфони, які мають певний обов’язковий набір програмного забезпечення, до якого входять: Google Apps Device Policy, Google Disc (Documents, Tables, Presentations), Gmail, Google Chrome, Google Calendar, Google Hangouts, Google Maps, Google+.

У будь-якому разі у технологічно обізнаного юриста більше шансів отримати вищу посаду та взагалі роботу. «Відсутність смартфона або небажання використовувати його в роботі може бути важливим чинником при прийнятті юриста на роботу», — змальовує одну з негласних вимог до співробітників юрфірм директор юридично-консалтингової компанії «Де-Юре» Григорій Трипульський.

 

Безпечна оперативність

 

Попри декларування активного «юзання» у роботі мобільних прист­роїв, кожна фірма має власну політику доступу з цих пристроїв до важливої інформації, де на перше місце виходить питання захисту даних. І подекуди вона є досить жорсткою.

«Останнім часом роль мобільних пристроїв у нашій компанії суттєво підвищилася, — розповідає асоційований партнер юридичної компанії «Правовий Альянс» Андрій Горбатенко. — Компанія впровадила концепцію віддаленого офісу, що дає змогу працівникам працювати у будь-якому місці, де є Інтернет та мобільний зв’язок. У таких умовах смартфон та планшет є дуже доречними помічниками. Сьогодні працівники зі своїх мобільних пристроїв можуть мати дос­туп до таких ресурсів, як електронна пошта, інертнет-месенджер, календар, робочі файли та навіть до свого віртуального робочого стола з усіма ресурсами від Ліги до принтера.

Ложкою дьогтю у цій бочці меду Андрій Горбатенко називає питання безпеки даних. Однак компанія знай­шла рішення. На мобільних пристроях зберігається мінімум інформації, для доступу до даних потрібне підключення до мережі Інтернет. Особа, відповідальна за безпеку, має у своєму розпорядженні інструменти для блокування доступу будь-якого мобільного пристрою до ресурсів компанії та безпосереднього знищення даних на самому пристрої. Отже, якщо мобільний пристрій було втрачено чи викрадено, його доступ до ресурсів блокується, а дані на пристрої знищуються. Крім того, дані на самому пристрої зберігаються у зашифрованих розділах, захищених паролем.

Міжнародна юридична фірма Baker & McKenzie вирішила питання безпеки дещо інакше. «На глобальному рівні Baker & McKenzie було прийнято рішення про забезпечення працівників пристроями BlackBerry, оскільки вони на сьогодні мають найвищий ступінь захисту

Експериментальна модель

Анастасія СИНГАЄВСЬКА, молодший юрист АК «Правочин»

 

Додатків, корисних у побуті, спорті, туризмі, безмежна кількість. Проте додатків, орієнтованих тільки на український ринок, дуже мало. Більшість компаній з розробки мобільних додатків працюють із замовниками з США, Канади, Ізраїлю. Проте й цікаві українські приклади все ж є. Зокрема, одним із наших колег по юридичному ринку було розроблено мобільний додаток адвокатського захисту. Так, за інформацією представників фірми, при натисканні на кнопку виклику адвоката за місцем знаходження клієнта в екстреній ситуації сигнал про тривогу і координати клієнта відправляються в спеціальну підтримку, результатом чого є виїзд адвоката до клієнта. Крім того, кнопка дає змогу надіслати SOS-сигнал друзям, близьким і колегам, який буде опублікований у соцмережах. Як на мене, це дуже цікавий експеримент, створений в інтересах клієнта з використанням можливостей мобільного софту.

Щоправда, є й приклад менш успішного досвіду в цій сфері. Одна з російських юридичних компаній для розширення бази своїх клієнтів випустила мобільний додаток, який передбачав безоплатну консультацію юриста в режимі онлайн та оперативне отримання в електронній формі виписки з реєстру нерухомості. Незважаючи на те, що за рік існування такого додатку його завантажили близько 14 тисяч користувачів, новинка зазнала краху. Річ у тім, що більшість клієнтів не належали до цільової аудиторії юрфірми (додаток виявився популярним серед норовливих студентів, які таким чином намагалися полегшити собі життя під час іспитів).

