Є питання: Секрети бізнесу

Як правильно встановити на підприємстві режим доступу до конфіденційної інформації та комерційної таємниці

Режим доступу до інформації — це передбачений як правовими нормами, так і локальними актами підприємства порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації. З метою забезпечення належних передумов для захисту інтересів власника бізнесу від шкоди, що може бути завдана підприємству в результаті розголошення працівниками такого підприємства відповідної інформації, на підприємстві доцільно встановити режим доступу до інформації, що має конфіденційний характер. Цей режим полягає у запровадженні комплексу заходів, спрямованих на ідентифікацію інформації, неконтрольований «витік» якої може завдати шкоди товариству, та віднесення її до такої, що має конфіденційний і комерційний характер.

Ознаки конфіденційності

Конфіденційна інформація — це інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов (частина 1 статті 7 Закону України «Про доступ до публічної інформації»).

Своєрідним підвидом конфіденційної інформації можна вважати комерційну таємницю, тобто інформацію, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які зазвичай мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв’язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію.

Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, ­виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно до законодавства не можуть бути віднесені до комерційної таємниці (стаття 505 Цивільного кодексу України).

Так, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» від 9 серпня 1993 року № 611, не можуть бути комерційною таємницю, зокрема:

—?установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю та її окремими видами;

—?інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

—?дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів;

—?відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

—?документи про сплату податків і обов’язкових платежів;

—?інформація про забруднення навколишнього природного сере­довища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

—?документи про платоспроможність;

—?відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об’єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

—?відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Для безпосереднього визначення переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю та конфіденційну інформацію, на підприємстві має бути створена ­спеціальна ­комісія, яка займатиметься групуванням і уточненням інформації для цього переліку. Доцільно, щоб до складу цієї комісії входили найбільш кваліфіковані та компетентні фахівці, які ознайомлені як з діяльністю товариства в цілому, так і з роботою його окремих структурних підрозділів.

Документи у порядку

Як показує практика, всі види інформації, що можуть вважатися комерційною таємницею, умовно можна розділити на дві групи: технічна інформація та комерційна інформація. При цьому конфіденційна інформація може бути як виділена в окремий перелік, так і включатися до складу комерційної таємниці.

До технічної інформації можуть належати незапатентовані науково-технічні розробки, бази даних та інші комп’ютерні програми, створені підприємством, усі види ноу-хау, технічні проекти, промислові зразки, незапатентовані товарні знаки тощо.

До комерційної інформації можуть бути віднесені, наприклад, умови контрактів (договорів), дані про постачальників і покупців, інформація про переговори, маркетингові дослідження, дані про розрахунок відпускних цін, розміри знижок тощо.

Крім того, важливим елементом захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці є встановлення порядку роботи з матеріальними носіями такої інформації. Так, обираючи зручні форми обліку конфіденційної інформації, необхідно враховувати, що:

—?відмінні знаки (грифи) на документах не повинні збігатися з грифами, що використовуються в сфері захисту державних таємниць;

—?відмінні знаки (грифи) на документах повинні бути зрозумілі тільки співробітникам даного товариства та не привертати до себе уваги сторонніх осіб;

—?кількість грифів повинна бути чітко визначеною;

—?роботу підлеглих доцільно організувати за принципом «чистих столів». Суть його полягає в тому, що співробітник за своєї відсутності не повинен залишати жодного документа на своєму робочому місці. Вся інформація, а особливо та, що має конфіденційний характер, повинна надійно зберігатися у сейфі, металевій шафі.

Структурні підрозділи та співвиконавці повинні бути ознайомлені з переліком відомостей, що становлять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю товариства у частині, що їх стосується або в цілому, керуватися ним у своїй роботі та приводити у відповідність йому грифи документів.

Виконавець (особа, що готує документ) та директор товариства, перш ніж підписати будь-який документ, оцінюють його на наявність інформації, що є комерційною таємницею або конфіденційною інформацією товариства. За наявності таких відомостей на першому, титульному аркуші в правому верхньому куті потрібно проставити відповідний гриф.

Зняття з інформації статусу комерційної таємниці або конфіденційної інформації товариства здійснюється після закінчення ­контрольного ­строку або внаслідок настання пев­них обставин. Це рішення приймає той самий орган управління або уповноважені особи, що затвердили перелік відомостей, що становлять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю товариства.

Перед тим, як взяти з працівників підписку про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю та конфіденційну інформацію, керівництву товариства необхідно здійснити певні процедури:

—?видати наказ по підприємству про встановлення комерційної таємниці та конфіденційної інформації і затвердити переліки відомостей, що становлять комерційну таємницю та, у випадку необхідності, конфіденційну інформацію;

—?затвердити форму зобов’я­зання про нерозголошення інформації, що становить комерційну таємницю та конфіденційну інформацію;

—?затвердити положення про інформаційну політику товариства;

—?розробити та укласти з окремими категоріями працівників договори про конфіденційність наданої інформації.

Варто відзначити, що лише у разі неухильного виконання як з боку товариства, так із боку працівників усіх вищезазначених умов буде створено достатнє правове підґрунтя для можливості захисту інтересів власника бізнесу від шкоди, що може бути завдана в результаті розголошення відповідної інформації третім особам.

Базові правила

У цілому для створення правових основ захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці на підприємстві необхідно попередньо зробити таке:

1.?Розробити Перелік відомостей, що складають комерційну таємницю товариства та Перелік відомостей, що складають конфіденційну інформацію товариства.

2.?Розробити Положення про інформаційну політику товариства та договір про конфіденційність наданої інформації.

3.?При укладенні трудових договорів (контрактів) із співробітниками товариства внести пункт про обов’язок співробітника зберігати комерційну таємницю та конфіденційну інформацію товариства.

4.?При прийманні на посаду співробітників, робота яких буде пов’язана з конфіденційною інформацією та комерційною таємницею, підписувати Зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації.