Професія: Повне зібрання

Конференції та інші ділові заходи — потужний маркетинговий інструмент для юридичних компанії, але їхня ефективність залежить від ретельної організації

На конференціях юристів у вис­тупах часто порушуються питання впровадження нових стандартів, структуризації бізнесу, стратегічного планування та інших інструментів розвитку бізнесу. Особлива увага приділяється проведенню та участі в конференціях і заходах, спрямованих на залучення нових клієнтів. Формат конференції оптимальний для пошуку нових контактів і зав’язування ділової співпраці. На що варто звернути увагу при організації конференцій, як збільшити їхню ефективність?

Програмні цілі

Слово «соnfero» в перекладі з латини означає «зібрання». З часів античності принципи проведення пуб­лічних заходів не змінилися — люди обмінюються досвідом, знайомляться, зав’язують формальні й неформальні стосунки. Незважаючи на майже необмежені можливості сучасних комунікацій, заходи і спілкування наживо з професійною тусовкою і клієнтами залишаються незамінним маркетинговим інструментом.

Одна з причин популярності і незамінності публічних ділових заходів криється в самій природі людини. У соціальній психології є поняття «рефрентна група». Це група в соціумі, на яку людина орієнтується, яка допомагає виробити загальні цінності і норми поведінки. Співтовариство професіоналів у сучасному суспільстві часто відіграє роль рефрентної групи. Тому одне з головних завдань будь-якого заходу — створити сприятливе середовище для спілкування та обміну досвідом колег і людей з одного соціального середовища.

Програма заходу: доповіді, вис­тупи, майстер-класи — важливий аспект при організації конференцій. Як правило, організатори приділяють цьому багато уваги. Проте ефективність конференції багато в чому залежить не лише від тем доповідей та ораторської майстерності промовців. Потенційний клієнт може в даний момент не потребувати тем, про які йдеться у виступах. Часто для клієнта важливі не стільки доповіді, скільки можливість познайомитися і зав’язати стосунки.

Головне завдання організаторів конференції — створити сприятливий фон для зав’язування ділових контактів на заході, щоб утримати аудиторію і зробити перебування учасників максимально комфортним. «Деталі і підкреслена турбота про гостей заходу створюють атмосферу, яка також є важливою, як і теми доповіді», — відзначає Ріта Розен, директор з розвитку бізнесу та PR, ЮФ «Ілляшев та Партнери». За її спостереженнями, при організації конференцій та інших заходів юридична фірма переслідує насамперед практичну мету: залучення клієнтів, підвищення пізнаваності та лояльності серед існуючих клієнтів, поліпшення іміджу, нагадування про фірму.

«Вибір заходу, що проводиться компанією, залежить від того, які цілі перед нею ставляться, — вважає Дар’я Баліцька, менеджер з PR та маркетингу ЮФ Jurimex. — Так, іміджеві заходи спрямовані на закріплення позицій компанії та популяризацію бренду, клієнтоорієнтовані — на надання посиленої уваги бізнесу клієнтів вашої компанії та залучення нових клієнтів, заходи pro bono — на виконання компанією соціальних функцій».

Типові помилки

Якщо ви проводите конференцію в центрі міста, є великий ризик того, що учасники завітають «на годинку», і якщо їм щось не сподобається або виникнуть термінові справи — залишать захід. Тому необхідно складати програму так, щоб ключові доповідачі або запрошені «зірки» виступали в другій половині дня. Наприкінці конференції необхідно організувати яскраву подію, банкет або, наприклад, брифінг для преси — це дасть змогу утримати увагу аудиторії.

При організації щорічних заходів потрібно звертати увагу на зміни в програмі. Часто організатори заходу схильні повторювати однаковий сценарій заходу, навіть не підозрюючи, що гостям це вже нецікаво. З ввічливості вони не повідомляють це організаторам, але можуть обговорювати це між собою. Тож бажано щороку оновлювати програму заходу. Це стосується і місця проведення — можливо, варто підібрати нову, нестандартну локацію.

Необхідно враховувати також особливості роботи з підрядниками, особливо якщо йдеться про організації заміських конференцій. Подеколи організатори заходів намагаються добитися максимальної знижки в готелях. Зазвичай їм ідуть назустріч, навіть якщо розмір знижки значний. Але в результаті підрядник урізає послуги, працює менше  персоналу, страждає сервіс. Такі дрібниці одразу стають помітними, що відбивається і на іміджі організаторів.

Культурні розрізнення

Організація ділових заходів високого рівня — трудомісткий вид діяльності. Необхідно враховувати безліч нюансів. Є багато прикладів, коли організатори витрачають чимало зусиль, щоб запросити, зустріти і поселити гостей з різних країн. А в результаті враження про захід псує велика черга на каву-брейк або, наприклад, наявність у меню певних страв.

Перед прийомом іноземних гостей необхідно вивчати і враховувати культурні особливості. Західні гості, як правило, незалежно від високої посади або розміру статку доволі просто ставляться до життя і сервісу. Вони не вимагають розкошів і царського прийому. Тому коли в аеро­порту небагатої України кожному з членів делегації подають окремий люксовий автомобіль, вони дивуються і не розуміють, навіщо потрібен подібний шик.

Гості з Європи і США на банкетах вважають за краще замовляти невеликі закуски на загальний стіл і одну індивідуальну страву на вибір. З напоїв часто віддають перевагу пиву або вину, зрідка міцному алкоголю. Весільне застілля, яке часто пропонує українська сторона, особ­ливо в регіонах, для західних гостей є тягарем.

Делегації з деяких східних країн, наприклад корейці, люблять випити — це частина їхньої корпоративної культури. Тому щоб серйозно обговорювати справи, потрібно організувати вечірку з алкоголем. А казахи вподобали українську кухню та звичаї. Тому якщо на ваш захід приїдуть гості із-за кордону, необхідно вивчити їхні культурні особливості і правильно підготуватися.

Професійна підтримка

При організації масштабних заходів, особливо за участю закордонних гостей, ліпше звернутися до професіоналів. «Питання залучення професійних компаній, які займаються організацією публічних заходів, має вирішуватися в кожному випадку окремо та враховувати специфіку запланованого заходу. Його формат, тематику та кількість потенційних учасників», — говорить Дар’я Баліцька.

В Україні працює ряд компаній, які спеціалізуються саме на конференц-сервісі. Серед них є компанії, які проводять по декілька сотень (!) конференцій на рік. Тому вони мають необхідні досвід і технології для проведення заходів на найвищому рівні.

Власна матеріально-технічна база дозволяє професійним підрядникам легко вирішувати складні питання, наприклад забезпечити синхронний переклад декількома мовами. Крім того, професійні компанії конференц-сервісу допоможуть зменшити бюджет заходу (від 10 % до 30 %).

«Ваша компанія робить конференцію раз на рік, і хочеться отримати чудовий результат. Але це дуже непросто, бо існують тисячі нюансів, які необхідно враховувати, — констатує Яна Матвійчук, генеральний директор компанії конференц-сервісу «Арена КС». — Ми рекомендуємо організаторам усі свої сили спрямувати на те, щоб зіб­рати потрібну аудиторію і скласти справді цікаву програму виступів. На самому заході організатор більше отримає від спілкування з людьми, оскільки займатися нюансами — це невигідно, їх ліпше залишити професіоналам».