Чого хоче юрист

Андрій КОЗИРИЦЬКИЙ,

заступник керівника регіонального представництва ЮФ L.I.Group (м. Хмельницький)

 

Для юристів буде дуже корисним, якщо додаток працюватиме на всіх видах операційних систем, які є на ринках Україні. Окрім того, більшості юристів хотілося б бачити у додатку низку можливостей, таких як відстеження всіх внесених до закону чи іншого нормативно-правового акта змін (редакцій), наявність «розумного» пошуку у додатку; можливість у мобільному додатку переглянути додаткові роз’яснюючі документи до абзацу чи статті нормативно-правового акта; можливість користуватися додатком у режимах онлайн та офлайн; синхронізація з усіма пристроями, що використовуються (телефоном, планшетом, ПК тощо).

Робота юриста передбачає активну роботу з людьми та інформацією, часті поїздки, зустрічі та консультації, безліч телефонних дзвінків. Для успішної роботи з таким навантаженням йому необхідно завжди мати під рукою планувальник, який буде готовий прийти на допомогу у будь-яку хвилину та з будь-якого приводу. Саме для цього є необхідність зробити спеціалізований мобільний пристрій для юристів.

Також юристи, як і багато простих громадян, користуються онлайн-сервісом Єдиний державний реєстр судових рішень. На жаль, до цього реєстру є доступ лише через Інтернет, але немає у режимі офлайн, що значно ускладнює роботу в дорозі, у відрядженнях або містах, де немає «павутиння». Було б корисним створити мобільний додаток з тими ж функціями та базою, що і Єдиний державний реєстр судових рішень з можливістю роботи в офлайн-режимі, а також з можливістю автоматичного оновлення при робочій мережі.

Мінімалізм та швидкість

Михайло Пергаменщик, адвокат, старший юрист практики IT та медіа права АО  «Юскутум»

У повсякденному житті на смартфоні використовую Gmail — для синхронізації з двома персональними поштовими Gmail-скриньками, Skype — для переписки з колегами поза межами офісу, The Free Dictionary (Farlex) — як тлумачний словник англійської мови, EZ Folder Player — для прослуховування музики, аудіокниг і подкастів, MX Player — для перегляду записаних фільмів і потокового відео, Note Everything — для створення термінових записів у вигляді тексту, аудіо або зображення. Інші додатки встановлюю за потреби.

До речі, я прихильник мінімалізму в техніці і не розумію людей, які встановлюють на свої пристрої всі додатки підряд, які в результаті суттєво гальмують роботу пристрою і засмічують простір на екрані іконками і повідомленнями.

Підказки для користувачів

Руслан ЯРЕМЕНКО, керуючий партнер компанії Airvice Consulting

Основні робочі програмні інструменти юриста — текс­товий редактор і правова база даних. Текстових редакторів для мобільних пристроїв під управлінням більшості мобільних операційних систем дуже багато, тому вибрати додаток до душі не важко.

А ось з правовими базами даних складніше. Найпопулярніша серед юридичних компаній професійна правова система Ліга:Закон мобільного додатку не має. Як і менш популярні, але використовувані юристами системи Законодавство та Дінай. Тому на популярних серед юристів 3-4-дюймових смартфонах єдиним варіантом є тільки мобільний варіант системи МЕГА-НАУ-ipLex. Система працює на всіх сучасних мобільних операційних системах (ОС), має зручний інтерфейс, пошук, аналітику судових справ та широку нормативну базу. Окрім професійної версії, є також безкоштовна, з дещо обмеженим функціоналом.

Для планшетів варіантів більше, оскільки розмір екрана дозволяє використовувати системи, що працюють через веб-браузери — так зване програмне забезпечення як сервіс (SaaS — Software as a Service). Такі онлайн-системи мають Ліга:Закон і МЕГА-НАУ. Але їх наповнення та функціонал бідніші порівняно зі стаціонарними версіями. Їх можна рекомендувати швидше як допоміжний інст­румент, коли доступу до повноцінної системи немає.

Є ще один варіант отримати на планшеті повноцінну правову систему — використати підключення з планшету до спеціально налаштованого віддаленого серверу. На віддаленому сервері налаштовується повноцінна правова система і після підключення у вашому розпорядженні весь функціонал і вся база, при цьому підключення можливе з усіх сучасних мобільних ОС і абсолютно неважливі технічні параметри вашого планшету. Такий варіант доступу має ще одну важливу перевагу — на віддаленому сервері можуть бути налаштовані й інші необхідні в роботі програми: офісні програми, системи управління документами, системи обліку часу тощо. Робота в такому режимі має свої особливості, але переваги повноцінної роботи з усім корпоративним програмним забезпеченням незаперечні.

Усі вищеописані додатки підтримують шифрування, тому не варто турбуватися про безпеку передачі та зберігання даних.

­конфіденційності інформації, — говорить спеціаліст з інформаційних технологій МЮФ Baker & McKenzie Тарас Шапран. — З пристроїв iOS, за умови установки додаткових програмних модулів, є доступ до багатьох корпоративних систем дистанційно по захищеному каналу зв’язку, в тому числі Outlook, Document Management, Liga, корпоративних файлсерверів, систем обліку робочого часу тощо».

На всіх мобільних пристроях, якими користуються співробітники Baker & McKenzie (смартфонах, планшетах, ноутбуках) обов’язково встановлюються програми, які контролюють дистанційний доступ. Говорячи про переваги корпоративних телефонів компанії та програм, встановлених на них, Тарас Шапран також відзначає здатність додатку BlackBerry Messenger шифрувати конфіденційне повідомлення і надсилати напряму на інший пристрій Blackberry.

У «Юскутумі» обмеження жорст­кіші — відповідно до політики інформаційної безпеки фірми доступ до корпоративного серверу можливий лише з робочих ноутбуків і тільки тоді, коли вони під’єднані до робочої мережі в самому офісі. Винятком є поштовий сервер, доступ до якого мають частина співробітників як зі своїх ноутбуків, так і з мобільних пристроїв. Крім того, всі робочі ноутбуки і сервери захищені за допомогою багаторівневого шифрування.

Михайло Пергаменщик пояснює таку «обділеність» смартфонів тим, що, як правило, основним робочим засобом як в офісі, так і поза ним (на зустрічах, конференціях, круглих столах, відрядженнях тощо) є ноутбук. «Для юриста смартфон і планшет поки що не є повноцінною заміною його робочому ноутбуку, — переконаний він. — У будь-який час і будь-де юриста може застати необхідність терміново написати об’ємний лист, скласти документ або презентацію, переглянути і внести правки в існуючий документ. Робити це на маленькому сенсорному екрані, без фізичної клавіатури і миші, без доступу до всіх своїх робочих документів і на нестандартному або урізаному для мобільних пристроїв ПО дуже не зручно».

І на додаток

 

Додатки, які юристи використовують у своїй роботі, можна поділити на дві групи: ті, що є умовно обов’язковими усередині компанії (про що йшлося вище), і ті, що є зручними, необхідними та звичними для самих фахівців. Зазвичай друга група — це майже весь набір, який пропонується відповідною операційною системою для спілкування, зберігання та редагування документів, листування, планування тощо. А вже операційну систему кожен обирає собі сам із принципових або інших міркувань.

Варто також згадати месенджери та соціальні мережі — WhatsApp, Viber, Facebook, Skype. «Ці додатки займають окреме місце, оскільки полегшують роботу юриста в спілкуванні з клієнтом. Наразі немає проблем у проведенні відеоконференцій та передачі необхідних фотодокументів», — говорить молодший юрист адвокатської компанії «Правочин» Анастасія Сингаєвська.

Крім того, додатки сьогодні пропонують і веб-сайти правової спрямованості. Юристи, хоч і зауважують, що над додатками розробникам потрібно ще працювати і працювати,

Робота та відпочинок

Григорій ТРИПУЛЬСЬКИЙ, директор ЮКК «Де-Юре»

Можу сміливо сказати, що кожен співробітник нашої компанії використовує смартфон у повсякденній роботі. Перш за все як засіб комунікації доступу до поштових скриньок і до баз даних. Як правило, всі мобільні пристрої співробітників мають доступ до корпоративної і особистої пошти. Також смартфони використовуються для обміну документами за допомогою програм Viber, Whatsup, переговорів з клієнтами за допомогою Skype і, звичайно, для доступу до законодавчих баз. Якихось спеціальних способів захисту баз даних у наший компанії немає, проте з питань, що містять адвокатську таємницю, ми вважаємо за краще спілкуватися за допомогою спеціальних програм, які складно відстежити або прослуховувати.

Активно користуюся різними поштовими додатками, комунікативними додатками — Viber, Whatsup, Skype, Telegram. Як новинний додаток та засіб спілкування з клієнтами активно використовую Facebook. На сьогодні це хороший і зручний майданчик обміну інформацією і засіб донесення клієнтам наявних юридичних продуктів. Крім того, мені дуже подобається програма Приватбанку, яка дозволяє оперативно здійснювати і отримувати платежі. Це дуже зручно в роботі з невеликими клієнтами, а також як засіб оплати безлічі дрібних платежів. Програма дуже зручна й ергономічна. Ну і, звичайно, різні текстові редактори (Documents, OfficeSuite) та додатки для читання книг (IBooks, ЛітРес).

все ж відзначають як корисні «Право України» від Ліга:Закон та додатки новинних сайтів. Не проти юристи були б побачити і додатки від порталу rada.gov.ua, видання «Юридическая практика», порталу Ліга.

За зразок додатків також можна взяти розроблені в інших країнах. Михайло Пергаменщик вважає, що за умови належної локалізації, адаптації під особливості українського ринку і підтримки вітчизняними сервісами в Україні цілком могли б працювати WestlawNext та MyCase. Тим більше, що останній позиціонується як мобільний інструмент для комплексного менеджменту роботи юриста.

А Григорій Трипульський упевнений, що в Україні не вистачає додатків з професійними чатами, таких як Legal Social Net в Росії, та повноцінно працюючих (можливо, платних) баз даних нормативних документів.

Українським юристам справді не вистачає якісно зроблених додатків із базами даних (нормативно-правові акти, судові рішення тощо). «Найбільш актуальним для мене були б додатки, які надавали б доступ до інформації про дату та час розгляду справи, адреси судів, державних установ, а також до Єдиного державного реєстру судових рішень www.reyestr.court.gov.ua, до інформації про виконавчі провадження та інших державних реєстрів», — говорить старший юрист судового департаменту адвокатського об’єднання AVER LEX Дмитро Самусенко.

У цій ніші єдиним ефективно працюючим додатком юристи вважають IpLex, приємною особливістю якого є, у тому числі, і можливість роботи у режимі офлайн, за це йому погоджуються пробачити навіть неперіодичність оновлення.

«Наразі єдина професійна правова система, яка має мобільний додаток і для Android, і для iOS це ­МЕГА-НАУ з додатком ipLex, — змальовує переваги додатку керуючий партнер компанії Airvice Consulting Руслан Яременко. — Попри відсутність конкурентів, розробники створили дуже професійний і якісний інструмент для юристів. І активно продовжують його розвивати та вдосконалювати. Усього декілька місяців тому вийшла вже п’ята версія цієї системи. Вона має зручний інтерфейс, чудовий пошук, тематичний рубрикатор, законодавчі акти та акти вищих судів».

Загалом оцінюючи найпопулярніші сьогодні додатки, Руслан Яременко виділяє декілька найкорисніших та найзручніших, на його думку, саме для юристів. «Найнеобхіднішим додатком у смартфоні чи планшеті юриста є поштовий клієнт, — говорить він. — Найпопулярніші сьогодні гаджети працюють на Android та Apple iOS і обидві мобільні операційні системи мають непогані вбудовані поштові клієнти, та все ж розробки сторонніх компаній є більш функціональними. Для Android я рекомендував би використовувати додаток K-9 Mail. Окрім дуже зручних стандартних функцій, він дає змогу налаштувати авторизацію для відправки поштових листів, а у вбудованому клієнті такої можливості немає. Хоча опція попередньої авторизації для надсилання листа є стандартною для корпоративних поштових систем. Також цей додаток дозволяє налаш­тувати період перевірки нових повідомлень, підтримує технологію Push (миттєве відображення нової пошти), дає змогу налаштувати папку для відправлених листів (за замовчуванням, у стандартних поштових клієнтів і в Android, і iOS відправлені зі смартфону листи зберігаються власне на гаджеті, а не у вашому поштовому ящику, тому на інших пристроях цього листа просто не буде, а це неприйнятно), є можливість створити власний підпис, підтримується одночасна робота с декількома обліковими записами. Для iOS користується популярністю клієнт Seed Mail, який має приблизно схожий з K-9 Mail функціонал і зручний та звичний користувачам iOS інтерфейс».

Порівнюючи стандартні вбудовані календарі, Ярослав Яременко зауважує, що календарю в Android не вистачає зручного віджету на весь екран, тож його рекомендація — додаток iCalendar. Але оскільки вбудований в iOS стандартний календар подобається не всім, то альтернативою може бути найпопулярніший і найфункціональніший календар для iOS — Fantastical 2. Він має «чудовий дизайн, високу швидкість роботи, солідний функціонал, а інтеграція з Reminders дає змогу керувати ще й вашими завданнями».

Для обліку витраченого часу пан Яременко радить використовувати додатки Android QuickTE Tracker та iPad QuickTE Tracker, а для нотаток — додаток Evernote, який дозволяє робити не лише текстові нотатки, а й занотовувати також фото, звуковий файл та робити нотатки від руки. Однією з переваг Evernote є те, що він працює на багатьох комп’ютерних та мобільних системах і підтримує синхронізацію між усіма пристроями через мережу Інтернет.

Утім, головне — не лише додатки, а й уміння ними ефективно користуватися. «Смартфон має не ускладнювати життя, а робити його легшим, для чого він, власне, і був створений. Якщо з появою смартфону у когось ускладнилось життя, тоді причину треба шукати не в смартфоні», — впевнений Михайло Пергаменщик.

 

Індивідуальні вимоги

Дмитро САМУСЕНКО, старший юрист судового департаменту АО AVER LEX

 

У нашому адвокатському об’єднанні використання якихось специфічних пристроїв не вимагається. Кожен співробітник сам розуміє важливість наявності доступу до мережі Інтернет, законодавчих баз тощо, а тому додаткові вимоги від керівництва в цьому випадку є зайвими.

Разом із тим у кожного працівника свої вимоги до пристроїв, якими він користується. Особисто я як у роботі, так і в повсякденному житті користуюся і смартфоном, і нетбуком. На смартфоні, окрім звичних календаря, пошти, камери, маю також встановлену законодавчу базу від ipLex. Зазначений додаток є або в безкоштовному, або в платному варіанті. Однак навіть у безкоштовній версії є доступ до основних та найбільш необхідних кодексів, законів тощо. Також маю декілька додатків від соціальних мереж та мессенджерів — Facebook, LinkedIn, WhatsApp, Viber, Sicher. Такі додатки надають можливість обмінюватися інформацією, оперативно отримувати новини. Для прикладу, такий додаток, як Sicher, надає можливість не лише передавати інформацію, але й кодувати її специфічним кодом, що підвищує безпеку передачі даних.

Крім того, мій смартфон має автономний доступ до мережі Інтернет, що, у свою чергу, збільшує можливості як самого смартфону, так і нетбуку. Такий Інтернет хоч і має невелику швидкість, однак не потребує витрачання часу на пошук мереж Wi-Fi.

Нетбук надає можливості редагувати документи, отримувати/надсилати їх пош­тою, передавати файли на накопичувачі тощо.

Просто і функціонально

Андрій ГОРБАТЕНКО, асоційований партнер ЮК «Правовий Альянс»

Певний час я вагався у виборі пристроїв на платформі IOS та Android, та зупинившись на останній, і ще жодного разу не пошкодував про це. Останньою краплею, що схилила мене до використання Android, стала неможливість на IOS зробити елементарну річ — відповісти на лист клієнта, додавши до мого листа текстовий файл з мого пристрою. На жаль, IOS дає змогу надсилати поштою текстові файли винятково з додатку для редагування таких файлів, що виключає можливість писати листи-відповіді.

Моє повсякденне життя дуже тісно пов’язане з роботою, отже, я користуюся однаковими інструментами як для роботи, так і для сімейних справ. Зокрема, у моєму to do lists разом заплановані як робочі, так і домашні справи. Як на мене, Google Keep найкращий інструмент для цього. Він дуже простий та функціональний. Справи легко перетягувати вниз і вверх переліку, змінюючи пріоритет. Зроблені справи виносяться за риску, внизу списку. Є можливість встановлення нагадування за часом та координатами. Зокрема, перелік покупок сам нагадує про себе, коли я захожу до супермаркету. Знову ж таки є над чим працювати, але це додаток з категорії simply works. Звісно, на моїх пристроях є додатки соціальних мереж, це Facebook, Google+ та LinkedIn. Є кілька додатків для відео та музики, це Google Play Music, MX Player та, звісно, You Tube.

Також дуже хороший додаток для сканування документів CamScaner та дуже цікавий і на диво потужний інструмент для обробки фотографій — Snapped.

Для навігації використовую Google Maps, хоча Яндекс карти, на мій погляд, є трохи зручнішими для України, проте я відмовився від використання цього ресурсу як особисті санкції проти країни-агресора.